Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Холодное лето 2010 (часть 2)

  8 комментариев Добавить в закладки

Краткое содержание первой части.

Генеральный директор компании по внедрению систем документооборота вместе со своим коллегой Кириллом едут на встречу с Заказчиком. Там они знакомятся с ПМ Аней и другими сотрудниками. В процессе презентации завязываются горячие дебаты, но в итоге все остаются довольными друг другоом. На обратно пути Кирилл случайно замечает бывшего менеджера Василия.

 

 

 Часть 2. Встреча с боссом

 – Добрый день. Это Аня. Вы меня помните?

– Аня? Новый год 2010-го в Финляндии? Египет, май 2009-го?

– Нет, ну Аня, вы вчера были у нас в компании, рассказывали про СЭД.

– Конечно, я помню вас, Аня. Просто Вы не сказали, из какой вы Компании.

Когда-нибудь так можно и дошутиться, признают неадекватным до конца столетия.

– Мы рассказали генеральному директору, Сергею Владимировичу, о вашей презентации. Он очень заинтересовался и захотел лично с вами встретиться. Могли бы вы сегодня вечером подъехать?

– Думаю да. Давайте созвонимся после обеда и уточним время.

 

– Василий, привет. Вчера с Кириллом были в  районе Бауманской и видели тебя. Как бизнес продвигается?

– Ааа... Привет... Спасибо, потихоньку.

– Ну и хорошо. Скоро осень, холодает… Есть желание вернуться и продолжить работать? Только на новом уровне.

– Есть, а как это?

– Приезжай завтра с утра в офис, обсудим.

 

– Добрый вечер, Сергей Владимирович.

– Добрый вечер. Рад лично познакомиться.

– Взаимно.

– Мне сказали, Вы вчера провели интересную презентацию и довольно веселую. «Подтрунивали» над сотрудниками и руководством.

– Не более, чем обычно.

– Я не против шуток. Как говорили в мое время – «Юмор нам жить и строить помогает».

– Песня помогает.

– И песня тоже. Давайте лучше поговорим о том, как мы сможем быть полезны друг другу. У меня есть два пожелания. Первое – это автоматизировать работу сотрудников, тем самым повысить производительность и качество работы. Второе – получить возможность управления и контроля. Вчера у Вас хорошо получилось убедить моих коллег, что это важно, полезно и, главное, не так страшно, как им казалось. И очень хорошо – трудно проводить внедрение новой Системы, не имея поддержки «снизу». Пока для меня остаются непонятными следующие моменты – как вы и ваша Система смогут удовлетворить второе мое пожелание – контроль и управление. И главное, если говорить простыми словами, «почем опиум для народа»?

– Зрите в корень, Сергей Владимирович. Давайте начнем с главного, ведь если «опиум» окажется слишком дорогим, нет смысла обсуждать остальное. Вы наверняка слышали, что СЭД это безбумажный документооборот, и что ваша Компания сможет существенно экономить на бумаге.

– Отлично.

– Забудьте.

– Так…

– Вам говорили, что СЭД поможет привлечь новых клиентов?

– В общем, да, и я думал, что так и будет.

– Вряд ли.

– Просто замечательно. А может нам вообще не стоит покупать Вашу Систему? Пойдемте просто в паб, пропустим по пивку.

– А вот чтобы ответить на этот вопрос, надо провести некоторые расчеты. Давайте сделаем их, опираясь только на факты.

– А давайте. Нам кто-нибудь еще нужен?

– Думаю, Вы владеете всей необходимой информацией. Нам необходимо определить затраты и эффекты от внедрения. Начнем с затрат – это наиболее просто. В затраты запишем стоимость программного обеспечения, стоимость лицензий, стоимость готовых решений (если они будут), стоимость разработки и внедрения (под конкретные процессы конкретного Заказчика), стоимость обучения.

– А что означает готовые решения?

– Мы уже реализовали ряд типовых решений, которые возможно использовать. Например, «Делопроизводство». Если наше решение удовлетворит ваши потребности, то гораздо проще и дешевле приобрести его, чем разрабатывать заново, т.е. не изобретать велосипед. Если у вас есть специфические процессы, то необходимо разрабатывать под ваши нужды.

– То есть, мы сэкономим, используя типовое решение. И сколько?

– Совершено, верно. Разница примерно на порядок.

– Стоимость самой системы – согласен. Стоимость лицензий – получается, мы должны платить за каждое рабочее место?

– По факту вы будете платить за каждое «активное место» – за количество одновременно работающих пользователей в Системе. В зависимости от вида работ мы советуем разное соотношение общего числа пользователей к «активным». Например, в «Делопроизводстве» такое отношение 1 к 5: на 5 пользователей одна лицензия. В операционной деятельности, скорее всего 1 к 1.

– А если ведется работа со сторонними организациями (клиентами, госучреждениями, контрагентами)? Они посылают нам определенные документы, мы их обсуждаем внутри Компании, дальше посылаем им свои изменения и т.п.? Занимает это у них от 20 до 30 процентов рабочего времени.

– Значит и отношение будет 1 к 3. На трех пользователей – 1 лицензия. Ну и соответственно, для этого процесса нужна отдельная разработка. Итого, если мы автоматизируем два процесса «Делопроизводство» и «Согласование документов», то затраты у нас получаются примерно следующими…

– Понятно. Давайте теперь об эффектах. Что там с экономией бумаги?

– Давайте попробуем. После внедрения мы вам гарантируем наличие безбумажного документооборота. Но мы не гарантируем, что ваши сотрудники не станут печатать различные рабочие версии документов. Мы не гарантируем, что ваши руководители, любых уровней не захотят видеть бумажную версию «договора» у себя на столе. Люди привыкли к бумаге. Хотя для полноценной работы необходимо печатать только заключительную версию, которая дается на подпись и отправляется сторонней организации.

– Ясно. А как быть с клиентами? Ваша Система их не привлечет, это не менеджер по продажам, это я уже понял. В чем плюс для наших клиентов?

– Есть такое красивое слово – лояльность. Насколько клиенту удобно и приятно с вами работать, а значит и выгодно. Если клиент получает от вас быстро и в срок всю запрашиваемую информацию, красиво и правильно оформленные документы, то и отношение к вам будет только позитивное. Вот вы говорите: «привлечь Клиентов», а почему вы не говорите «привлечь и удержать»?. Вот сколько клиентов ваша Компания потеряла за последние пару лет? В чем были их претензии?

– Разные причины. Где-то мы не смогли выполнить свои обязательства, где-то что-то напутали, где-то что-то упустили, где-то недосмотрели. Если я правильно Вас понял, что в Вашей Системе мы ничего не упустим?

– Что-то упустить будет гораздо сложнее. Мы снабдим вас и ваш бизнес удобными инструментами для взаимодействия с внешними пользователями и обеспечим соблюдение всех регламентов обработки документов, дадим инструменты оценки исполнительской дисциплины. Вы сможете быстро отслеживать ситуацию - в каком месте у вас задержки или нарушение сроков. Давайте попробуем перейти к количественным параметрам. Сколько лично у вас уходит время на поиск…

– Крайнего?

– Для начала документа. А крайнего мы тоже с вами найдем, но попозже.

– Это как раз не проблема. Когда мне необходимо узнать, что с согласованием государственного контракта, я связываюсь с начальником отдела. Он находит данный договор в подразделении, например у юристов, тащит его ко мне.

–  Прошу прощения. Кого тащит? Юриста или договор?

– Договор, а впрочем, иногда и юриста тоже. Мы вместе просматриваем пометки, пишем свои, и он тащит его обратно. Договор. Юрист сам уходит.

– Класс! То есть любите больше общаться с людьми, чем с техникой?

– Так точно. Личный контакт.

– А когда вам надо дать поручения юридической службе, вы зовете секретаршу, она печатает текст на машинке с ваших слов. Потом вкладывает в конверт, наклеивает марки и «тащит» юристам?

– Нет, я outlook-ом пользуюсь.

– Правда, удобно? Не проще ли аналогично зайти в Систему, открыть папочку «На согласовании», выбрать необходимый договор и посмотреть, у кого он сейчас находится, кто его завизировал, и какие замечания уже есть? Может и не надо вашему начальнику отдела носиться по кабинетам? А как вы отслеживаете сроки? Кто, когда и сколько согласовывает?

– Со слов сотрудников.

– Т.е. они вам говорят, кто и когда получил документ, сколько рассматривал, почему отклонил или вернул создателю и т.п.? А время они по «шахматным часам» отслеживают?

– Вы хотите сказать, что наш способ работы - это «прошлый век»?

– Как бы вас не обидеть. Крайнего искать будем?

– Нет, я вас понял. До сих пор ищу и крайнего и договор один. Если уж быть совсем откровенным, то в ближайшие полгода мы собирались значительно увеличить объемы. Но перед этим я хотел «подтянуть» уровень автоматизации.

– Ну отлично. Давайте сейчас «прикинем» сначала в процентном, а потом в денежном эквиваленте экономию времени сотрудников после автоматизации, добавим сюда уменьшение различных рисков - просрочка согласования документов, потери документов и т.п. Потом сравним с затратами и посмотрим, «стоит ли игра свеч»

– Я – «за». Засучим рукава…

 

Через пару часов.

– Вы сможете сэкономить порядка 25% рабочего времени при внедрении решения «Делопроизводство» и 40% при внедрении решения «Согласование документов».

– А теперь переведем «в деньги» и сравним с затратами. Совсем неплохо. Нет необходимости увеличивать количество сотрудников - засчет только этого данная система окупится меньше чем через год. И плюс уменьшение различных рисков, сохранение лояльности клиентов и «доброго имени» Компании.

– Ооо… Мы как Глеб Жиглов и Володя Шарапов. В смысле, засиделись, и не зря.

– Неплохой объем работы проделали. А не вдарить ли нам по рюмашечке?

– Заметьте. Не я это предложил. Но…

– Не переживайте, машина на охраняемой стоянке. Мой водитель вас отвезет домой и завтра утром привезет сюда же.

– Спасибо. Но это слишком, завтра я и на метро доеду. Нигде не встретишь столько красивых девушек, как там.

– Значит, понеслась, – потер руки Сергей Владимирович и  радостно улыбнулся.

Пили виски из больших, почти квадратных стаканов, закусывая кусочками лайма с сахаром. Босс рассуждал о том, как теперь придет полный «писец» его конкурентам и что он вообще-то мужик технический и понимает, как «поднять лояльность». Включили музыку и заказали что-то из еды, потом водитель привез еще виски. Снова пили и громко пели…

 

Ехал на заднем сидении Camry. Судя по количеству машин, был или очень поздний вечер или очень ранее утро. В голове звучала музыка: «Атас, веселей рабочий класс…». Ага, этот рабочий класс мы и будем автоматизировать. А все-таки есть мудрые люди, понимающие необходимость изменений именно в области информационных технологий, ведь именно ИТ станут таким локомотивом, который подтолкнет Компанию к новому развитию и… А куда это я еду?! Надо же сказать водителю адрес.

– Петручия, друг, мы домой едем?

– Домой.

Это хорошо. Город засыпал. «…танцуйте девочки, любите мальчиков».

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Андрей Колесов 16 сентября 2010 г. 22:29  

А о каком числе (примено) рабочих мест идет речь в данном проекте?

Дмитрий Лазарев 16 сентября 2010 г. 23:29  
А о каком числе (примено) рабочих мест идет речь в данном проекте?

около 100
Андрей Колесов 17 сентября 2010 г. 00:01  

При том, что во всей компании (с заводами) 500 человек? Много же у них персонала.

Еще вопрос: приведет ли внедрение СЭД к сокращению персонала?

И еще: гендиректор нашел объездную дорогу от Щелковской в центр? А тот тут у нас постоянный пробки: http://akolesov-travel.blogspot.com/2010/09/2010.html

Дмитрий Лазарев 17 сентября 2010 г. 14:09  
Еще вопрос: приведет ли внедрение СЭД к сокращению персонала?
повысит производительность, а сокращать или не сокращать - дело руководителей
Алена Устинова 17 сентября 2010 г. 14:42  

Жуткая работа. Так и спиться не долго.

 Не совсем понятно из текста - все это на пальцах показывается или на своем ноутбуке на инсталированном АРМе? 

Да, и за Васю рада. :) Спасибо. Хотя первая часть читалась несколько полегче. 

Дмитрий Лазарев 18 сентября 2010 г. 21:09  
Не совсем понятно из текста - все это на пальцах показывается или на своем ноутбуке на инсталированном АРМе?

система здесь вообще не показывается, все считается на "калькуляторе" )).
Алена Устинова 20 сентября 2010 г. 15:01  

А у руководителя, действительно, все нужные данные всегда под рукой? Или требуется еще их поискать? 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев