Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Кейс. Контроль исполнения документов - мыслим нестандартно.

  9 комментариев Добавить в закладки

Недавно, на сайте sekretary.net  я обнаружила интересное предложение одного секретаря-референта  для контроля поручения использовать стенд, который бы постоянно напоминал сотрудникам о сроках исполнения документов в виде доски с объявлениями, на которой менять информацию.

Стенд AgileЭта идея, по-моему, удивительным образом перекликается с идеями Agile, принципы которого некоторые западные эксперты рассматривают как двигатель развития менеджмента вообще (перевод). Но в то же время область управления документами у нас достаточно традиционна и связана с устоями ГСДОУ, а тем более такая сфера как исполнительская дисциплина. Кроме того, это интересный вариант повышения эффективности без СЭД. Поэтому будет интересно узнать мнение нашего сообщества по этому поводу. Ниже приведу некоторые мнения по поводу этой идеи.

Надежда, эксперт форума sekretary.net

Я думаю, это возможно.

●   Разработайте форму в виде таблицы:

●   Срок исполнения. Если есть цветной принтер, выделять Красным истекшие сроки, Зеленым - сегодняшние. Желтым - те, у которых подходит срок исполнения. Думаю, можно за 1-2 дня до окончания срока исполнения вносить задачу в таблицу.

●   Исполнитель

●   Задача (тут надо подумать, как их формулировать, если не все поручения можно транслировать всем сотрудникам).

●   Основание (протокол, приказ, служебка).

И каждое утро обновляете эту страничку на доске.

Ольга Звонарева, документовед

Честно говоря, ни разу не сталкивалась с подобным стендом. Первую ассоциацию­ с ним вызывает показанный в одном из зарубежных фильмов аналог,  на котором врачи могли наблюдать изменения в оперативной информации.

Думаю, идея интересная и особенно подойдет компаниям с традиционным бумажным документоо­боротом. Стенд, как проект учета оперативности исполнения документов может быть успешным в том случае, если ответственный за учет документов сотрудник канцелярии подойдет к вопросу организова­нно - информация на стенде должна всегда быть наглядной и актуальной. И, разумеется, если этот вопрос найдет отклик поддержки у руководства компании. Сложность - в постоянной динамике прохождения документа. То есть, в оперативном учете и отображении изменений информации.

Как вариант, такие стенды будет целесообразно использовать на еженедельных совещаниях у руководства (в конференц-зале) для отображени­я "успеваемости" исполнения документов. Наглядно и показательно.

Использование стенда на этажах в качестве "доски объявлений", считаю, мало эффективным.

 

Дмитрий Абрамов, руководитель проектов DIRECTUM

Считаю, что это реально, и будет работать, когда много людей в одном месте сосредоточены, будь то проходной зал или OpenSpace.

Это даст возможность лишний раз напомнить о задаче, посмотреть, за что можно взяться, показать свою значимость поручениями, которые видны на доске и т.д... так сказать - мотивационные аспекты.

Если мест, где будут отображаться поручения, будет несколько, и они будут взаимосвязаны (например, поручения выдаются из одного места, а отображаются там, где исполнители, а они, в свою очередь, сидят в разных местах). У того, кто выдает поручения, должны быть все выданные, а у тех, кто исполняет, те, по которым они ответственные. Нужно организовать "правильное" распространение поручений по нужным "доскам" и актуализировать "доску" руководителя.

Узкие места: Как мне кажется, это исполнительская дисциплина. СЭД для этого не нужна. Нужна система управления "досками" )))) или система управления взаимодействием, настроенная для работы с "досками".

           

А что вы думаете о таком способе контроля исполнения документов? Для всех ли компаний это может подойти? В чем риски и узкие места?.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Святослав Шлапаков 20 июня 2012 г. 18:42  

 

Полностью согласен, что идея хорошая, даже наблюдал такую доску в одной из табачной компании. Но при использовании СЭД нет необходимости этой доски.

Максим Смирнов 21 июня 2012 г. 00:56  

Соседи по openspace регулярно грозили нам, что ночью, пока никто не видит, проберутся к доске и поменяют все бумажки местами. В остальном, способ замечательный 

Михаил Романов 21 июня 2012 г. 11:18  
Но при использовании СЭД нет необходимости этой доски
Почему?
Какие СЭД имеют интерфейс напоминающий, например, Kanban-доску? 
Ivan Steblenko 22 июня 2012 г. 09:43  
Но при использовании СЭД нет необходимости этой доски
Предполагаю, что автор хотел сказать, что СЭД способна контролировать сроки работы над документами и какими-то техническими способами доводя эту информацию до конечных пользователей, тех же работников канцелярии.
Вспомнил один проект для крупного заказчика, мы делали как раз аналог такой доски по состоянию работ над документами для руководящего состава (платформа была SP 2007). Так каждая задача имела свою иконку и цвет, сигнализирующий текущее состояние аналогично как в статье.
Святослав Шлапаков 22 июня 2012 г. 12:18  

 

Спасибо, это я имел ввиду. В системе СЭД нет конечно интерфейса доски, но есть инструменты напоминаний по задачам/заданий и те же статусы в виде иконок.

Рустам Сагитдинов 29 июня 2012 г. 12:13  

Такую доску можно реализовать в виде плазмы, с отображением консолидированной информации из СЭД

Елена Питомцева 29 июня 2012 г. 12:24  

Отличная идея! Хотя бумага, на которой можно сразу почиркать иногда бывает удобнее. Ох, скоро я заговорю про "теплый ламповый звук". :)

Андрей Подкин 29 июня 2012 г. 14:07  
Хотя бумага, на которой можно сразу почиркать иногда бывает удобнее.
Тогда надо смотреть в сторону интерактивной доски.
Ольга Звонарева 03 июля 2012 г. 18:59  

Хорошая идея, интересные высказывания, жаль только, что высказавшихся в материале только двое, но  приятно быть одной из них;-)

Мысль о нескольких досках с поручениями, предложенная Д. Абрамовым несколько сложная, но оригинальная. Нестандартная.

Вот какая мысль посетила - там, где для документооборота давным-давно заведен один и тот же порядок, можно применять эту идею со стендами. И чередовать отображаемый на них вид документов. Менять организацию самих стендов. Все это может быть  сложно для восприятия сотрудников. И даже вызывать нарекания в адрес "изобретателей":-) Но зато сама идея, думаю, оживит в некоторых организациях с "застоем" процесс делопроизводства. И сотрудников подвигнет к мобильности восприятия новой информации, новых идей и, конечно же, оперативному решению вопросов.

 

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев