Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Другие бизнес-решения

Как навести порядок на столе

  9 комментариев Добавить в закладки

Читая статью «Как российские компании борются за то, чтобы сотрудники содержали рабочие места в образцовом порядке» на сайте АксионБКГ от 14-11-2006 http://www.aksionbkg.com/library/112?i_9432=64851 в очередной раз убеждаешься, что решать бизнес-проблему можно как с помощью автоматизации так и без нее.

Но каким трудоемким и примитивным кажется порой неавтоматизированный вариант! Конечно, убирать документы в шкаф по местам – привычка хорошая, но насколько удобнее, когда документы всегда на месте (в электронной папке) и никогда оттуда не убираются, даже на период работы с ними. А уж выброшенная бумага точно говорит о том, на сколько можно было снизить затраты, если бы эти документы вообще не печатались.

В предложенных данной статьей методах, безусловно есть определенный эффект, но так и хочется сказать: не изобретайте велосипед – внедрите систему электронного документооборота. Затраты на наведение порядка организационными мерами оказались по срокам (с апреля по ноябрь) и трудоемкости близки к затратам на внедрение системы ЭДО. К тому же наведенный один раз организационными мерами порядок в бумажных документах придется наводить еще не раз, а переведенные в электронный вид документы уже на столах не появятся. И сотрудники не то что столами, офисами смогут легко меняться, не потеряв ни одного документа. А игрушки и фотографии на пустых столах – может это не так и плохо...

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Максим Галимов 15 ноября 2006 г. 14:59  
Тем не менее, пока есть бумаги, нужно держать их в порядке. Это я глядя на свой стол говорю.
Дмитрий Коротаев 16 ноября 2006 г. 10:48  
Раньше, когда был моложе, не понимал, почему другие, более "взрослые и умные дяди" постоянно пользуются разнообразными бумажками. Есть же компьютер и электронные документы =) А стал старше - понял, что несмотря ни на какие технологии, с бумагой работать удобней и быстрей. Поэтому вопрос, как содержать бумаги на столе в порядке для меня начал приобретать актуальность.
Елена Истомина 16 ноября 2006 г. 11:11  
Вы просто работаете в организации, где очень сильно документооборот автоматизирован, поэтому просто не предствляете что значит "работать с бумагой". А теперь представьте, что все инструкции, договора, вопросы от подчиненных, задания от руководителя и т.п. лежат на вашем столе в виде отдельных документов. Ну как, представили? Я - с трудом :). А судя по описанию методов наведения порядка речь в статье шла не об аккуратных стопочках из 2-3х рабочих документов.
Павел Овчинников 16 ноября 2006 г. 17:51  
Бумаги все равно нас не покинут ни в обозримом, ни в далеком будущем. И жить с ними хочешь - не хочешь надо уметь:)
Артем Старыгин 17 ноября 2006 г. 09:49  
Цитата из статьи: “Вместе с переездом в новый офис в конце 2004 г. в ... в Москве изменились и внутренние правила работы ее сотрудников, — рассказывает ..., генеральный директор .... — Теперь у подавляющего числа сотрудников нет своего постоянного рабочего места. Это означает, что личные вещи и необходимые для работы документы хранятся в индивидуальных шкафах, а после прихода в офис сотрудник может занять любое рабочее место. По завершении работы рабочее место должно остаться чистым и все вещи убраны обратно”. Как молодой папаша, ответственно заявляю, такой же порядок в яслях и детских садах. Даже в школе уже есть более менее постоянная парта, за которой сидит ребенок. Помоему бред полный, интересно сам этот генеральный директор тоже не имеет постоянного рабочего места и оставляет вещи в шкафчике? :)
Максим Галимов 17 ноября 2006 г. 12:58  
У бумаги есть одно преимущество - ее можно держать в руках (и, соответственно, мять, чиркать, жечь и бросать в корзину). На этом преимущества заканчиваются. Да и это преимущество где-то из области психологии (подержал - значит мое). Главный недостаток - когда бумаги много, с ней трудно работать (ах, как иногда не хватает Ctrl+F при чтении книги, чтобы найти нужное место!). Оттого и возникают всякие способы упорядочивания рабочего места. Нельзя сказать, что они не имеют смысла - бумажки все равно будут еще долгое время. Но и ставить их во главу угла работы компании без пересмотра основной идеи работы с документами - перевода их в электронный вид - несерьезно.
Антон ИСУПОВ 17 января 2007 г. 16:54  
Ох уж этот русский радикализм, это вечное метание из стороны в сторону, развешивание ярлыков: бумажный документооборот плохо, электронный - хорошо! Тема-то какая? "Как навести порядок на столе"! Судя по высказываниям, аккуратно разложенные и сторого каталогизированые документы на столе это плохо, а вот спонтанно сваленные в папке ссылки на документы это просто превосходно. Неряха, он останется неряхой и не важно в электронном виде или в бумажном. Хороший индеей - мертвый индеец. Т.е. абсолютный порядок - это чистый стол??? Тут можно дальше рассуждать, что порядок - это порядок вещей, т.е. для порядка нужны вещи, если же их нет, то о каком порядке идет речь и т.д. Сбалансированность нужна, сбалансированность ...
Елена Соколова 11 февраля 2007 г. 03:34  

А мне кажется, мы говорим о несколько разных вещах. Избавляться от бумаги не имеет смысла, но должна быть КУЛЬТУРА документооборота. На это, как мне показалось, и хотел указать нам автор данной статьи.

К сожалению, у многих компаний именно с этим проблемы. Ведь вопрос не в том, что документы, с грифом "конфиденциально" не сложены в отдельную стопочку, а в том, что исполнитель не осознает ценности этого документа, поэтому и возникают подобные ситуации.

Но меня искренне удивило замечание о том, что некоторым необходим хаос для продуктивной работы... Интересно, такой человек пробовал хотя бы раз организовать свою документацию таким образом, чтобы найти документ сразу, исключить возможность его безвозвратной утери и т.д.? Хотя, быть может, речь идет о художниках, поэтах, писателях и т.п. ...

Виктор Золотов 09 августа 2007 г. 12:23  

to Артем Старыгин относительно организации рабочего пространства. Не соглашусь - фри спейс это правильно. Так работает моя компания. Во еще IBM например так же... Есть конечно Бэк офис - ему надо дать столик и стульчик. А вот все остальным нафиг не надо. И дешевле и народ активнее. А про Генерала... у меня в Питере кабинет даже есть, а вот в Москве и Челябе даже места постоянного нет. Оно и не надо - с коллективом как то демократичнее. И не надо Артем, Генерала воспринимать как супер-пупер человека. Он такой же сотрудник. А то региональное мещанство и идолопоклонничество это совсем не комильфо...

 
Сейчас обсуждают
Больше комментариев