Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Архив ECM-Journal

Это сладкое слово "эффективность"

  1 комментариев Добавить в закладки

Чем измерить эффективность?                                         Картинка с www.Google.ruПонятием «эффективность» сегодня оперируют руководители любого уровня и профиля, будь то сфера государственного управления или коммерческая деятельность, компания в целом или отдел. Существует абсолютное единство мнений о том, что эффективность (компании, проекта, отдела) – это один из приоритетов, повышение эффективности – одна из важнейших задач и т.п. И, согласитесь, странно было бы услышать иные мнения.

Как же так получается, что повсеместные усилия по повышению эффективности на практике приводят к парадоксальным результатам? Фиксируется либо неэффективность процессов повышения эффективности, либо отсутствие самой эффективности :)

Например многолетняя реализация программы, направленной на повышение эффективности информационного взаимодействия в итоге признается неэффективной.

Про создаваемые в нашей стране госкорпорации нам также говорили, что одной из задач их создания было повышение эффективности деятельности государственных структур в условиях рыночной экономики. А сегодня отмечается невыполнение госкорпорациями возложенных на них функций и поставленных задач, неэффективность использования финансовых средств и т.п.

В сфере использования информационных технологий (ИТ) в этом смысле ситуация не проще. ИТ прежде всего направлены на повышение эффективности процессов и качества управленческих решений. И решая вопрос о целесообразности использования ИТ-решения адекватный и практичный руководитель  оценивает изначальную эффективность проектов («ИТ и деньги»), хотя сама оценка эффективности ИТ-технологий - задача не банальная («Откуда в тумбочке деньги?»).

В общем вопрос о том, как и в чем измерить эффективность ИТ – нетривиален. И мы будем благодарны вам за участие в обсуждении вместе с нами вопросов эффективности использования ИТ. Отвечайте на опрос, участвуйте в дискуссиях, присылайте нам ваши материалы на  и пусть наши коллективные обсуждения темы эффективности помогут повысить нашу общую эффективность работы :)

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Denis Afanasev 23 августа 2011 г. 15:09  

Что такое эффективность?!

Понятно, что в каждой сфере/отрасли/деятельности в этот термин вкладываются разные понимания/критерии и смыслы. Но, так или иначе, эффективность должна поддаваться подсчету!

Также, стоит понимать, что эффективность может оказывать как прямое воздействие на результат, так и косвенное.

Если говорить про сотрудников, то:

  • эффективность менеджера по продажам считается суммой и количеством заключенных им договоров;
  • эффективность юриста считается количеством согласованных документов и/или убытками/доходами, понесенными в результате использования тех пунктов;
  • эффективность курьера считается количеством адресов, которые он успевает обработать в течении дня;

Вроде бы все просто и логично! А если вернуться в сферу ИТ, то давайте заменим людей на "железки" и "программки"

Использование более мощного компьютера позволяет создавать, редактировать и обрабатывать бОльшее количество документов, файлов и прочих объектов. В данном случае мы считаем разницу между "сколько было" и "сколько стало" и получаем значение той самой "Эффективности".

Использование CRM системыпозволяет более точно классифицировать клиентов, вести по ним детальную историю работы, удобно хранить сопутствующую информацию.и иметь достаточный функционал для совершения необходимых операций. Тут эффективность удобнее считать в деньгах и затраченном времени на совершение каких-либо операций.

Сколько компаний той или иной отрасли мы обзвонили за рабочий день!?

- Сколько ответили? - Скольким продали? - Сколько шагов мы делаем до продажи?

- Сколько новых потенциальных клиентов мы добавили по рекомендациям?

- Какие клиенты и/или товары приносят наибольшую прибыль? - Какие рентабельнее?

Использование системы ЭДО позволяет быстрее создавать и находить документы, а также контроллировать их перемещение и осуществлять контроль доступа. Тут будем считать время, затраченное на поиск и создание документов, время на согласование документа с учетом того, как часто они до этого терялись, печатались заново и по новому согласовывались. Будем считать и деньги на расходные материалы и принтеры, на курьерскую или почтовую доставку и, косвенно, можно посчитать время, затраченное на создание комплекта докумнтов, по которым к нам быстрее придет оплата...

А вот, допустим, использование проводной или беспроводной мышки посчитать или сложно или невозможно и тогда стоит оценивать сколько времени (читай денег из зарплаты) сотрудник ИТ отдела потратит на этот подсчет, учитывая, что разница между стоимостю мышек составляет 100 рублей...

А теперь на самом банальном примере мы оценим эффективность ИТ, отвечая на вопросы:

  1. Сколько стоит 10 минут Вашего рабочего времени, которые вы потратили на прочтение этой статьи?
  2. Во сколько моему руководству обошлись эти 30 минут на написание данной статьи?
  3. А если интернет медленный и страница загружалась 5 минут?
  4. А если компьютер завис на этапе открытия браузера и Вам пришлось его перезагрузить?
  5. И сколько денег Вы сэкономите руководству, когда после прочтения, анали и осмысления сообщений на форумах Вы будете быстрее принимать решения о приобретении того или иного ПО и/или "железа", которое будет увеличивать эффективность работы каждого отдельного сотрудника!!!

И, подводя итог, я упираюсь в старую добрую мысль, что "Время - Деньги". Новые ИТ решения в бизнесе должны экономить нам время, которое мы должны тратить на зарабатывание денег...

Также, стоит всегда и везде обращать на, казалось бы, такую банальную штуковину как контроль!

Если госкорпорация создана для решения какой-то задачи, то на этапе постановки цели необходимо добиться того, чтобы они были измеримыми. Если цель измеряется, то необходимо контроллировать все целесообразность использования всех ресурсов. И тут, опять же, когда мы говорим слово целесообразность, то необходимо контроллировать, чтобы каждый используемый ресурс тратился на достижение той самой измеримой цели.

Контроллировать:

  • время приходана работу и ухода;
  • время, потраченное на личные цели;
  • ресурсы потраченные на личные цели;
  • деньги, выделяемые на закупку чего-либо;
  • стоимость этого чего-либо;
  • целесообразность закупки чего-либо;
  • целесообразность использования чего-либо.

В общем, в моей голове имеется определенное понимание того, что такое эффективность со всеми вытекающими...

Данная мысль и идея на 100% субъективная и основанная на собственных знаниях, наблюдениях, опыте. Может частично или полностью не совпадать с какой-либо другой мыслью и именно поэтому буду рад услышать комментарии и поучавствовать в дискуссии.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев