Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Какое место находимость данных занимает в требованиях к решениям в рамках проектов СЭД

  0 комментариев Добавить в закладки

Проект DOCFLOW выпустил обзор, посвященный актуальным запросам в области «находимости» данных. Возможность быстро находить нужную информацию является важным фактором успеха любого бизнеса, а также одной из ключевых задач при внедрении ECM-системы или системы электронного документооборота.

Согласно исследованию DOCFLOW 2013, наиболее частой сложностью в управлении данными является именно поиск нужной информации и документов. По данным IDC, сотрудники в среднем тратят 9,5 часов в неделю на поиск информации.

Какое место находимость данных занимает в требованиях к решениям в рамках проектов СЭД?

Принимая во внимание запросы крупных заказчиков, можно выделить несколько потребностей, касающихся облегчения поиска.

Стандартных возможностей поиска порой не хватает, когда ECM-система разрастается настолько, что охватывает десятки удаленных филиалов или иных крупных структурных единиц, являющихся по факту самостоятельными (к примеру, органы управления в структуре Правительства). Представители разных независимых подразделений заносят в систему контент, который может пересекаться и даже дублироваться. Часто права доступа к документу выдаются всем пользователям. В этом случае в результатах поиска, проведенного конкретным пользователем, оказывается избыточное количество документов, релевантных запросу, но в большинстве вообще ему не нужных, занесенных в систему представителями чужих подразделений. Поэтому заказчики хотят, чтобы ECM-система, выдавая поисковые результаты, учитывала «релевантность по подразделениям».

Руководство крупных компаний имеет запросы, касающиеся поиска документов по реквизитам и содержимому, но одновременно с привязкой к workflow-данным. К примеру, у топ-менеджера может возникнуть потребность найти все документы, которые ему присылались на подписание в рамках работы по отдельному проекту. Логичней всего организовать поиск с привязкой к конкретным бизнес-процессам (задачам, поручениям, заданиям и т.п.). Реализовать это можно, учитывая во время поиска не только данные, касающиеся непосредственно документов, но и данные, относящиеся непосредственно к workflow.

Какие проблемы с поиском данных в компаниях отмечают сегодня ваши клиенты? Какие требования к поиску данных в системах управления корпоративным контентом предъявляют заказчики сегодня?

Есть сложности в сужении выдачи при наличии множества результатов, в поиске документов, название которых по тем или иным причинам не известны или забыты. Причинами могут являться дублирование контента, неуникальность названий (и прочих реквизитов), переименование документов одними пользователями без уведомления об этом других, и в целом, не развитая культура работы с корпоративным контентом.

Такие сложности зачастую преодолеваются простым обучением сотрудников правильному занесению данных в систему, а также всем возможностям поиска. Практика показывает, что далеко не все возможности используются даже продвинутыми пользователями.

В новой версии DIRECTUM 5.0 появится ряд фишек, которые облегчат поиск. Во-первых, мы развиваем систему без обучения, поэтому пользователи смогут пользоваться видео-инструкциями, чтобы верно заносить документы в ECM-систему и искать их. Во-вторых, непосредственно в окне результатов поиска будет доступен предпросмотр, что упростит выбор нужного документа при избыточных результатах.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев