Компания ST
Специалисты группы внедрения часто сталкиваются с тем, что
на предприятии, где внедряется СЭД, документооборот не соответствует принятым
стандартам.
В качестве основных нарушений ГСДОУ можно выделить:
● отсутствие
номенклатуры дел;
● регистрация
документов ведется в произвольной форме или не ведется вообще;
● порядок
работы с документами не регламентирован (отсутствует «Инструкция по
делопроизводству»);
● отсутствует
четкое представление о видах документов, подлежащих обязательному согласованию
и утверждению;
● нет
контроля за исполнением документов.
Такое положение дел на большинстве предприятий значительно
усложняет процесс внедрения СЭД. У специалистов группы внедрения возникает
вопрос: «Автоматизировать так, как есть, или все-таки привести документооборот
на предприятии в соответствии со стандартами».
Автоматизация по принципу «Как есть» практически не
возможна, в силу того, что современные СЭД построены с учетом ГСДОУ и
предполагают строгое соответствие электронного документооборота принятым
стандартам.
Постановка документооборота «с нуля» также не всегда
является целесообразной. Что же делать?
Единственным целесообразным способом в такой ситуации, как
мне кажется, является регламентация наиболее важных моментов в организации
документооборота на предприятии:
● определение
способа ведения документооборота: централизованно, децентрализовано или смешанно;
● назначение
специалиста, ответственного за ведение документооборота на предприятии;
● разработка
локальных нормативных актов, регламентирующих порядок работы с документами.
(Инструкция по делопроизводству, Инструкция по электронному документообороту)
● разработка
номенклатуры дел;
● определение видов документов, подлежащих обязательной
регистрации;
● определение
видов документов, подлежащих согласованию;
● разработка
четкого механизма работы с входящими, исходящими и внутренними документами
(движение документов внутри организации, порядок согласования и утверждения
документов, порядок регистрации, контроль за исполнением документов, порядок
хранения документов).
Таким образом, после проведения работ по регламентации
процесса документооборота на предприятии, можно переходить к его автоматизации.
В противном случае мы рискуем, что внедренная СЭД не достигнет нужного эффекта
и породит еще больший хаос.