Факты из реальной жизни.

Крупный завод в России, не скажу, что один из крупнейших, но в хорошие времена 15 тысяч работников. Как и все предприятия такого масштаба в России, пережил не лучшие времена, и сокращение объемов производства и сокращение штата. Экономили на всем, решили и на секретарях: «Если в отделах теперь работников раза в два меньше стало, зачем отделу секретарь?». И сократили из штатного расписания такую ставку, как инспектор-делопроизводитель (секретарь).

Завод начинает возрождаться, осваивает новое производство, появляются новые отделы, но секретарей в них нет. Например: отдел технологического сопровождения производства, 15 человек, 2 бюро, есть начальник отдела, но нет ни заместителя, ни секретаря. Количество служебных записок, приказов и т.п. ни чуть не уменьшилось, а с освоением нового производства увеличилось раза в три. Со всем этим нужно что-то делать. Выход? Назначают рядового технолога (молодую девушку) ответственным за делопроизводство. Никаких тебе доплат за совмещение обязанностей, но и от своих основных тебя тоже никто не освободил.

Сказать по правде, технологи – народ неугомонный, им всегда что-то надо. Они в постоянном процессе улучшения технологии: то новые материалы внедряют, то инструмент, то оборудование, то какие-нибудь приспособления, то новые конструкции…. И все это сопровождается обильным потоком информации на бумаге (письма, акты, протоколы, заключения). В среднем за день каждый технолог выпускает до 5 официальных документов своей деятельности. И вот весь этот поток документов сваливается на бедную девушку инженера-технолога – ответственного за делопроизводство, не говоря уже о распорядительной документации. Все нужно подписать (кое-что и на другом конце предприятия), зарегистрировать, отсканировать, отправить. А про то, что еще и производство сопровождать, просто промолчу (кто знает, что это такое, тот поймет). Рабочий день начинается с разбора завала бумаг на столе и продолжается бешеными перебежками от отдела к отделу, от приемной к приемной, от цеха к цеху. Туфли на высоких каблуках запылились в углу под столом…

Проходит время, девушка на заводе больше не работает (вполне возможно, что одной из причин ухода явилось то, что в таком режиме долго не проработаешь). Девушка приходит работать в компанию, в которой Система электронного документооборота не просто инструмент для работы, а двигатель прогресса. Удивительно, никто не бегает с бумажками по коридору, везде тишина и покой, все сидят за компьютерами и спокойно работают, никакого завала на рабочем пространстве. Сначала было непонятно, как эта система работает, как такое может быть: согласовать договор за три дня?! Один секретарь на 150 человек, два принтера один сканер!!! А объемы документов не сравнимы с масштабами того, одного отдела. Нужен документ? Одно нажатие кнопки и он у тебя перед глазами. Нужно что-то согласовать или подписать? Пара нажатий и процесс пошел, и никуда не надо бежать, документ к тебе вернется сам, готовенький, со всеми подписями. Да здравствуют модельные туфли на высоких каблуках!!!

Приходит мысль о том, что с появлением Системы электронного документооборота у работодателей появился гуманный способ сэкономить на бумаге, оргтехнике и ставке секретаря…