Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

Интеграция BPM-системы и управления корпоративным контентом ECM/СЭД при встраивании ЭДО в сквозные БП компании как один из выходов за рамки «канцелярии»

  4 комментариев Добавить в закладки

Для полноценного управления предприятием необходимо обеспечить интегрированное взаимодействие всех элементов организационно-управленческой системы. Реализация взаимодействия зависит от внедренной системы управления бизнесом и перечня параметров управления, учитываемых при выполнении бизнес-процессов (БП) в компании.

Концепция процессного управления организацией (BPM), рассматривает БП, как особые ресурсы предприятия. С точки зрения содержательной цели современного бизнеса – использование BPM-системы позволяет обеспечить контроль исполнения заданий в рамках существующих маршрутов получения материальных и не материальных результатов работы сотрудников компании.

При работе с материальными и не материальными результатами работы, компании необходимо организовать учет корпоративного контента (ECM/СЭД). С точки зрения BPM-системы, ECM/СЭД является вторичной и необходима для учета входящего/исходящего документооборота. Возможности ECM/СЭД систем в управлении бизнес-процессами, как правило, сильно ограничены, поскольку в их основе лежит документ и его перемещение по процессу, например автоматизация управления файлами архива. BPM-система и ECM/СЭД могут функционировать независимо друг от друга, что приводит к появлению «канцелярского» документооборота и бесконтрольному движению документов внутри компании (например, параллельно существует электронный и дублирующие его бумажный документооборот).

Для контроля качества и сроков, определения ответственных лиц и управления работами понадобится соответствующий функционал BPM системы интегрированный с ECM/СЭД. Взаимосвязь между этими системами обеспечивается за счет взаимоувязанного набора линейных (конвейерных) и сквозных схем-маршрутов, описывающих БП компании.

Линейные маршруты реализуются средствами BPM в рамках СЭД и затрагивают ограниченный круг участников БП. Структурные схемы линейных БП представляют собой последовательность фиксированных наборов операций, что является характерным для технологических процессов, где реализован собственный механизм исполнения для каждой из операций, а переходы между ними выполняются строго после завершения каждой из предыдущей операций.

Рис. 1. Схема интеграции BPM-системы для сквозных БП

В отличие от линейных, для сквозных БП необходимо принимать решение по распределению ресурсов, управлению процессом и оценки его эффективности. Использование BPM-системы для реализации сквозных БП позволяет создавать реально работающие механизмы выделения ресурсов владельцу процесса и система управления процессом в целом.

Для встраивания СЭД в сквозные БП компании необходимо:

  1. Определить выходы, поставляющие внешнему (внутреннему) потребителю окончательны или промежуточные результаты работы:
    1. Можно документально подтвердить, что существует активное взаимодействие подразделения, выполняющего сквозной процесс, с другими подразделениями;
    2. Для получения выхода сквозному процессу необходимы ресурсы (могут быть количественно выражены в единицах материальных и не материальных затрат), которые полностью не могут быть произведены внутри самого процесса и должны поставляться из других процессов на промежуточных стадиях выполнения сквозного процесса;
  2. Руководитель подразделения не может обеспечить требуемые показатели выхода (результативность, качество) и удовлетворенность клиента:
    1. существенная (большая) часть поставляемого потребителю продукта/услуги формируется в других процессах на предыдущих стадиях.

В этом случае, основой сквозного БП является бизнес–процесс, в котором могут участвовать документы или пакеты документов, полученные и обработанные при помощи других участников БП. Интеграция BPM-системы и управления корпоративным контентом ECM/СЭД при встраивании ЭДО в сквозные БП компании предназначена для создания взаимосвязей между контентом и бизнес-процессами организации, что позволяет компании (независимо от ее отраслевой принадлежности) выйти за рамки «канцелярии» и создать условия для лучшей оценки собственных возможностей и повышения эффективности отдельных процессов.

Выделение сквозных БП в отдельный класс для проведения процедуры интеграции BPM-системы с СЭД позволяет:

  1. сформировать среду управления для владельцев сквозных БП;
  2. сотрудники, участвующие в реализации сквозных БП начинают «видеть процессы целиком» и понимают свою роль в удовлетворении потребностей клиентов;
  3. улучшить взаимодействие вовлеченных в сквозные процессы подразделений (сотрудников);
  4. как следствие «работы» со сквозными процессами повышается результативность, эффективность и качество.

Рис. 2. Пример анализа сквозных БП: СБП – сквозной бизнес-процесс, BPM – обслуживание БП на основе процессного управления работой; СЭД – точки входа/выхода при интеграции ЭДО с BPM

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Наталия Крымская 15 декабря 2014 г. 09:28  

Добрый день, Евгений. Мне кажется в контексте данного материала не совсем корректно упоминание ECM и СЭД в качестве синонимов, да и понятие "канцелярия" больше соотносится с СЭД, нежели с ECM. Современные ECM-системы уже включают в себя модуль управления потоками работ, который поддерживает бизнес-процессы, передачу документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, а также назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов. Так ли необходима интеграция ECM и BPM, если задачу поддержки БП можно решить инструментами ECM?

Евгений Синельщиков 15 декабря 2014 г. 09:41  

Наталья, спасибо за ваш комментарий к данной статье. При написании статьи исходил из опыта внедрения DIRECTUM и понимания, что используем BPM – для контроля исполнения заданий,ECM/СЭД – для учёта корпоративного контента, где ECM (Системы управления информационными ресурсами предприятия) состоящая из набора приложений (включая системы электронного документооборота – СЭД). Рассмотрение интеграции ECM/СЭД и BPM было выполнено для сквозных БП для решения проблемы "канцелярского" подхода при внедрении СЭД.

К сожалению, не всегда хватает возможности ECM при решении подобных вопросов. За частую, заказчик ставит условия по реализации ЭДО в плоскости контроля исполнения заданий, а не результатов и эффективности БП. Переубедить с позиции разработки ЭДО "как надо", клиента очень сложно и сопряжено с дополнительными затратами, которые очень плохо оплачиваются клиентом. Вот и приходится проводить такую интеграцию систем.

Михаил Романов 15 декабря 2014 г. 09:57  
не совсем корректно упоминание ECM и СЭД в качестве синонимов

Наталья, я уже много лет ищу человека, который может привести четкие критерии разделения СЭД и ECM. Наверное, вы тот самый человек!

 

Прекратите же мои многолетние терзания и скажите - чем же всё-таки отличаются, эти два класса систем помимо букв в аббревиатурах!

Елена Питомцева 15 декабря 2014 г. 17:31  
Так ли необходима интеграция ECM и BPM, если задачу поддержки БП можно решить инструментами ECM?

Наталья, на ваш вопрос отвечал недвано Максим Кайнер в статье Workflow-движок ECM-системы вместо BPMS.Но каждый заказчик решает для себя сам.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев