Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

ECM-кейс: Первый зам без ЭЦП

  9 комментариев Добавить в закладки

В крупной полугосударственной организации успешно внедрили СЭД. В частности, процессы согласования договоров проходят быстро и удобно: все ответственные лица при согласовании подписывают договор ЭЦП, после чего документ попадает на подпись высшему руководителю. Высший руководитель вместе с договором получает распечатанный лист визирования, где указывается, какие ЭЦП и кем поставлены. Документ подписывается живой подписью, высший руководитель (иногда сам, но чаще его секретарь) ставит ЭЦП на документ.

И всё бы ничего, если бы не одна загвоздка в лице первого заместителя высшего руководителя. Сославшись на тысячу причин, он отказывается работать в СЭД. И в случаях, когда требуется поставить его визу на договоре, он соглашается ставить только живую подпись на "бумажном" договоре. Увы, ничто не может переломить ситуацию.

Поэтому нашли такой выход: секретарь первого зама распечатывает лист визирования, передает его заму, получает его живую подпись, ставит ЭЦП, документ уходит секретарю высшего руководителя, снова печатается лист визирования уже с информацией о подписи зама, ставится живая подпись и ЭЦП "генерала". Но и здесь возникла проблема: первый зам отказывается ставить живую подпись, т.к. в распечатанном листе визирования (по сути — в списке согласования) нет его фамилии!

Как быть?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Евгений Кочуров 19 октября 2009 г. 12:29  

Техническое решение в лоб: добавить опцию в печать листа визирования - чтобы в список добавлялась фамилия первого зама. Лист визирования распечатывает секретарь, который, как можно предположить, знает, когда нужно добавлять фамилию данного руководителя.

Это же решение можно немного улучшить: при печати листа визирования проверять - если на печать отправляет заданный секретарь заданного руководителя и ЭЦП данного руководителя еще не проставлено, то в лист автоматически включается фамилия руководителя.

Максим Галимов 19 октября 2009 г. 12:31  
Это здорово, так примерно в итоге и решили. А есть ли способы убеждения первого зама?
Евгений Кочуров 19 октября 2009 г. 12:40  
Максим Галимов: А есть ли способы убеждения первого зама?

Хм... тогда о нем бы побольше информации надо (если, конечно, это не конфиденциально). Почему он отказывается работать в СЭД? Год до пенсии? Или он был и остается противником этого проекта? Или интерфейс не устраивает? Или...?
Елена Истомина 19 октября 2009 г. 14:38  

Да, Евгений прав, информации для подсказки явно не достаточно. Можно только фантазировать:

Вариант 1. Раз что генерал своего первого зама "организовать" не может, зам, видимо, заслуженный сотрудник в возрасте, с большим авторитетом. Тут в силу возраста может ничего не помочь, а могут помочь ссылки на президента, который "всем влел" переходить на электронный документооборот. :)

Вариант 2. Распределение функций таково, что зам очень загружен и ему действительно проще и быстрее работать с бумагой. Тут надо подумать над техническими средствами облегчения работы: быстрое открытие документов, быстрое проставление ЭЦП

Но судя по отказу подписывать лист визирования без своей фамилии склонна предположить все же вариант 1...

Максим Галимов 19 октября 2009 г. 14:48  

Действительно, зам -- сотрудник с бо-о-ольшим авторитетом, отказ от работы в СЭД для него простительная блажь ).

Вот навскидку способ убеждения: на уровне регламентов исключить зама из списка согласователей договоров, оставив его ответственным за неблагоприятные последствия. Вряд ли он заметит подвох; наверняка порадуется меньшему бюрократизму. Да и вероятность неблагоприятных последствий невелика.

Евгений Кочуров 19 октября 2009 г. 17:16  


Мне кажется, текущий вариант решения с высокой долей вероятности является наилучшим. Если негативный пример "заслуженного зама" не приводит к сопротивлению среди рядовых сотрудников, не приводит к удорожанию процесса согласования, не повышает риски заключения договоров на невыгодных условиях, то, может быть, и не стоит искать другие варианты?



А если риски или сопротивление сотрудников все-таки есть? Тогда вот вам, пожалуйста, и аргументы - убеждать, задействуя чувство ответственности.


Дамир Галимов 20 октября 2009 г. 15:42  


И все-таки это неправильно. Если ГД пользуется СЭД, то и его подчиненные обязаны это делать. Иначе это не зам, а серый кардинал и тут уже вопрос к ГД - а его устраивает такое положение дел? Если ответ будет отрицательным, то ГД сам найдет способ убеждения Smile



 А если пойти по техническому пути - то не надо делать лист визирования равным листу согласования. Лист согласования - это полный перечень фамилий, через кого документ должен пройти. При распечатке листа согласования напротив каждого участника согласования должна ставиться информация об его ЭЦП, если таковая имеется в листе визирования. В итоге распечатанный лист согласования на уровне первого зама будет иметь N строчек (по числу участников согласования), где N-2 строки будут заполнены сведениями об ЭЦП, а две послдение строки (для зама и для ГД) будут еще пустыми.


Максим Галимов 20 октября 2009 г. 15:47  
N-2 строки будут заполнены сведениями об ЭЦП

Поправка: N-1. Последняя подпись ставится на самом документе. ;)

Рустем Фатхуллин 20 октября 2009 г. 17:20  

Вопрос по методам убеждения в данном случае не уместен, так как нет полной картинки. В подобных организациях много политики и зачистую не все решает должность человека. Поэтому надо деатально изучать вопрос и убеждать зама в том, что система ему необходима.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев