Электронная первичка и счета-фактуры: медовый месяц закончился – начался быт!

В октябре я был на очень интересном мероприятии «Без бумаги к 2020. Электронные документы – эффективная экономика», которое было посвящено межкорпоративному электронному документообороту и всему, что с этим связано.

В начале мероприятия его тон задал Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR Russia. Основную идею можно сформулировать в соответствии с заголовком данного блога: «электронная первичка и счета-фактуры: медовый месяц закончился – начался быт!». И действительно, последующие дискуссии и доклады это подтверждают! Почему так? – Посмотрим на темы, обсуждаемые на мероприятии.

Дорожная карта

Принятая правительством летом текущего года, дорожная карта безбумажных технологий, в обсуждении которой участвовал Экспертный совет "Электронные документ - эффективная экономика" включает в себя 3 важных составляющих:

1.   Унификация подачи электронной отчётности (налоговая, финансовая и др.) и её дальнейший перевод в электронный вид.

2.   Переход на электронные разрешительные документы (сертификаты, алкогольные справки).

3.   Перевод всех регистров и реестров в электронный вид (т.е. открытие информации и создание сервисов на основе открытых данных).

Т.е. «электронизация» документов, данных и процессов продолжается - запасаемся попкорном и смотрим, что будет дальше, или в качестве ИТ делаем полезные сервисы для бизнеса или в качестве бизнеса начинаем получать преимущества от новых возможностей – решать вам!

Оцифровываем бардак?

Наше государство и отчасти бизнес любят большое количество документов, разных справок, отчётов и т.п. Можно всё это взять и перевести в электронный вид и фактически оцифровать бумажный бардак, получится тот же бардак, только электронный. Или можно изменить процессы, выкинуть лишние документы и сделать в электронном виде по-новому. Что выбрать? Какие есть варианты? Есть 3 основных варианта:

●    всё «сломать», перестроить процессы и сделать в электронном виде сразу по-новому;

●    оцифровать «как есть»;

●    пойти эволюционным путём: от «как есть» к «как будет»;

Наши государственные органы похоже избрали 3-й путь, например, вместо прямого перевода сертификатов на продукцию в электронный вид и как раньше передавать их контрагентам, планируется создать общедоступный реестр сертификатов.

Для бизнеса изменение процессов также стало актуальной задачей, работать с ЭД, подписанными ЭП, надо по-другому. Часто изменение формы документа тянет за собой необходимость изменения самих процессов в организации.

Ваши ожидания оправдались?

Этот вопрос был задан представителям Операторов ЭДО, присутствовавшим на конференции. В целом ожидания Операторов ЭДО по переходу на электронные документы (прежде всего, электронная первичка и счета-фактуры) не оправдались, ожидали взлёта, а его не случилось, всё скромнее. Почему организации не спешат «отдаться» в объятия межкорпоративного ЭДО? – На то есть разные причины. Некоторые прозвучавшие:

●    консерватизм бухгалтеров и самих организаций;

●    основная проблема в головах людей; компании пытаются продублировать бумажный процесс, а успешный проект тот, который делает по-новому; один процесс должен заместить другой процесс.

От себя добавлю – часто не достаточно просто дать компании сервис для обмена ЭД, надо перестроить процесс, обучить сотрудников и т.п., т.е. провести фактически проект внедрения, а это время, деньги и люди, которые это смогут сделать.

Но, как отмечают Операторы ЭДО, тренд положительный, практики стало больше, продуктивных проектов больше, процесс пошёл!

Инициативы государственных органов

Профильные гос.органы также не стоят на месте и дорабатывают законодательство с учётом накапливающихся практических потребностей организаций и граждан.

Министерство связи и массовых коммуникаций РФ планирует изменения в ФЗ-63 «Об электронной подписи»: увеличить финансовую ответственность УЦ, ввести понятие «метка времени» и другое, также министерство с точки зрения НПА думает об использовании электронной подписи на сим-картах и облачной ЭП.

ФНС в свою очередь продолжает выпуск рекомендованных форматов ЭД. Например, универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет накладные (акты) и счета-фактуры в одном документе. Смотрим выше пункт про цифровой бардак и эволюцию – и вот она в действии, можно его использовать и таким, образом сократить количество документов, которые по сути несут в себе одинаковую информацию.

Практика…

Практики было много, компании рассказывали о своих проектах, результатах, проблемах и планах. Среди них Х5 Retail Group, Nestle, Procter&Gamble и другие. Посмотреть презентации можно тут.

Приведу только один пример – слайд от P&G о том, зачем они переходят на межкорпоративный ЭДО:

В первом пункте со слов P&G сидит очень много денег и ещё: модель расчёта эффективности перехода на электронный обмен P&G  включает 60 параметров расчёта затрат на процесс документооборота.

А вы посчитали для себя выгоды электронной первички, счетов-фактур и других ЭД?