Ольга Шава,
консультант по управленческим технологиям ГК «ИНТАЛЕВ»
Быть успешным и стабильным в бизнесе с каждым годом
становится сложнее. Для опытных предпринимателей это утверждение стало
аксиомой, не требующей доказательств, для новичков - ежедневная деятельность не
замедлит предоставить необходимые тому подтверждения. Основная причина
существования этой проблемы – пресловутый НТП, да-да, научно-технический
прогресс, на передовой которого, практически в гордом одиночестве, «блистают»
информационные технологии. Отсюда следует появление высоких требований к
процессу ведения бизнеса и принятия решений. Главное требование для выживания
современного предприятия в условиях конкурентной борьбы выражается тезисом –
«соответствовать моменту».
Позволю себе лирическое отступление на эту тему
словами из книги «Алиса в Зазеркалье» английского писателя и философа Льюиса
Кэрролла, который, как и многие другие талантливые люди, раскрывает в своих
произведениях нестареющие истины. Не берусь цитировать фразу дословно, но ее
глубокую мысль постараюсь не исказить, выразив своими словами: «когда просто
бежишь - ты лишь остаешься на том же месте; для того, чтобы куда-то попасть
надо бежать вдвое быстрее».
И вот, чтобы «бежать вдвое быстрее» в последнее
время вырос спрос на систему организации и автоматизации документооборота.
Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются
прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый
прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения.
По-этому для системного и содержательного изложения мысли давайте для начала
вразумительно сформулируем потребность в данной области и разберемся в том, что
собственно является объектом автоматизации при внедрении системы
документооборота.
Документооборот – движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Данный термин используется в «бумажном»
делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без
детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации
документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач
делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов,
контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Можно было бы по
другому трактовать термин “документооборот”, если бы была возможность найти
аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина,
однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном
компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики
описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие
соответствия между термином “документооборот” и западными терминами:
●
DMS
(Document Management Systems) – Архивы документов;
● DocFlow
системы или системы маршрутизации документов;
● и
наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow
системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации
бизнес-процессов».
У специалистов в области автоматизации
бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась
традиция использовать термин “документооборот” еще в одном аспекте. Здесь под
документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию
“бумажной” отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе
данных, порождаемых в системе.
В последнее время в прессе появились новые термины,
близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища
документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Системы данного
класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для
структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в
организации документов, а также, оптимального поиска необходимой информации на
массиве разнородных накопленных документов.
При внедрении системы документооборота возникает вопрос
организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром, чаще всего информация с
которого поступает на бумаге. Со временем, наверное, эта ситуация изменится, и
обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять
решения, учитывающие особенности текущей ситуации. В настоящее время
использование электронного документа, цифровой подписи на Украине в
обязательном порядке предусматривается в системах «банк-клиент» с соответствии
с Инструкцией «О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины»
(известна как "Инструкция N 7). Цифровая подпись используется также в
межбанковских отношениях. В соответствии с Положением о межбанковских расчетах
в Украине использование криптозащиты электронных банковских документов является
обязательным для банков, которые являются участниками системы электронных
платежей Национального банка Украины. Использование криптографических средств,
в т.ч. и цифровой подписи вне банковской сферы до конца еще юридически не
оформлено и правовые коллизии вызывают беспокойство. Но в данном варианте
скорее необходимо идти по компромиссному пути. Электронные документы, которые
имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной
подписью». Надо понимать, что целью
системы электронного документооборота является не искоренение бумажных
документов, а создание эффективной среды управления и функционирования
организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы
– конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной
«правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению
объема бумажных документов.
К тому же, задача документооборота не является
изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации.
Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми
информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации
документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие
встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы,
функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Система автоматизации документооборота достаточно
сложный механизм и скорее не имеет смысла говорить просто об отдельном
программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации.
Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем,
построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными
производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному
интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее
деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой
торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут
выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и
вообще иметь мало общего.
В общем система документооборота должна помогать в
решении следующих задач:
● повышение
эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками
информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля
выполнения задач и анализа деятельности организации;
● сокращение
непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на
расходные материалы;
● создание
единого информационного пространства предприятия (координация работ и
коллективное взаимодействие);
● электронный
архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот
(автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и
знаниями (база знаний);
● обеспечение
надежности учета и хранения документов;
● организация
эффективной защиты информации.
Крайне желательно, чтобы система документооборота
обеспечивала:
● эффективное
взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
● мгновенный
поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла
и т. д.);
● контроль
выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки
системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно
отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу,
и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации;
●
проводить мониторинг состояния
выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных
журналов и отчетов;
●
долговременное хранение
документов организации;
●
разграничение прав доступа
сотрудников к информации;
●
поддержку работы в организациях
с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет
организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом
и территориально удаленными филиалами;
●
конфиденциальность работы с
документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их
должностными обязанностями и статусом в организации или возможность
формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать
работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим;
●
гибкий, доступный предметному
специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий,
т.е. настройки бизнес-процессов.
Можно дать несколько рекомендаций при внедрении
системы автоматизации документооборота, которые, надеемся, помогут избежать
многих типичных ошибок.
1.
Определитесь, решение задач какого рода вы хотите
поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов,
способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться
за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в
специализированной прессе и на некоторых сайтах в Интернет.
2.
Определив, систему какого класса нужно искать, изучите,
по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам
функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет
добавления новых возможностей.
3.
Обратитесь к техническому специалисту. Возможности
системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой
система будет эксплуатироваться.
4.
Выбирайте системы, которые легко настраиваются,
расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые
удобны в использовании.
5.
Проверьте систему в действии. Наверняка у производителя
есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите
систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать.
6.
Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую
систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала
можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет
масштабирования и добавления новых возможностей.
Вывод: приобретайте то, что подойдет вашей
организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в
случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.
И вкратце давайте разберем некоторые особенности
внедрения системы электронного документооборота.
1. Этап трансформации существующих документов из
бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он
не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести
на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект. Если в организации
имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их
электронные копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное.
Более того, электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить
это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в
этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования. Если же никакого
архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу.
Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует
запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение
документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей
организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы.
Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему
документооборота.
Очень удобно, когда система документооборота
позволяет сохранять версионность всей истории рождения документа, возможность
ее просмотра и короткую характеристику того, чем одна версия отличается от
другой или какую именно версию было отдано контрагенту на согласование.
2. При внедрении системы электронного
документооборота к примеру на промышленном предприятии существует необходимость
сразу проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с уже
существующей автоматизированной системой управления. Это связано с тем, что
многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными»
документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами
(чертежи и т. д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления.
Крайне желательно, чтобы системы электронного документооборота содержали
специальные средства для осуществления такой интеграции.
3. Бизнес довольно требователен в отношении понятия
ответственности, как с точки зрения технологи (медицина, производство продуктов
детского питания и т. д.), так и оптимального выполнения бизнес-процессов и
сохранности коммерческой тайны, что создает необходимость в документировании
выполнения каждого этапа процесса. Система электронного документооборота в
таких случаях должна позволять осуществление «разбора полетов» даже по
прошествии нескольких лет. Для этого она должна позволять откатить ситуацию к
любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени.
4. Для холдинговых структур характерны большая
территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия
управления с множеством ступеней, порою слабая стандартизация уже имеющихся
информационных технологий или «зоопарк» систем. Вместе с тем необходимо
учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничению
доступа.
Поэтому работу по внедрению можно начинать с небольшого
пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это своего рода прототип
системы, который с самого начала может и не реализует всю требуемую
функциональность, но даст возможность выявить эффект от внедрения системы,
выработать основу для составления проекта единой функционирующей системы,
составить полный план работ по разработке и внедрению.
5. При внедрении чего-то нового компаниям довольно
часто характерны консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Эту
проблему необходимо понимать и принимать меры по ее ликвидации, т.е. необходимо
обучать и при этом преодолевать негативное отношение, можно проводя
корпоративное обучение, объясняя его смысл, цели, возможности и преимущества,
коллектив должен понимать, в чем выиграет компания и каждый сотрудник,
работающий в ней при внедрении новой системы.
Все описанные проблемы венчает сложность оценки
эффективности внедрения, так как жесткие финансовые расчеты в данном случае не
совсем подходят. Однако необходимо находить критерии, возможно, только
качественные, возможно те, которые можно оценить только по отдельным локальным
управленческим решениям, которые принимаются в ходе проекта, потому что рано
или поздно потребуется отчет по эффекту от вложенных средств.