Как подружить человека с ECM, или механизмы легкого взаимодействия со сложными системами

Мы уже привыкли к интерактивным системам, умеющим «думать», отвечать на действия пользователя и предугадывать его желания. Подсказки с полезной информацией, встроенное обучение перед началом работы пользователя, выполнение множества операций в одно касание экрана – все это облегчает как знакомство с новым приложением, так и дальнейшую работу с ним.

Почему бы не сделать ECM-систему такой же простой в освоении и использовании?

Стремясь сделать сложную программу другом человека, можно обратиться к таким направлениям, как социализация и игрофикация. Воплощение принципов этих двух концепций в ECM-системе позволят пользователям вести с ней диалог, получать отклик на свои действия в виде подсказок, наград или баллов. Таким образом стирается психологический барьер и страх перед использованием нового приложения.

Рассмотрим инструменты, применение которых реализует принципы социализации и игрофикации.

Социализация ECM-системы направлена на построение диалога с пользователем. Это могут быть всплывающие подсказки к объектам системы, встроенные видеоролики с интерактивным обучением, возникающие при различных действиях пользователя, интеграция с коммуникационными приложениями, корпоративными порталами или соцсетями. Все это – шаг в сторону общения, как пользователя с программой, так и межличностного общения в целом.

Отслеживать взаимодействие пользователя с программой, как качественно, так и количественно ECM-система позволяет. Именно поэтому ее можно использовать в качестве платформы для игрофикации работы сотрудников. В легкой игровой форме изучать новую систему гораздо приятнее, чем с неохотой выполнять непонятные действия, потому что «заставили». Программа сама поощряет действия пользователя, как обычные и рутинные, так и правильные, эффективные с точки зрения бизнес-процесса.

Мы решили провести апробацию технического решения по игрофикации ECM-системы в ИТ-компании, где его пользователями стали более 230 человек. После месяца активного участия были получены следующие результаты:

●   87% пользователей назвали решение отличным инструментом для самостоятельного изучения системы;

●   63% участников отметили, что повысили эффективность своей работы, вспомнив и начав применять редко используемые возможности системы;

●   около 70% сотрудников стали уделять большее внимание выполнению заданий в срок, чтению входящих уведомлений, знакомству с текстами вложенных в задачу документов;

●   поощрение сотрудников за выполнение действий, входящих в их ежедневные задачи, оказало положительное влияние – более половины участников признались, что «неожиданные» награды за их обычную работу мотивируют и улучшают настроение.

Заметьте, социализация и игрофикация ориентированы на конечных пользователей системы, которые ежедневно находятся в тесном взаимодействии с многообразием ее элементов и перегруженным функционалом. А именно через заинтересованность конечных пользователей достигается главная цель – успешное внедрение ECM-системы и ее эффективная эксплуатация. Будьте смелыми во внедрении новых технологий и повышайте эффективность вашего бизнеса!

А подробнее о нашем опыте я расскажу на докладе конференции DOCFLOW уже в ближайший вторник.