Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Юмор и интересные факты

Как хранить документы в архиве?

  4 комментариев Добавить в закладки

 

Архив документов.В региональных новостях показали довольно любопытный сюжет про государственный архив. В частности, там зашла речь о реставрации документов. Оказалось, что совсем старые документы (написанные еще чернилами от руки) сохраняются неплохо. А документы, распечатанные первыми принтерами, довольно быстро приходят в негодность и подлежат реставрации. Если еще вспомнить клинописные глиняные таблички, то можно прийти к довольно парадоксальному выводу: чем более древний способ применяется для записи документа, тем он надежнее :-)

А что происходит с документами электронными? Ситуация еще более интересная. Электронные документы могут оказаться совершенно недоступными просто из-за отсутствия возможности считать носитель (где сейчас можно прочитать 5-дюймовые дискеты?).

Архив имеет возможность регулярно обновлять базу носителей или предоставлять электронные средства коммуникации (сеть)? Это, конечно, хорошо. Но есть ли уверенность, что через 50 лет будет техническая возможность прочитать документы в форматах Лексикон для Windows или WordPerfect?..

Таким образом, электронный документооборот требует переосмысления подходов и при создании архивов.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Максим Галимов 20 мая 2008 г. 21:58  

Но есть ли уверенность, что через 50 лет будет техническая возможность прочитать документы в форматах Лексикон для Windows или WordPerfect?..

Скорее всего, не удастся их прочитать. Поэтому стоит задуматься о переводе в стандартизованный открытый и хорошо описанный формат долгосрочного хранения, например, PDF/A.

Наталья Храмцовская 23 мая 2008 г. 13:17  

Я бы разделила проблему на две части. Просто сохранить информацию не так уж сложно, если только заниматься этим регулярно. У меня, например, есть на компьютере файлы, созданные в начале 80-х годов (естественно, не раз преобразованные). Опыт переноса информации из системы в систему, из формата в формат как в мире, так и в нашей стране накоплен немалый.

Куда более сложная, и до конца пока еще не решенная задача - сохранить информацию так, чтобы нельзя было оспорить ее целостность и аутентичность (т.е. сохранить как юридически значимый документ, который можно использовать в качестве доказательства). Кроме того, потребуется не просто прочитать файл в старинном формате, но и иметь возможность доказать, что он прочитан правильно.

Дмитрий Тарасов 05 июня 2008 г. 14:00  
Вполне может возникнуть ситуация, что лет через 50-100 просто не будет технической возможности считать документы с конкретного типа современных носителей. Да и срок службы современных носителей значительно уступает клинописным глиняным табличкам. Каждый раз с появлением новых технологий перегонять документы с одного типа носителей на другой, процесс довольно утомительный и трудоемкий, в результате запросто можно чего-то пропустить или просто отложить на потом. В итоге до процесса проверки юридической значимости документа дело может даже не дойти. Проблема долгосрочного хранения архивов весьма актуальна и задумываться над ней надо уже сейчас.
Наталья Храмцовская 12 июня 2008 г. 01:38  

Дмитрий, Вы оптимист! О 50-100 годах и речи не идет, - хорошо, если носители есть возможность прочитать хотя бы через 10 лет.

А проблемой долгосрочного хранения архивов сейчас очень многие специалисты занимаются. Сейчас это, например, колоссальная проблема в науке, поскольку электронных данных создается всё больше (неизмеримо больше, чем в делопроизводстве), многие из этих данных уникальны... Принято уже несколько международных стандартов, наиболее важным из которых является стандарт ISO 14721:2003 - Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) (см. http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf )

Сейчас обсуждают
Больше комментариев