Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Документы под штрих-кодом

  3 комментариев Добавить в закладки

Елена Диментова, заместитель генерального директора «Фан Холдинг»

В настоящее время каждая компания, независимо от вида ее бизнеса, сталкивается с проблемой организации и упрощения документооборота. Если же говорить о торговых фирмах, например, дистрибьюторских, работающих с большим количеством поставщиков и дилеров, то для них проблема систематизации документооборота стоит наиболее остро. Достаточно представить, сколько требуется различных документов, сопровождающих тот или иной товар, — сертификаты, накладные, описания и множестве других «бумаг», которыми надо обеспечить каждую партию, а то и единицу товара. Естественно, возникает вопрос о систематизированном хранении таких документов, возможности их быстрого поиска и тиражирования.

Проблема

Некоторое время назад такая проблема появилась в «Центральной дистрибьюторской компании» (ЦДК). Около десяти лет работая на рынке потребительских товаров повседневного спроса, компания к сегодняшнему дню имеет свыше 3000 клиентов - от небольших розничных точек на открытых рынках до гипермаркетов международных торговых сетей. При этом ее продуктовый портфель включает десятки тысяч наименований товаров сотен производителей. Количество сделок за месяц исчисляется тысячами. Каждую сделку сопровождает пакет стандартной документации: счет, счет-фактура, транспортные накладные и прочие документы, необходимые при поставке товара клиенту или при закупке его у фирмы-поставщика.

При таком объеме товарооборота ЦДК столкнулась с постоянно растущим количеством документов, систематизация и упорядоченное хранение которых обернулись весьма трудоемкой задачей. Еще более сложной задачей стал срочный поиск того или иного документа.

Понимая, что с ростом товарооборота и увеличением клиентской базы проблема будет лишь усугубляться, компания пришла к выводу: ее можно решить только с помощью автоматизации документооборота.

При этом требовалась система, способная обеспечить как создание и хранение, так и быстрый поиск любых документов по каждой сделке.

Таким образом, перед исполнителем проекта ставилась задача организовать в ЦДК электронный документооборот с использованием технологий атрибутирования и штрихкодирования для присвоения уникального идентификационного кода каждому документу и автоматического установления его соответствия сделке.

Мнение заказчика

Владимир Бондарев, руководитель отдела технического обеспечения «Центральной дистрибьюторской компании»

В работе с клиентами и поставщиками мы хотим, чтобы сложные или спорные вопросы не оставались без ответа, а решались максимально оперативно. Внедрение данного комплекса в первую очередь служит обеспечению дополнительного конкурентного преимущества — оперативному решению спорных вопросов. Мы приобрели возможность мгновенного поиска любого необходимого документа и, следовательно, моментального ответа на вопрос, беспокоящий нашего заказчика. Это важно. Наши клиенты ценят оперативность решения проблем и отвечают нам увеличением закупок. Другим достоинством системы является повышение порядка в хранении документации. Не секрет, что для таких компаний, как наша, объем документов огромен, и все они должны быть в непосредственном доступе в течение всего обязательного по закону срока хранения. А с внедрением программно-аппаратного комплекса нам не надо хранить в комнатах большое количество папок со счетами, накладными и другими бумагами, а значит, мы можем обеспечить наших сотрудников более комфортными условиями труда. При этом сохраняется доступность необходимого документа в любой момент времени. За секунду мы можем найти электронную копию документа и его проанализировать. Система предоставляет и возможность контролировать правильность оформления и полноту пакета сопровождающих сделку документов. Теперь, по сути, мы не только повышаем качество и оперативность работы с клиентами, но и экономим время и нервы своих сотрудников, которые они раньше тратили на поиск того или иного документа, на подшивку или переподшивку бумаг, на систематизацию документации по клиентским операциям, на поиск документов для аудиторов и т. п. Мы освободили время сотрудников для более полезной и продуктивной работы.

Решение

Для решения поставленной задачи компания «Фан Systems» создала в ЦДК программно-аппаратный комплекс в составе сканера и специализированного программного обеспечения, установленного на рабочей станции оператора.

Этот комплекс позволяет путем потокового сканирования переносить в систему хранения электронные копии бумажных документов форматов А4-АЗ. В качестве устройства ввода используется сканер Kodak 1610, оснащенный системой автоматической подачи оригиналов. Скорость сканирования этого устройства - до 80 стр./мин.

При печати на первой странице каждого документа по определенным правилам формируется уникальный штрихкод, однозначно привязывающий его к соответствующей операции в системе. Для формирования имени файла, в котором сохраняется электронная копия, с помощью программного обеспечения QuickScan Pro (QSP) производится распознавание штрихкода, а полученная информация преобразуется в буквенно-цифровой код (он и составляет название файла). Также к названию файла может быть прибавлен любой префикс.

Подача многостраничных и одностраничных документов в сканер осуществляется совместно пакетами до 500 листов без предварительного разделения на отдельные документы и без использования закладок и разделительных страниц. Начало нового документа распознается автоматически по наличию штрихкода на первой странице.

Отсканированные файлы в формате PDF сохраняются в локальной или сетевой папке, откуда загружаются оператором в информационную систему.

Мнение заказчика

Ирина Вязовкина, руководитель отдела процессинга «Центральной дистрибьюторской компании»

Для департамента логистики данное решение является просто кладом. Теперь мы можем, не роясь в бесчисленных бумагах и не занимаясь трудоемким поиском, оперативно проверить правильность оформления сделок, наличие полного пакета документации по ним, поступление от клиентов подписанных оригиналов счетов, накладных, счетов-фактур, даты отгрузки и приемки товара клиентом. Организация электронного документооборота позволяет сделать более простой и приятной работу финансовой службы и кредитного контроля.

Область применения

Большой объем документов, сопровождающих бизнес-операции, характерен не только для торговых компании, занимающихся поставкой различных товаров и имеющих дистрибьюторскую, дилерскую или ресел-лерскую сеть. Аналогичные затруднения с хранением и быстрым поиском документов возникают и у сервисных компаний, финансовых или кредитных организаций, где важно сохранить истории транзакций по клиентскому счету, обеспечить оперативность откликов на запросы клиентов и быстро устранить проблемы. Но область применения данного решения не ограничивается и этими сферами. Оно полезно любой компании, чья работа сопряжена с «производством» для внутренних или внешних пользователей большого количества документов, которые впоследствии должны быть доступны к поиску или контролю исполнения. Решение универсально и масштабируемо, легко приспосабливается к особенностям хранимых документов и позволяет оперативно найти нужный.

Источник: IT-manager, апрель 2008 (55)

Похожие записи
Комментарии (3)
Вадим Майшев 24 июня 2008 г. 12:30  

Не понял... Почему статья в разделе "Общие вопросы безопасности в области ECM"?

Александр Бойко 29 июня 2008 г. 10:52  

Вообще, решение нашли простое,  не дорогостоящее, не нужно долго обучать персонал, нет больших затрат на внедрение. Я так понимаю, что всё таки основным критерием были деньги. Мгновенный поиск...ммм....для привлечения клиентов, которые покупают ) сомнительно. Основная задача была упорядочить хаос и хранить не определённое время. ну да, получился своеобразный треугольник, вершина1 -- физический документ, вершина2 -- электронный (скан), вершина3 -- штрих код в системе поиска, который идентичен вершине1,2. Кстати, такую систему можно переделать в почти полностью автоматизированную, где опператору только нужно будет ложить пачки доков по 500 листов, и заберать их на выходе. \

Проблема о которой тут не говорилось --- проблема хранения отсканированных документов. Говорится о тисячах документов, организованных по уникальному коду, но .... Отсканированные документы нужно илил уменьшать по размеру, илил переводить в другой формат, возможно делать текст, но не 100% удачный вариант, из-за того , что возможны деффекты, распознания не будет. Единственное что можно сделать -- снизить качетсво сканирования. Это уменьшит место, занимаемое картинками. НО! проблема останется пробелмой, и буквально через год-три, они будут искать того, кто поставит им кучу серверных шкафов, при чем, такое обьем электронных документов нужно обезопасить..... дублирование?? смотрим на проблему намбар ван.... если не дублирование ... то дорогое оборудование. Что ведёт к затратам.

Теперь можно проследить цепочку.... Не вложенные в начале разработки и проектирования системы деньги ...... ой как боком выходят в конце. Может я конечно чего то не понял, но ... данные нужно хранить... если они хранят сканы.... то всё верно. Можно придумать ещё кое что по этой теме... ой как можно.... Вплоть до организации хранилища документов...

Что считается мгновенным поиском? зачем вообще запросы клиентов к документации фирмы? Организуйте хранилище, можно ввести СЭД для формирования единого документа с всех вторичных. Но ... скажем .. запрос от клиента приходит раз в неделю, и длфя этого следует строить не совсем удобную и адекватную систему, которая приведёт тоже к проблемам.... ну не знаю не знаю, нужно смотреть по организации и бизнесс процессам.

Прошу не судить эту статью привратно, если бы можно ыбло хотябы посомтреть схему бизнесс процессов на предприятии... может быть всё сразу стало понятно.

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев