Люди,
как социальные существа, постоянно взаимодействуют между собой. Именно
эффективное взаимодействие сотрудников компании – один из основных моментов ее успешного
роста и процветания.
Результатом, а также
часто и двигателем, стимулом взаимодействия, выступают документы – бумажные и (или) электронные.
Можно выделить следующие
виды взаимодействия сотрудников (критерием будет степень автоматизации
процесса), в каждом из которых документы выступают в различном качестве:
● Неавтоматизированное взаимодействие.
Сюда относится личное общение сотрудников между собой, всевозможные совещания, «летучки», общефирменные мероприятия, конференции,
обучение новых сотрудников и т.п. Как
правило, большинство документов здесь – бумажные
(рукописные или печатные).
● Полуавтоматизированное взаимодействие.
Сюда относится использование всевозможных чатов (ICQ, mail-агенты, интранет-чаты), электронной почты и файлообменных
механизмов. Здесь документ выступает уже
большей частью как электронный.
Однако это самостоятельная, самодостаточная
сущность (например, вложение в письмо), которая почти не требует никакой
дополнительной информации.
● Автоматизированное взаимодействие. Сюда относится использование
автоматизированных систем взаимодействия, систем электронного документооборота
(СЭД), механизмов workflow,
отдельные области обсуждения (например, области осуждения документов в портале SharePoint). Здесь
электронный документ «обрастает» всевозможной дополнительной информацией и даже
может уже выступать не как главный результат взаимодействия, а как лишь
некоторое его дополнение.
Может сложиться впечатление, что роль документа с ростом
автоматизации взаимодействия падает. Однако данное деление не следует
рассматривать как «эволюцию»
документа. Все типы взаимодействий равнозначны и равновозможны – просто они
призваны решать различные задачи.
Правда, практика показывает, что полуавтоматизированное взаимодействие все-таки эффективно только для
небольших компаний (и то спорно!), для средних и крупных фирм такое
взаимодействие оказывает резкий негативный эффект.