Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Экскурс в историю документооборота

  9 комментариев Добавить в закладки

Сейчас XXI век, и мы передаем информацию в виде электронных импульсов, звуковых волн, радиосигналов, …,  ну и, конечно, бумажных документов. В данной статье я хочу, как раз, рассказать об истории документооборота и, насколько получится, сравнить с современной обстановкой дел в этой области.

В России, первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века. Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, а также по указанию барина или царя. На входящем документе указывались дата и автор. Документы этого периода имели форму свитка. Таким образом, если документ относился к определенному делу, он приклеивался к концу свитка, и с обратной стороны место склейки заверялось  подписью дьяка на всю ширину приказа. Чтобы прочитать дело нужно было развернуть свиток, а читая – сворачивать его. (При чтении дело волочилось, отсюда пошло понятие «Волокита».) Длинна таких дел достигала  огромных размеров (Соборное уложение 1649 г. имело общую длину столпа 309м.).

В настоящее время документы, конечно, не подклеиваются в столпы, но от огромнейших папок, с подшитыми в них бумагами мы далеко не ушли. Однажды, в бухгалтерии одной государственной организации я увидела папку толщиной в 30 см, если не больше. Оказалось, что эта папка с документами на начисление заработной платы за один (!!!) месяц. При подшивке документов в папки, концы ниток, которыми сшито дело, приклеиваются к задней корке папки маленьким листочком бумаги, на котором пишется сколько листов в папке и ставится подпись и печать уже не дьяка, а руководителя организации.

Вернемся снова к истории: как и следовало ожидать, сильнейшие преобразования ввел Петр I. Он создал 12 коллегий, каждая из которых курировала определенную отрасль или сферу управления. В это же время появляются первые секретари (обер-секретарь, кабинет-секретарь, секретарь коллегии), к которым применялись требования: приветливость, смирение и учтивость. В конце XVIII в. уже существовали пособия по составлению документов. Например, служебная переписка велась на «Угловых» бланках. Появились упорядоченные системы регистрации. Документы каждой инстанции должны были регистрироваться в журналах (общих - в канцелярии и департаментах, частных – в отделениях канцелярий и департаментов). Журналы состояли из трех частей: для документов верховной власти, для «обыкновенных документов» и для секретных документов. Представьте, что с 1884г. в России издавались 8 специализированных журналов о конторском и канцелярском деле.

Регистрация документов и сейчас, в некоторых организациях, ведется в журналах (но мне больше нравится называть их «Амбарными книгами»), только стало их на порядок больше – отдельные для входящих документов, для исходящих, для приказов высшего руководства, внутренние приказы и т.д. Ну, а требования к секретарям теперь применяются различные: от длинны ног, до знания иностранных языков.

Во время октябрьского переворота 1917г. была необходимость «Выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей–машинисток, посыльных служащих в революционных организациях». Секретари руководящих работников были личными помощниками и помогали в приеме посетителей, следили за качеством подготовки служебных документов, были консультантами директоров и т.д. Однако, в 1925г. секретарей сравняли с машинистками, рассыльными, архивариусами. И только в 1932г. было принято решение разделить секретарей на 2 неравноправные группы: первая группа - помощники и референты, вторая – машинистки–секретари 1-й и 2-й категории. В 60-х годах появилась новая должность секретарь–стенографистка.

Да уж, на смену стенографисткам пришли диктофоны, секретари занимаются всем чем угодно: и документы набирают, и чай готовят, и архивы ведут, и посетителям объясняют, что у начальника совещание, а еще успевают цветочки полить и последние новости обсудить.

На дворе XXI век, а в некоторых организация до сих пор используются «технологии» XVIII в. Я не хочу сказать, что это плохо, тут больше подойдет слово «устарело». Технологии не стоят на месте, идет постоянное, прогрессивное развитие, в том числе и делопроизводства. На мой взгляд, пора уходить от макулатуры, ведь сейчас есть все возможности идти в ногу со временем.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Елена Истомина 19 мая 2010 г. 10:29  


>> На мой взгляд, пора уходить от макулатуры, ведь сейчас есть все возможности идти в ногу со временем.



И мерять объемы дел мегабайтами, а не метрами. Хотя в сленге программистов мегабайт - это как раз "метр" :)


Наталья Храмцовская 24 мая 2010 г. 10:36  

Ксения Тратканова >> ...первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века

1. Как говорил Станиславский, "не верю!". Не верю, что до 15 века  на Руси не было документов!

2. (редакционное) Плохо себе представляю учреждение (приказ) как документ :)

Ксения Тратканова >> а также по указанию барина ...

Шедевр! :)

Ксения Тратканова >> но мне больше нравится называть их «Амбарными книгами»

Не рекомендую. "Нравится" - не аргумент, а, скажем, по Перечню амбарные книги относятся уже к другой системе документации...

Ксения Тратканова >> Во время октябрьского переворота...

Революция мирового масштаба остается революцией, нравится она кому-то или нет. До сих пор не всем по душе Великая Французская и Американская революции, но никто из профессионалов не называет их переворотами - потому что называть слона мышью непрофессионально :)

Ксения Тратканова >> На мой взгляд, пора уходить от макулатуры...

А кто же не даёт - особенно коммерческим организациям? :) И ещё: уходить от бумаги надо с оглядкой, помня о том, что некоторые документы нужно хранить долго, а для электронного мира и 5 лет почти вечность.

Павел Овчинников 24 мая 2010 г. 13:01  


Я так понимаю, это не историческое исследование, а краткая заметка в копилку эрудита?:)



Опыт делопроизводства (как систематизации обращения с информацией и документами) у человечества очень богатый и никак не начинается только лишь с XV века. Например, во всех древних библиотеках (Вавилонская, Александрийская) - были некие подобия каталогов и описей, с помощью которых систематизировалось хранение свитков или клинописных табличек. 



Родовые и княжеские печати появились на Руси еще в X веке (в Европе еще и раньше) - а применение печати на письмах, указах и буллах и т.п. уже само по себе означает, что речь идет об официальном документе. В Новгородской республике даже были вполне полноценные первичные финансовые документы на бересте - долговые расписки, платежки, накладные (отличающиеся от современных аналогов как утка от лебедя, но функцию свою выполнявшие). В Русской Правде (первый русский свод законов) есть статьи, которые допускают использование подобных свидетельств в суде.



Словом, история создания, движения и исполнения документов гораздо старше, и уходит глубже в культурный слой челвеческой цивилизации, чем может показаться на первый взгляд. Историю документооборота стоит изучать в тесной связке с развитием технологии передачи информации в целом, начиная от сигнальных костров и узелкового письма.


Головко Александр 25 мая 2010 г. 13:03  
Сейчас XXI век, и мы передаем информацию в виде электронных импульсов, звуковых волн, радиосигналов, …,  ну и, конечно, бумажных документов.

1. Информацию мы не передаём, а передаём импульсы, волны и сигналы, и конечно бумажные документы.

2. Надо учесть,  что первым документом, наверное, был устный документ. Не смотря на то, что на дворе ХХI век устные документы широко используются, например, послание президента, показание свидетеля, устное обращение гражданина в орган власти и многие другие. Преимущество  ХХI века состоит в том, что устный документ тут же можно преобразовать (мигрировать) на бумагу (протокол), аудио, видеозапись и далее использовать привычными нам методами.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев