Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Как защитить отдельные части документов от редактирования 

Евгений Обозный18 февраля 2011 г. 12:07

В предлагаемой статье приведен обзор нескольких способов защиты части офисных документов от редактирования.

Данная возможность является востребованной у пользователей, о чем говорит большое количество соответствующих вопросов. И это совершенно справедливо, ведь возможность защиты части документа позволяет упростить подготовку документов, снизить трудоемкость на стадии их проверки и минимизировать риск допущения ошибок.

На самом деле, решение данной задачи находится не на уровне системы документооборота (обычно СЭД данным функционалом не располагают), а на уровне самого документа, точнее его формата.  Итак, рассмотрим несколько способов.

Способ 1. Изобразительный

Просто вставляем абзацы текста, которые должны быть неизменными в виде изображения.

Минусы такого способа:

●   Отсутствие реальной защиты содержимого от умышленного редактирования, так как рисунок можно достаточно легко подменить.

●   Трудоемкое поддержание актуальности шаблонов документов.

●   Ущерб гибкости форматирования текста.

Способ 2. Табличный

Данный способ предполагает создание шаблонов документов в формате Excel, который, как известно, позволяет защитить лист от изменений с возможностью редактирования отдельных ячеек.

Преимуществом этого способа является реальная защита от изменения защищенных ячеек. При этом существует возможность более-менее гибко разграничивать права на действия с диапазонами ячеек для разных пользователей и групп.

Минусами этого способа является непривычность работы с большими текстовыми документами в формате Excel и отсутствие функционала MS Word для редактирования и рецензирования текста.

Таким образом, этот способ удобно использовать для подготовки шаблонов структурированных документов, представляющих собой таблицы или списки.

Способ 3. Практичный

Самым удобным и практичным способом, на мой взгляд, является использование встроенной в MS Word опции защиты документов. Последние версии MS Office (2003, XP, 2007, 2010) позволяют назначать ограничения на редактирование документа. При этом ограничения можно задавать отдельно пользователю или группе. 

Включением защиты документа можно:

  1. Ограничить форматирование документа только списком разрешенных стилей.
  2. Ограничить редактирование документа только:

●   Внесением исправлений. При этом все изменения, вносимые в документ, будут отражаться как исправления без возможности принять их.

●   Внесением примечаний. Сам текст при этом изменить нельзя.

●   Вводом данных в поля форм. Что предусматривает добавление в шаблон документа соответствующих форм.

●   Только чтением. При этом можно указать исключения для отдельных частей документа и пользователей. 

Возможность включения\отключения защиты документа можно ограничить при помощи пароля.

Таким образом, используя защиту документа можно создать в СЭД шаблон документа в формате MS Word и назначить пользователям или группам индивидуальные права на редактирование отдельных частей документов. Либо вообще ограничиться только возможностью добавления комментариев.

Порядок настройки защиты документов немного отличается в разных версиях MS Office, поэтому не буду расписывать его детально, а предложу Вам, дорогие читатели, воспользоваться встроенной справкой.

Так же, буду признателен, если вы поделитесь своим опытом в настройке защиты частей документов.

Оригинал опубликован на DIRECTU Club.


Тип: Записи блогов

 (3,50 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр