Финансовые и коммерческие отделы, согласно данным
исследования, – лидеры по востребованности "безбумажного офиса" на
предприятиях США. Однако представители отечественного рынка не согласны с таким
утверждением и по просьбе CNews провели параллели с сегодняшним положением
вещей в России.
По данным исследования IntelliChief, ведущего провайдера решений в области
безбумажного документооборота для IBM i, финансовые и коммерческие отделы
входят в список лидеров по востребованности и по внедрениям "безбумажного
офиса" по причине преобладания большого объема бумажных документов (счетов
и т.п.). Следующими по востребованности таких решений в компаниях являются
отделы кадров и ИТ-департаменты. Российские игроки рынка СЭД с удивлением
восприняли результаты исследования IntelliChief и по просьбе CNews провели
параллели с сегодняшним положением вещей в России.
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в компании Terralink,
соглашается с тем, что задачи автоматизация обработки счетов поставщиков и
исходящих счетов - это наиболее востребованные области автоматизации
управления документами в крупной географически распределенной компании, так как
это именно те области, автоматизация которых приносит наибольший экономический
эффект и характеризуется минимальными сроками окупаемости. "В России
долгое время складывалась прямо противоположная ситуация. В качестве
первоочередной задачи рассматривалась только задача управления
организационно-распорядительными документами. Под словом
"документооборот" понималась только задача контроля исполнения
распоряжений руководства и учета корреспонденции, что было связано с
административным характером управления обществом, объясняет он. - В настоящее
время ситуация в России меняется, все больше компаний начинают автоматизацию
управления контентом именно с автоматизации управления финансовыми,
производственными, техническими документами, то есть, начинают с управления
документами, которые непосредственно связаны с основным бизнесом
компании". Эксперт также указывает, что указанный состав задач и порядок
их внедрения весьма характерен для новой продуктовой линейки SAP, относящейся к
области ECM.
Алексей Рождественский, консультант отдела консалтинга компании
"ДоксВижн", считает, что данный в опросе ответ вполне предсказуем для
западного рынка, но при этом он неадекватен для отечественной индустрии, так
как задачи систем управления документами (СЭД) существенно отличаются, приводя
в качестве объяснения схожую с высказываниями Бейдера систему аргументации.
"СЭД пока еще наиболее востребована в службах, организующих процессы ДОУ в
компаниях и архивных службах, и, только во вторую очередь (после внедрения
задач, связанных с ДОУ и КИД (контролем исполнительской дисциплины), речь
заходит об автоматизации других процессов обработки документов, в частности
процессов финансового контура", - говорит он.
Г-н Рождественский предлагает разделить задачу делопроизводства (ДОУ) и
задачу автоматизации других процессов, включающих контур работы с документами.
По его словам, задача ДОУ покрывает, как правило, всю компанию (все сотрудники
участвуют в контурах КИД), автоматизация данного процесса обычно начинается в
специализированных службах (например, в канцелярии), но постепенно захватывает
все больше и больше участников; специализированные же процессы зачастую могут
быть успешно внедрены лишь в определенных подразделениях. К тому же, отмечает
эксперт, существуют компании, в которых доля ДОУ очень несущественна (например,
компании с западной традицией управления), поэтому существуют различные подходы
к внедрению комплексной СЭД в организации, но, в любом случае, он рекомендует
поэтапное внедрение СЭД, которое позволит, во-первых, лучше контролировать
процесс внедрения, во-вторых, даст возможность постепенно вовлекать сотрудников
различных отделов организации к работе в СЭД.
Павел Житнюк, эксперт-аналитик "Корус Консалтинг", соглашается с
мнениями коллег на рынке, отмечая, что сегодняшняя тенденция развития СЭД
такова, что в обозримом будущем задачи финансового и бухгалтерского
документооборота будут решаться внешними провайдерами таких сервисов. Это
касается обеспечения глобального обмена документами, потокового сканирования и
хранения документов, предоставления отчетности и этот рынок, по его словам,
очень активно развивается.
Елена Иванова, руководитель отдела маркетинга компании ЭОС, удивлена
схожестью результатов опроса заказчиков из США и России, но не видит в тренде
автоматизации работы финотдела и бухгалтерии ничего особенного.
"Традиционно наибольшее количество документов и бумаг сосредоточено именно
в финансовой сфере. В России однако же есть еще одна сфера, которая требует
автоматизации и коммерческие компании зачастую как раз и начинают внедрение
ECM-систем именно с нее - это работа с договорами, согласование договоров и все
что с этим связано", - говорит она, выражая недоумение тому, что в опросе
не фигурировала тема собственно хранения большого количества накопившихся
электронных документов, который стал явным трендом в России.
Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum, отмечает, что между тем, что называется
"безбумажный офис" и тем, что автоматизируется СЭД, существует
разница и в исследовании речь идет о первичных бухгалтерских документах и в
случае перевода их полностью в электронный вид, задача по хранению электронных
документов уже ляжет на плечи ИТ-службы. "Экономию на бумаге, картриджах и
почтовой пересылке очень просто посчитать, гораздо проще, чем стоимость
хранения электронных документов и возросшие риски. Большинство неспециалистов
всерьез полагают, что стоимость хранения электронных документов равна
нулю", - говорит он, не считая российских заказчиков исключением из
правила.
Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании
"ИнтерТраст" по развитию бизнеса, придерживается схожего мнения,
полагая, что разделение потоков документооборота в компаниях возможно не
только в финансовом отделе, но и в службе поддержки клиентов, управления
персоналом, юридическом департаменте, поэтому, наряду с общим
документооборотом, в котором они участвуют по единым для всей организации
правилам, они могут иметь собственные EDM-решения, ориентированные на поддержку
своих изолированных процессов. По его мнению, для России характерно
первоначальное обустройство общего документооборота и подключение служб
документационного обеспечения с последующим подключением подразделений с
наиболее плотными и сложными документопотоками сначала в рамках общего
документооборота, а затем собственных процессов.
Наталья Львова, руководитель проекта DOCFLOW, говоря о СЭД как о
технологиях, способствующих обеспечению более высокого уровня контроля
информации, то и в России, в первую очередь, в таких системах нуждаются
финансовый и юридический отделы компаний, потому что эффективность работы
отдела до и после внедрения таких систем можно посчитать. По данным
исследований, проводимых в России проектом DOCFLOW, можно отметить, что
автоматизация финансовой и юридической деятельности компаний чаще реализована
лучше других проектов по электронному документообороту и самый высокий уровень
контроля обеспечен для бизнес-значимых, "официальных" документов
(Records Management), однако если говорить о других технологиях управления
корпоративным контентом, то вовлеченность других подразделений в компаниях
также очень высока. "На сегодняшний день российские специалисты выделяют
среди проблем в управлении данными, которые чаще всего встречаются в
организации – сложности с поиском информации и документов и
неопределенность бизнес-процессов, а основным фактором развития бизнеса,
который влияет на выбор технологий управления документооборотом – создание
эффективной для управления инфраструктуры", - заключает она.
В целом опрос CNews показал, что компании-игроки российского рынка проводят
параллели развития отрасли с США, но при этом отмечают неразвитость
классического в мировом масштабе понимания задач СЭД.