Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Как упростить работу с перепиской и обновление адрессного классификатора?

  0 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: В нашей организации переписка занимает огромную часть. Но мы постоянно сталкиваемся с тем, что письма не доходят, так как адреса меняются, а мы базу обновить не успели. Или, например, обновили, но не всю. Хотелось бы максимально упростить эту работу. Возможно ли?

 

Если исходящих писем много, например, как у некоторых наших заказчиков – до 2000 исходящих документов в день, то гарантированная доставка писем может стать сложно решаемой проблемой. Ситуацию усложняют случаи редкой переписки с адресатом, то есть когда актуализация информации со стороны адресата происходит задолго до отправки ему исходящего документа.

Вопрос актуализации адресной информации можно решить, как организационно, так и с использованием средств автоматизации. Но в любом случае необходима реализация архитектурно корректного решения – правильно хранить адресную информацию в едином мастер-справочнике и использовать ее при отправке писем.

Наиболее оптимальный для пользователей вариант, но достаточно сложный в реализации – автоматически обновлять информацию при отправке письма с использованием интеграции с государственными облачными сервисами ФИАС (Федеральная информационная адресная система) и ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), либо их аналогами. В этом случае на этапе отправки документа можно автоматически проверять корректность адреса. При этом система будет в базе ЕГРЮЛ искать компанию с соответствующим наименованием и/или ИНН и при необходимости обновлять адресную информацию (чаще всего будет использоваться юридический адрес организации).

Если решать вопрос без интеграции с адресными справочниками, то можно ввести ряд организационно-технических мер. Для этого выделить одного или группу ответственных, которые обеспечивают актуальность адресной информации. Снизить объем нагрузки на этих ответственных можно простой доработкой в системе электронного документооборота – при отправке письма проверять дату последнего обновления адресной информации организации-адресата. Если информация давно не обновлялась, то отправлять дополнительное задание на проверку корректности адреса.

Выбор варианта решения вопроса зависит от объема исходящих писем и технических возможностей интеграции системы электронного документооборота. Наиболее прогрессивным методом для исключения потерь внешней переписки является переход на обмен электронными документами с контрагентами, который будет юридически легитимным.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев