Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Как проще подписать документ

  4 комментариев Добавить в закладки

Часто и много подписывать документы приходится людям с высокими должностями, а потому занятым. При этом в силу различных причин (возраст, глобальность мышления и т.д.) такие люди не всегда хорошо владеют компьютерами. Опять же в силу ряда причин, таких как требования законодательства, полностью отказаться от бумаг не всегда возможно.

Вот и приходится руководителям постоянно синхронизировать свои действия между бумажным и электронным документооборотами на своем предприятии: «подписал бумажку, не забудь подписать ее электронную версию».

А для того, чтоб подписать электронный документ, его нужно найти, выбрать нужную версию, желательно сверить ее с бумажным вариантом и подписать. Потому часто эти обязанности возлагаются на электронную тень директора, т.е. на секретаря.

Нельзя назвать это идеальным выходом из положения и производители электронных устройств считают также. А потому на рынке появляются все более совершенные устройства, позволяющие генерировать цифровую подпись из телодвижений, привычных при работе с бумагой. Одним из таких устройств стала новинка от Wacom. Без сомнения, устройство нужное и полезное, однако и оно требует от человека дублирования своих действий – документ нужно подписать и на бумаге и на планшете.

А хочется развить эту идею. Устройство должно представлять собой прозрачную пленку (планшет, электронный стол) формата А4 или больше. В этом случае, подложив пленку под документ, можно просто ставить подпись на бумаге и одновременно эти же движения будут считываться умной пленкой. Ну а если не нужно подписывать бумажный документ, то можно взять ручку-стилус и расписаться на пленке. По-моему было бы хорошо и выглядит вполне реализуемо.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Баранов Денис 08 мая 2007 г. 08:16  

Предлагаемая автором сенсорная пленка вещь, безусловно, интересная. Однако, применимость ее именно для целей ЭЦП вызывает сомнения. Возьмем руководителя, который мало знаком с компьютером и установка ЭЦП на документ в какой-либо СЭД вызывает у него затруднения. Маловероятно, что он будет использовать для этого, кроме непонятного ему компьютера, еще и дополнительный инструмент, за работоспособностью которого также нужно следить. Ведь от компьютера и от СЭД он в данном случае все равно отказаться не сможет - получится абсолютно то же самое, только вместо нажатия пары-тройки кнопок в пользовательском интерфейсе он будет иметь дело с сенсорной панелью. Кнопки все-же проще, на мой взгляд.

Подобное устройство может заинтересовать, скорее, не тех руководителей, которые мало знакомы с цифровой техникой, а наоборот - тех, кто получает удовольствие от использования разнообразных технологических новинок. Игрушка, не более.

Сергей Бушмелев 10 мая 2007 г. 08:36  

Кроме Wacom, подобные устройства выпускает Interlink, достаточно широкую гамму.. Также можно упомянуть "цифровые ручки", выпускаемые Pegasus и Nokia (модель SU-1B).

Все эти "гаджеты" уже достаточно широко используются в электронном документообороте. Планшеты, например, служат для ввода графического образа подписи в систему, где он хранится вместе с ЭЦП, а при подписании документа появляется, в виде рисунка в тексте документа. Это делает заверенный ЭЦП документ максимально похожим на подписанный собственноручно.

Кроме того, на базе ручки Pegasus предлагается решение для точки продаж. Эта цифровая штуковина пишет чернилами, но позволяет сохранить в памяти до 50 страниц рукописного текста. При подписании бумажного документа происходит также и сохранение подписей сторон в памяти ручки,  далее "электронные подписи" могут быть добавлены к подписываемому электронному документу. Клиент получает на руки бумажный документ с живыми подписями, а компания - экономию на бумаге и на транспортировке подписанных бумажных договоров из точек продаж в центральный офис.

К сожалению, в России закон об ЭЦП не столь технически нейтрален, как в Европе и США, и "полноценной" электронной цифровой подписью признается только подпись, полученная при использовании технологии PKI (Public Key Infrastructure), на прочие аналоги собственноручной подписи закон не распространяется (ст.1 п.2 Закона об электронной цифровой подписи).

Антон ИСУПОВ 23 мая 2007 г. 13:36  
Как мне кажется, проблема ДАЛЕКО не в том КАК подписать электронный документ, а в том как подписать ТОТ самый электронный документ. Процесс подписания документа состояит собственно из ознакомления с текстом документа, ознакомлением со списком визирующих и их замечаниями, принятие решения и, собственно, выполнение механической операции подписания. И не важно электронный это документ или бумажный операция постановки подписи достаточно проста, даже ЭЦП для слабо подготовленного руководителя. Проблема рождается на этапе синхронизации электронного и бумажного документа (его текста), т.е. а тот ли это бумажный/электронный документ, который я уже подписал электронно/на бумаге? И именно поэтому возникает нежелание руководителей работать с электронными документами. Если бумажный документ ложится на стол в единственной окончательной версии, то с электронным приходится разбираться: какую версию подписать, совпадают ли тексты бумажного документа и версии электронного. Особенно актуально это становится если в процессе согласования было порождено много версий электронного документа и ответственный за согласование никоим образом не отработал стадии жизненнго цикла версий эл. документа, например, все они в разработке. В итоге руководитель играет в "угадайку" или "сыщика" просматривая и отыскивая окончательные версии электронного документа и тратя на это время. Поэтому думать надо не как подписать документ, а как максимально упростить процесс сравнения (однозначности, одинаковости, совпадения) текстов электронного и бумажного документов.
Дамир Галимов 23 мая 2007 г. 15:32  

Очень ценное замечание, но оно относится уже к бизнес-логике процесса подписания. На эту тему можно подискутировать и даже очень интересно. Например, как проверить, что многостраничный бумажный документ, который принесли на подпись, с точностью до символа совпадает с его электронным аналогом? Вдруг недобросовестные сотрудники слегка подправили бумажку? И подобных вопросов много.

Здесь же речь шла чисто о технических интересных устройствах (или как это сейчас принято называть "гаджетах")

Сейчас обсуждают
Больше комментариев