Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Использование СЭД в личных целях сотрудников

  14 комментариев Добавить в закладки

При внедрении любой информационной системы в компании существует риск неудачи. Одним из факторов, влияющих на это, является то, насколько рядовые пользователи "полюбят" новый инструмент своей работы, то насколько прост и удобен он будет в использовании, а самое главное, насколько он "облегчит им жизнь". При этом принято рассматривать СЭД как инструмент работы сотрудников для решения непосредственно рабочих задач. Предлагаю попробовать взглянуть на ситуацию немного с другой стороны: чем может быть полезна СЭД для сотрудника, точнее для его личных нужд.

Возможно, если преимущества использования СЭД показать более широко для каждого сотрудника, внедрение будет проходить с большим интересом и энтузиазмом пользователей. Современные СЭД позволяют получить возможность работы с документами различных форматов файлов удаленно, используя web-доступ. Это удобно, в первую очередь, тем, что из любой точки планеты, где есть интернет, вы можете работать с необходимой вам информацией, хранящейся в СЭД. Мне видится, что в первую очередь это информация с внешних жестких дисков пользователей. К примеру, договор аренды квартиры, ксерокопия паспорта, каталог электронных книг, аудиокниги, аспирантские лекции, любимая музыка, архив фотографий и т.п. Очень удобно при этом использовать возможность поиска по реквизитам в карточке файла. Вспомните, сколько времени занимает поиск в домашнем архиве на жестком диске книги или нужной папки с фотографиями. В случае использования СЭД это занимает секунды.

В плане безопасности хранения данных также имеется явное преимущество, так как в случае хранения информации в СЭД, используются, как правило, промышленные базы данных, и, соответственно, делаются резервные копии данных. Здесь нужно будет определиться с выделяемым объемом дискового пространства для личных файлов и с тем, будет ли личная информация храниться в отдельной базе данных. Также, наверняка, придется работать с большими объемами данных и раздутыми "бэкапами", что потребует увеличения дискового пространства в разы.

Само собой, пользователи захотят хранить свои личные данные в зашифрованном виде, поэтому СЭД должна поддерживать шифрование, причем шифрование через web-доступ. Оно может осуществляться, например, на основе пароля или ЭЦП.

Одной из главных сложностей при использовании СЭД как личного архива можно выделить загрузку и атрибутирование файлов пользователем. В случае с фотографиями и музыкальными альбомами это, наверняка, будут архивированные папки, так как в этом случае потребуется заполнить только одну карточку с реквизитами. Набор обязательных реквизитов должен быть минимальным для облегчения процесса занесения файла в СЭД.

Подытоживая все вышеизложенное, хочется отметить, что современные СЭД с точки зрения технической возможности позволяют нам использовать СЭД в личных целях. Нам остается только предложить пользователям эту возможность, и тем самым повысить лояльность пользователей СЭД.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (14)
Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010 г. 09:58  

Поставил оценку - 5 балов.

Эт что-же еще надо придумать, чтобы "втулить" СЭД пользователям ))).

Здесь нужно будет определиться с выделяемым объемом дискового пространства для личных файлов и с тем, будет ли личная информация храниться в отдельной базе данных.
каждому пользователю личную БД - сильно.
что современные СЭД с точки зрения технической возможности позволяют нам использовать СЭД в личных целях.
еще раз 5 балов. Так как Компания не даст своим сотрудникам хранить им их личные и очень важные документы, пусть каждый человек купит и внедрит себе дома СЭД. И как вообще они, люди, живут без СЭДа на своем персональном компьютере???
Вячеслав Лазарев 30 сентября 2010 г. 10:32  

Предлагаю на новые компьютеры в качестве системного ПО по умолчанию устанавливать СЭД , ну и естественно стоимость СЭД включить в цену оборудования :) В СЭД пользователь может, например, автоматически регистрировать все личные письма (входящие и отправленные), давать самому себе поручения и исполнять их, в конце месяца строить отчет об исполнительской дисциплине и премировать себя кружечкой пива за достигнутые результаты :)

Павел Овчинников 30 сентября 2010 г. 11:54  

Бывает иногда такое, что через workflow в компании решаются нерабочие задачи. Например, решение о подарке коллеге (кто сколько "скидывает" в копилку), обсуждение пятничного досуга или даже какое-то напоминание (принеси мне зарядку от Nokia 3310). Так что использование СЭД в личных целях - предсказуемое явление. Люди же привыкают к такой модели взаимодействия, СЭД становится частью их картины мира.

Вячеслав Лазарев 30 сентября 2010 г. 15:01  

Павел, назовите мне компанию и установленный продукт (СЭД) где такое практикуется? :) Документ о подарке коллеге какой категории, с каким реквизитным составом, а может в компании есть утвержденный регламент как "сбрасываться" ? :)  Что-то мне подсказывает, что эта СЭД называется электронная почта :)

Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010 г. 17:45  
обсуждение пятничного досуга или даже какое-то напоминание (принеси мне зарядку от Nokia 3310). 

микроскопом гвозди забивать
Евгений Кочуров 30 сентября 2010 г. 17:46  

Вячеслав, например, у нас такое практикуется. Напоминалки про зарядки для сотовых не встречал, но планируемый отдых в задачах СЭД, бывает, обсуждается :) Некоторые коллеги в силу специфики работы почту смотрят по диагонали, так что в СЭД надежнее.

Конечно, все это делается по личным инициативам и без регламентов, а для создаваемых документов из реквизитов важно только наименование. Например, когда собирались на байдарочный сплав, состав снаряжения надо было разослать, состав участников централизовано в Excel вести, чтобы все видели, напомнить об оплате и отследить, кто деньги уже сдал т.п. Да много мелочей решается, для которых почта менее удобна. Хотя раньше и почтой обходились, пока нас было 60 человек в компании :)

Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010 г. 17:46  
Люди же привыкают к такой модели взаимодействия, СЭД становится частью их картины мира.

хочу в гости в офис к DIRECTUM
Евгений Кочуров 30 сентября 2010 г. 18:00  
микроскопом гвозди забивать
Да, на первый взгляд, кажется так, а когда попробуете, ни в жисть обратно на почту не перейдете в массовых коллективных обсуждениях :) 
Вячеслав Лазарев 30 сентября 2010 г. 18:25  
напомнить об оплате и отследить, кто деньги уже сдал
Тогда уж вы должны были сделать следующее:
  • Разработать кастомную карточку с интерфесами для определения участников мероприятия (например выбирая их из вашей организационной структуры)
  • Внести в карточку людей сдавших деньги, и вообще определить с кого сколько
  • Настроить по метаданным сервис рассылки уведомлений, чтобы оповестить НЕсдавших деньги  "Привет Вася Пупкин сдай наконец бабосики и не жмись" :)
  • Разработать "математику", чтобы включить "счетчик" и насчитать пени злостным неплательщикам :)
Это как то смахивает на мини-проект разработки решения под кодовым названием "Байдарочный сплав". А иначе это просто планарный текст (ну или карточка с приложенным xls) мало чем помогающий и отличающийся от электронной почты и ее "встреч", "заданий", "поручений" и возможностей создать общую папку "Сплава 2010" (с определение доступов к ней)
Вячеслав Лазарев 30 сентября 2010 г. 18:30  
через workflow в компании решаются нерабочие задачи
workflow подразумевает некую модель бизнес-процесса или как минимум бизнес-правила, а "нерабочие задачи" - это как правило что-то хаотичное, например переписка между сотрудниками, в переписку могут включаться все больше и больше людей и никакого порядка тут нет :)
Евгений Кочуров 30 сентября 2010 г. 19:00  
Это как то смахивает на мини-проект разработки решения под кодовым названием "Байдарочный сплав". А иначе это просто планарный текст (ну или карточка с приложенным xls) мало чем помогающий и отличающийся от электронной почты и ее "встреч", "заданий", "поручений" и возможностей создать общую папку "Сплава 2010" (с определение доступов к ней)
Я же так и сказал - список в Excel. Так что не понятно - откуда проект разработки взялся? :) А от почты оно отличается - в деталях, в мелочах, но отличается. Папку не надо создавать, права автоматически выдадутся всем, кому документ разослали, и т.д. Вроде бы мелочи, но из них-то удоство работы и складывается.
 
workflow подразумевает некую модель бизнес-процесса или как минимум бизнес-правила
Можно, конечно, пофилосовствовать, и сказать, что если мы механизм workflow задействовали не по назначению, то это уже никакой не workflow :) Но суть от этого не изменится: если уведомления и контроль исполнения в СЭД сделаны удобно, то они удобны и для рабочих процессов, и для нерабочих.
Наталья Храмцовская 02 октября 2010 г. 11:55  

Компания в ответе за всю информацию, что хранится в её СЭД. Так что прежде чем разрешать сотрудникам использовать СЭД в личных целях, стоит оценить риски, например, штрафов за хранение нелицензионного контента (а может попасться кое-что и похуже!)  :)  А уж если сотрудник с хорошим чувством юмора напишет куда следует о том, что компания, не имея должным образом оформленного согласия, ведёт обработку его драгоценнейших персональных данных... :))

Сейчас обсуждают
Больше комментариев