Докажем, что у Санта Клауса есть ECM-система

В наши дни непросто поверить в Санта Клауса. Существует угроза  того, что тайная, конфиденциальная, дипломатическая информация о нем и операции «Северный Полюс»  может быть опубликована печально-известной Wiki…  Итак, готовясь к зимним каникулам, я начал искать доказательства не только того, что Санта Клаус существует, но и того, что он просто обязан иметь ECM-систему и workflow, установленные в старой мастерской на Северном полюсе. Вдохновение на написание этого блога напало на меня 23 ноября 2010 на KnowledgeTREE  из блога  под названием «8 причин, почему Санта Клаусу нужна система управления документами на облачной платформе».  Его я нашел на источнике John Mancini’s Digital Landfill. Именно поэтому выражаю мое признание и почтение ресурсу KnowledgeTREE за вдохновение.

Итак, сейчас не об этом, давайте посмотрим на доказательства.

1. На Северном полюсе Санта получает миллионы, миллиарды писем каждый год. Как можно прочитать и обработать каждое письмо или рождественский список подарков без использования потокового сканирования, распознавания данных и OCR-технологий. Я подозреваю, что Санта применяет приложение по обработке корреспонденции, направленное на решение его бизнес-задач.

2. После того как письма или списки подарков отсканированы и проиндексированы, они вновь попадают в базу данных Санты, куда внесены послушные и непослушные дети. Рецензирование – необходимый этап бизнес-процесса, позволяющий убедиться, что каждый ребенок получит подходящий подарок или ответ.  Это было бы не возможно без четкой таксономии, механизмов управления и классификации информации.

3. Санта полагается на информацию, собранную по каждому ребенку, из писем прошлых лет, чтобы определить, куда дальше попадут письма: в разделы «послушание» или «непослушание». Конечное решение о числе получаемых игрушек, либо количестве угольков вместо подарков, зависит от оценки этой информации. Своевременное составление электронных отчетов и управление ими являются наиболее важными на этом этапе процесса.

4. Модуль управление документами (Records Management) должен быть частью ECM-системы Санты, чтобы помочь ему справиться с долгосрочным хранением и уничтожением такого огромного числа писем и списков подарков. Чтобы соответствовать требованиям регулятора и уменьшить риски, Санта применяет шестилетний срок хранения писем и деловой информации. Это дает Санте  возможность  хранить информацию не дольше, чем она актуальна для его бизнеса, а его системе в то же самое время - работать эффективно.

5. Как может продолжать нормально работать мастерская Санты, учитывая объем и разнообразие просьб от «хороших маленьких девчонок и мальчишек», без хорошо развитой и эффективной системы workflow? Если поставлены узкие временные рамки для выполнения требований, разве это не достаточная причина для Санты использовать workflow, чтобы регулировать свои бизнес-процессы, и все было готово к «Великой ночи»? Стоит ли вообще говорить о своевременном управлении запасами!!!!!!

Итак к данному моменту вы должны уже быть убеждены или, по крайней мере, мысленно двигаться в этом направлении. Если все же еще нет, попытайтесь представить, как Санта мог бы успеть все в срок без использования преимуществ ECM.

Посмотрите фактам в лицо - он управляет достаточно эффективной мастерской на Северном Полюсе!

И наконец, я слышал из надежных источников о том, что Санта обдумывает план, позволяющий детям отсылать свои просьбы  через Facebook*, Twitter, Linkedin или другие социальные сети. Миссис Клаус заверила меня, что эта одна из самых популярных просьб из списков этого года. А можете ли Вы представить сколько «друзей»  будет у Санты на его странице в  Facebook*?

С наилучшими пожеланиями, всем чудесных выходных и счастливого Нового Года, мира и процветания. 

Перевод Коноваловой Марии, DIRECTUM.

Источник: AIIM Communities

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ