Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Другие бизнес-решения

Кейс. «Хочу, чтобы календарь был прямо в ECM-системе»

  7 комментариев Добавить в закладки

http://static.popret.ru/images/img.php?w=240&h=200&b=1&l=%2Fstore%2Fflogo%2Ffirm_logo-121212060435-88530806.jpgПродолжение серии Искусство тайм-менеджмента в ECM. Задачи и/или календари.

Эта «хотелка» третьего заказчика на первый взгляд показалась вполне вразумительной. Действительно, если задачи приходят в ECM-систему, то в ней же логично видеть их виде календаря. Другой вопрос – что они на самом деле ожидают от календаря, и как это связано с ECM.

Плюсы планирования задач в календаре ECM-системы

1. Пользователь видит единое окно, без надобности переключаться между разными программами.

Хотя мое мнение, с вашего позволения, это удобство только кажущееся. Дело в том, что уровень интеграции программных продуктов развивается бешенными темпами и вызвать одну программу из другой, для выполнения определенных операций, давно не является проблемой.

2. Экономия на ПО и услугах поддержки.

С другой стороны приложения для планирования часто встроены в офисное ПО, которое стоит у сотрудника по умолчанию, либо он использует бесплатные приложения. Так что аргумент тоже слабый.

 

Минусы планирования задач в календаре ECM-системы

1.     В первую очередь – ограниченный функционал и гибкость планирования времени.

Для начала вспомним, что ECM-система по определению заточена под решение определенных задач, связанных с документами, бизнес-процессами и потоками работ (content management, docflow, workflow), а планирование – это другой класс систем (стратегическое, оперативное, календарное и т.д.).

Расскажу случай из своей практики: потребовалось мне однажды распланировать работу по долгосрочной задаче на несколько дней по паре часов. Во внешнем приложении-календаре это можно было сделать без всяких проблем, а вот внутреннем оказалось проблемой. ECM-cистема, не предоставляла более гибкого функционала под решение задач второстепенных, если бы она «подминала» под себя все возможности, ее стоимость перевалила бы за космос. Наверняка, у вас есть и свои собственные примеры: невозможность выдать права доступа на свой календарь внешним сотрудникам, отсутствие интеграции с гаджетами и другими приложениями, менее удобное планирование и т.д.

2.     Подобный календарь будет закрывать только задачу планирования рабочего времени (бизнес-календарь).

А многие хотят планировать еще и свое личное время. Какие варианты решения здесь есть? Первое – это выгрузка бизнес-календаря и его синхронизация во внешней системе с личным, второе – «тащить» личный в календарь в ECM, т.е. фиксировать в ней какие-то свои личные дела. Второе – точно в корне неправильно, т.е. опять склоняемся к тому, что планирование должно происходить во внешнем календаре и ECM-система должна предусматривать возможность удобной интеграции.

 

3.     Доступ к бизнес-календарю ECM-системы скорее всего будет доступен для просмотра только с рабочего места сотрудника.

Это продолжение п.1. Хотя разработчиком могут быть предусмотрены и web-приложения, и различные мобильные устройства, но все же совершенно не факт, что они будут полнофункциональны в части работы с календарями.

Пример как может быть реализована интеграция

В Задании в СЭД есть кнопка:

При ее нажатии в календаре появляется событие

 

Отмечу, что по этому кейсу, наверное, и нет 100-процентного варианта решения. Многое зависит от функционала конкретных решений, привычек и бизнес-культуры. Но лично я за отдельные внешние приложения-календари, заточенные под оперативное планирование, которые не только позволяют работать с любых устройств, в любом месте и в любое время, объединять несколько календарей, и обладают более широким функционалом.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Андрей Миронов 03 ноября 2016 г. 14:37  

Ждал большего от статьи с таким названием - примеры, скриншоты и пр. Может быть есть реализации интеграции календаря с ECM, где по клику кнопки необходимые задачи из ECM попадают в календарь MS Outlook или что то подобное?

Анастасия Ксеневич 07 ноября 2016 г. 08:55  

Андрей, благодарю за комментарий.

Примеры реализации действительно есть – готовы рассказать о них подробнее. Например, DirectumRX позволяет планировать каждую отдельную задачу. Как это происходит? Исполнитель знакомится с поступившей к нему задачей. Если он понимает, что задача долгосрочная и готов приступить к ее исполнению в определенное время, то в верхнем меню он находит кнопку «Добавить в календарь»:

После чего данные из текущей карточки задания переносятся в событие Outlook в формате, как указано на рисунке ниже. Срок исполнения задачи по умолчанию ставится 30 минут.

Андрей Миронов 07 ноября 2016 г. 17:15  

Всем большое спасибо за ответы! 

Оживили немного статью)

Александр Сидоренков 08 ноября 2016 г. 20:04  

Анастасия, ECM звучит "круче", но это архив. Если говорим о задачах, то здесь скорей наш родной СЭД :)

Какие задачи мы получаем в СЭД - рассмотрение документов, согласование документов и в последнюю очередь так называемые "устные поручения" или еще их называют "инициативные поручения", т.е. задачи не связанные собственно с официальными документами. И что здесь планировать??? Согласование? Или Вы считаете, что руководитель будет планировать рассмотрение каждого из документов? Нет. Он планирует для себя время когда их будет рассматривать в целом, все, если успеет.

Как резюме предлагаю перестать смешивать директивное управление и задачи, связанные с выполнением своей основной производственной деятельности.

Когда мы перестаем это смешивать все встает на свои места. В СЭД (или если Вам угодно ECM) приходят задачи, система мне дает удобную и наглядную картину по ним. А я потом уже, например, в Outlook планирую свою деятельность НЕЗАВИСИМО от СЭД. Т.е. я выделяю время на рассмотрение документов, на их согласование "в общем на все сразу"! Так же там планирую личные задачи и личное время и никакой интеграции, ни каких кнопок для связи этих продуктов не нужно!

Михаил Романов 13 ноября 2016 г. 15:23  
Действительно, если задачи приходят в ECM-систему, то в ней же логично видеть их виде календаря

А можете объяснить - что в этом логичного?

Если мы говорим о календаре типа того, что предоставляет Outlook, то это средства планирования событий - ограниченных интервалов времени, у которых есть время начала и время конца.

Задача же в ECM - это поручение, в лучшем случае. Каким образом она должна быть представлена в календаре??? 

 

Михаил Романов 13 ноября 2016 г. 15:32  
Андрей Миронов 03 ноября 2016 14:37
Может быть есть реализации интеграции календаря с ECM, где по клику кнопки необходимые задачи из ECM попадают в календарь MS Outlook или что то подобное?

Как вы это себе представляете, а главное - зачем?

Смотрите комментарий чуть выше - календарь не предназначен для работы с поручениями/задачами/делами (и т.д. в том же духе). Он нужен для планирования событий и фиксации времени занятости (т.е. времени, в которое вас нельзя или нежелательно отвлекать на другие мероприятия). В большинстве случаев в календарь заносят только события, в которых помимо вас участвует кто-то еще (совещание, встреча) или когда вы эксклюзивно используете какой-то разделяемый ресурс (переговорная комната, например).

Какие именно задачи вы хотите переносить в календарь?

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев