Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Архив ECM-Journal

Что такое документ

  31 комментариев Добавить в закладки

Как следует рассматривать документ? Является ли документом лишь официальная бумага, зарегистрированная в канцелярии, или документ - это любая важная для деятельности организации информация?

Возьмем в качестве основы определение ГОСТа ИСО 15489-1:2007, где документ определен как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.»

Здесь есть довольно интересные моменты. Во-первых, документ может быть зафиксирован на любом материальном носителе, в т.ч. - в электронном виде (носители электронных документов вполне материальны). Во-вторых, документ рассматривается только в привязке к его потребителю и владельцу – организации или частному лицу, которая хранит документы. Т.е. документ, не хранимый или не признанный организацией как бы не существует (хотя за отсутствие документа наказать могут очень не слабо).

В-третьих, к документам относится любая информация, которая создана в организации или пришла в нее, и которая важна для подтверждения деловой деятельности. Природа документов, таким образом, может быть разнообразной (бумажный документ, текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации).

В-четвертых, никак не определены критерии важности, доказательности информации. Возможно, тут оставлено место национальным законодательствам (ведь указанный ГОСТ является переводом международного стандарта от ISO), а, возможно, сотрудникам организации проще решить, что все документы – важны и их следует сохранять, в т.ч. - в СЭД. Думаю, мы придем к тому, что будем действовать именно таким образом - сохранять в СЭД любые документы, с которыми работаем: от проектов документов до их устаревших версий, от мыслей по развитию компании до образов официальных писем, от ICQ-переписки до отчетов о проведенных переговорах.

Впрочем, с этим можно – и нужно – поспорить. Приглашаем вас читать блоги и статьи, комментировать записи и их оценивать. Предлагайте идеи новых статей и материалов, присылайте свои пожелания на editor@directum‑journal.ru.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (31)
Головко Александр 19 января 2010 г. 12:50  
Во-первых, документ может быть зафиксирован на любом материальном носителе
В соответствии с выше приведенной цитатой из ГОСТ - на носителе фиксируется не документ, а реквизиты.
Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 15:27  

Александр, можете расшифровать, каким образом из "документ - это зафиксированная на носителе информация" Вы получили, что "на носителе фиксируется не документ, а реквизиты"?

Головко Александр 19 января 2010 г. 15:42  
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация
В этой цитате из ГОСТ
ГОСТа ИСО 15489-1:2007,
наблюдаем две вещи: материальный носитель и информация, под информацией, надеюсь, понимаются реквизиты документа.
Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 16:00  
под информацией, надеюсь, понимаются реквизиты документа.

Вы путаете документ с его метаданными. В соответствии с тем же ГОСТом:
 
метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени.
Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 16:22  
Наоборот, я склонен воспринять за шутку отождествление "информации" и "реквизитов документа" :) Вообще-то, реквизиты документа (те же номер и дата) - это именно метаданные.
Головко Александр 19 января 2010 г. 16:36  
реквизиты документа (те же номер и дата)
Даже Вы признаёте, что документ содержит реквизиты. Теперь нам осталось договориться, что документ содержит носитель. Что скажете по этому поводу?
Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 16:49  

документ содержит носитель




Александр, а что Вы под этим имели ввиду? "Документ содержится на носителе" или "Носитель содержится в документе"?

Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 17:29  

Красивая формула. Но, к сожалению, к стандарту она отношения не имеет.

1. Метаданные должны быть, как минимум, связаны с документом. Но они (метаданные) могут и не быть частью документа. Не верите? Читайте ГОСТ :)

2. Где в этой формуле место собственно содержанию (телу) документа?

3. Если носитель - это часть документа, то возникает вопрос: останется ли документ самим собой при смене материального носителя? Не проще ли считать, что это документ содержится на носителе, а не наоборот?

Головко Александр 19 января 2010 г. 17:41  

Для упрощения нашей высокой беседы отбросим на время понятие метаданных, про тело документа тоже говорить не будем.

Согласно формулы носитель - часть документа. Если сменить носитель,то документ пропадет и не мне это Вам объяснять, во многих местах "электронные" документы не применяются, их просто в этих случаях не существует.

Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 17:58  

Чем дальше в лес, тем больше дров... :)

Т.е. Вы хотите сказать, что:

1. замена жесткого диска на сервере, который хранит документы, недопустима, т.к. в этом случае "документы пропадут"?

2. электронный документ, сохраненный в резервной копии системы на магнитной ленте - не является тем же самым документом, даже если в результате стихийного бедствия погиб рабочий сервер?

Прошу все-таки объяснить - куда это пропадает документ при смене носителя? :)

Евгений Кочуров 19 января 2010 г. 18:20  
Если сменить носитель,то документ пропадет и не мне это Вам объяснять, во многих местах "электронные" документы не применяются, их просто в этих случаях не существует.

Давайте определимся: мы говорим о "многих местах", или о вполне конкретном месте - тексте стандарта? Если мы обсуждаем стандарт, то он прямо указывает на возможность смены носителей.
Головко Александр 19 января 2010 г. 18:46  

К вопросу о том, что документ может "пропасть" при смене носителя и про многие места:

бумажный документ = бумага + реквизиты   ...  только такие документы принимаются во многих организациях, для этих организаций понятия к.л. другого документа не существует.

электронный документ = электронный ноститель + реквизиты ... только такие документы принимаются в некоторых организациях, для этих организаций понятия к.л. другого документа не существует.

 


Наталья Храмцовская 19 января 2010 г. 21:43  

Головко Александр писал: Документ = (носитель + реквизиты) + метаданные

Большинство специалистов все-таки рассматривают реквизиты как разновидность метаданных, - хотя, наверное, можно найти и какие-то отдельные контрпримеры. Но факт, что в бумажном делопроизводстве реквизиты выполняли те же функции, которые в электронном делопроизводстве выполняют метаданные: подтверждение целостности и аутентичности, упрощение и документирование процессов поиска. обработки и т.д.

Что касается носителя, то, как мне кажется,здесь возможны расклады. Могу себе представить ситуацию, когда смена носителя может быть запрещена законодательно-нормативными актами, или просто оказаться невозможной (пример: поставлена какая-либо система защиты, контролирующая подлинность носителя - типа тех, что используются для борьбы с подделками дисков с играми, и в случае смены носителя уже невозможно доказать целостность документа). Однако все же в подавляющем большинстве случаев используется та точка зрения, о которой говорил Евгений, - допускается свободное перемещение электронных документов с носителя на носитель. Так оказывается удобнее, - ну а в противном случае теряются многие удобства "электроники", и мы откатываетмся к традиционному документообороту, только с более емкими носителями :)

ISO 15489 на самом деле уходит от вопроса о том, насколько для документа существенна неразрывная связь с носителем. Ответ на этот вопрос дает национальное законодательство. Например, в США допускается практика создания заверенных копий документов на альтернативных носителях, после чего подлинники можно уничтожить!

Вот в таком сложном и удивительном мире мы живём :)

Валерий Сентябов 19 января 2010 г. 22:10  

А вот согласно решению верховного суда Аризоны, метаданные являются составной частью документа

Согласно формулы носитель - часть документа. Если сменить носитель,то документ пропадет и не мне это Вам объяснять

Т.о. смена носителя (передача документа из базы данных на сервере по электронной почте, выгрузка документа) - это пропажа документа? Или все-таки создание оригинала?
 
А вообще введение обозначенной выше формулы и доказательство с опорой на уже введенную формулу вызывает желание поинтересоваться основаниями считать формулу аксиомой .
Головко Александр 20 января 2010 г. 12:34  

Кто-нибудь читал первое сообщение? Там сказано, что в ГОСТе дается определение документу, как совокупности носителя и информации ..., а в разъяснениях ниже по тексту статьи написано "документ может быть зафиксирован на любом материальном носителе" мне показалось, что текст разъяснений не соответствует ГОСТу, а именно - на носителе фиксируется не документ, а информация (реквизиты) в результате чего по виду носителя будет называться документ электронный, бумажный, узелковый, каменный и т.д.

Я за метаданные и смену носителей, информация фиксируется на носителе, а документ принимает форму носителя.

Евгений Кочуров 20 января 2010 г. 14:49  


Александр, а Вы сами-то внимательно прочитали? Там документ определяется, как информация. При этом даются уточнения, какая именно информация (зафикисрованная на носителе, используемая для доказательства и т.д.) является документом. Заметьте - нет ни слова об отождествлении документа с совокупностью носителя и информации.



Но, боюсь, одной только апелляции здравому смыслу не хватит. Поэтому позволю себе еще один комментарий:



мне показалось


это самые правильные слова :) Чтобы не казалось, рекомендую прочитать в стандарте определения конвертации и миграции, а также раздел "Конвертация и миграция".


Головко Александр 20 января 2010 г. 16:05  
Я задал элементарный вопрос об отношении к тому, что на носителе фиксируется не документ, а реквизиты документа. На этот вопрос ни кто не ответил.
Евгений Кочуров 20 января 2010 г. 16:37  

Александр, я ответил Вам на этот "вопрос" в самом начале: "Вы путаете документ с его метаданными". Это сообщение означало, что на носителе фиксируется все-таки документ, а не только его реквизиты. Что, конечно же, не запрещает Вам на каком-то другом носителе продублировать реквизиты документа - но это уже вне рамок, определенных стандартом.

Другими словами, ответ на Ваш вопрос-утверждение отрицательный.

Головко Александр 20 января 2010 г. 16:46  

Тогда попробуйте на вкус такую ситуацию.

У меня в руках бумажный документ, т.е. лист бумаги, где я собственноручно сделал соответствующую запись. Теперь мне нужно сделать мраморный документ.

Что в этом случае я переношу документ или запись?

Евгений Кочуров 20 января 2010 г. 17:20  

Странно, что Вы об этом справшиваете, т.к. чуть выше я давал ссылку на место в стандарте, где содержится ответ на этот вопрос...

Если Вы делаете перенос в соответствии с утвержденными у вас политикой и процедурами управления документами, сохраняете при переносе свойства аутентичности, надежности и пригодности к использованию - то Вы переносите документ. Будет ли он считаться при этом оригиналом, подлинником, копией, дубликатом или чем-то еще, зависит от ситуации.

Наталья Храмцовская 20 января 2010 г. 22:04  

Александр Головко писал: Я задал элементарный вопрос об отношении к тому, что на носителе фиксируется не документ, а реквизиты документа

Мне кажется, я поняла! :) Если использовать терминологию некоторых наших нормативных документов и стандартов, то в них текст документа рассматривается как один из реквизитов документа.  Александр, Вы это имели в виду? Однако зафиксированная на носителе совокупность реквизитов без текста полноправным документом признана в любом случае не будет. Это будет не более чем справочная информация о документе.

Головко Александр 21 января 2010 г. 12:20  

Наталья, Вы на правильном пути!

Лично для Вас попытаюсь объяснить мой вопрос еще раз.

В ГОСТе, выше по тексту, написано, что  "документ определен как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация". Из этого текста делаю вывод, что документ=носитель+информация. Я не вдаюсь в подробности какой носитель и какая информация, давайте будем считать, что это какой нужно носитель и какая нужно информация, главным тут является то, что комбинацию из этих двух вещей мы признаем документом!

Теперь,  далее потексту рецензируемой статьи мы видим "документ может быть зафиксирован на любом материальном носителе", что в нашей нотации будет выглядеть так:

Новый документ= Новый носитель+документ,

раскрываем формулу: Новый документ= Новый носитель+старый носитель+информация

При фиксации на Новом носителе информации вопросов не возникает, а вот как зафиксировать на Новом носителе старый носитель я не понял.

Известен только один вариант фиксации старого носителя на новом - это, когда на заборе вешают объявление, но и в этом случае Нового документа не получается.

Поэтому, я прошу, может кто-нибудь объяснит как "документ может быть зафиксирован на любом материальном носителе" или предлагаю изменить редакцияю, обсуждаемой цитаты в том смысле, что для создания документа на любом другом материальном носителе необходимо на нем зафиксировать информацию с носителя исходного документа.

 

 

Наталья Храмцовская 21 января 2010 г. 16:43  

Александр. как я уже писала, ваша точка зрения допустима. В ряде стран в бумажном документообороте так всегда и подходили к этому вопросу (кое-где, наверное и сейчас так действуют).

В других странах даже в бумажном документооборте из носителя не деляют "священной коровы", - хотя, естественно, процесс смены носителя регламентируется.

В электронном документообороте, - повторюсь, - жёстко связывать электронный документ с носителем просто невыгодно с деловой точки зрения, и никто, без крайней необходимости, на это не идёт. Что же касается формулировки, то её начинают понимать в более философском ключе, т.е. понимают материальность (а это то же самое, что "фиксация на материальном носителе") документа как объективное, проверяемое существование документа независимо от субъективных ощущений, воли и т.д. отдельных лиц.

Формулировка же не нарушается: был старый нситель + информация. Информацию перенесли, старый носитель выбросили. Имеем новый носитель + информация. С точки зрения формулировки всё прекрасно, - нигде не сказано, что носитель является неизменным реквизитом документа и что его нельзя заменить!

Если Вы считете, что формулировку пора менять - предлагайте!Сейчас как раз такое время, когда идет процесс обновления формулировок :)

Подумайте о документах, хранящихся в территориально-распределенных базах данных (не говоря уже об "облаке"). Что является в этом случае носителем информации?

 

Евгений Кочуров 21 января 2010 г. 18:07  

Александр, мне понятно ваше стремление разложить определения по алгебраическим полочкам. Но нельзя этого делать, не убедившись, что примененная операция "+" действительно по свойствам похожа на сложение и объединение. Вот простой, но очень распространенный на практике, контрпример: чем является сумма двух документов, зафиксированных на одном и том же носителе?

Следуя логике "документ=носитель+информация" получаем вот такое определение этих двух документов:

документ1 = носитель + информация1
документ2 = носитель + информация2

и вот такое определение суммы этих двух документов:

документ1 + документ2 = (носитель + информация1) + (носитель + информация2) = (носитель + информация1 + информация2) + носитель

То бишь, строго следуя Вашей идее, взяв в руки два документа, получаем из воздуха копию материального носителя. А это уже противоречит законам физики.

Чтобы решить проблему неаддитивности операции "+", предлагаю другую формулу: "документ = информация", где знак равенства  означает "состоит из" (так же как и в Вашем варианте). Простенько и со вкусом

Максим Галимов 22 января 2010 г. 08:23  


А можно мои пять философских копеек? Информация вряд ли может существовать, не будучи нигде зафиксированной и не будучи никем востребованной. Ну, в общем, она, конечно, существует, но вряд ли мы о ней узнаем, и вообще это попахивает каким-то вселенским эфиром знания.



Поэтому носитель для информации важен, только при его наличии информацию можно считать документом -- который можно прочитать, "потрогать" или уничтожить (обратите внимание, в определении есть еще несколько условий, они не менее важны).
Но важно наличие носителя в принципе, а не его тип и формат. А в статье автор (кто бы он ни был) вообще, по-моему, пытался сказать, что электронный и бумажный документы могут существовать на равных условиях.



Бывают случаи, когда носитель является существенной частью документа и не может быть заменен. Допустим, паспорт. Любая копия паспорта служит лишь информационным целям, но не выполняет основной функции своего оригинала.



Но дубликаты документов -- копии информации на других материальных носителях (разумеется, когда соблюдены все условия по сохранению целостности документа) -- гораздо удобнее и, вероятно, выгоднее считать теми же документами. К этому сложно привыкнуть, возможно, но надо к этому стремиться.



На самом деле, если говорить об электронном, а не бумажном документе, смена носителя вообще является необходимым условием его существования. В конце концов, даже при просмотре документа на экране информация копируется -- с сетевого диска на локальный, с локального в оперативную память, из памяти компьютера -- в память видеокарты и т.д. :)


Евгений Кочуров 22 января 2010 г. 10:33  

Попробую дать свою версию сути наших разногласий :)

"Александр: Носитель - это обязательная составная часть документа".

"Остальные: Быть зафикисированным на носителе - это обязательное свойство документа".

Александр, взгляните на дискуссию с этой точки зрения. Как на Ваш взгляд, какая из позиций более устойчива к различным вариантам носителей?

Головко Александр 22 января 2010 г. 19:25  

Про облака.

Кажущаяся проблема облаков или распределенных данных относится к масштабности  рассмотрения документа.

Идем от печки, т.е. от обычного бумажного документа, уменьшаем наблюдателя этого документа до размера бактерии. Что видит наблюдатель - кучу других бактерий бегающих по светлым и темным местам какого-то бугристого материала (бумаги) .  Наблюдателя можно поднять на некоторую высоту над листом и, если он грамотный, то очень удивится, увидев документ.

Из филосовских копеек можно сделать вывод, что даже без этих масштабных махинаций прочитать бумажный документ несказанно сложно. Например, опыты на моей кошке показали, что она читать не умеет, а только нюхает.

 Если в случае с бумажным документом все операции по распозаванию, узнаванию, складыванию в слова и предложения, читанию, запоминанию и т.д. возложены начеловека, то в облаках небольшая часть функций по хранению и предоставлению переложена на технические средства, так что ничего необычного в этом не вижу.

 

Максим Галимов 22 января 2010 г. 21:02  
так что ничего необычного в этом не вижу
Вот и отлично :)
Головко Александр 05 февраля 2010 г. 16:46  

Документ - сведения, сохраняемые субъектом в собственных целях или для взаимодействия.

Как, такое определение?

Сейчас обсуждают
Больше комментариев