Когда пора автоматизировать бизнес?

Внештатный корреспондент одного федерального СМИ около полутора месяцев назад задала нам несколько вопросов о потребностях в автоматизации. К сожалению, материал, для которого собирались ответы, так и не увидел свет. Поэтому подумал, что из подготовленного материала можно сделать запись для моего блога на ECM-Journal.

Формулировка запроса журналиста (публикую без изменений)

«Не секрет, что многие предприниматели в начале ведения бизнеса сталкиваются с дилеммой: делать ли первые продажи вручную или сразу создавать удобное автоматизированное решение? Касается эта дилемма не только продаж, но и работы со своими сотрудниками, партнерами и так далее. Кто-то считает, что необходимо добиться определенных результатов “руками”, прежде чем вкладываться в дорогостоящее автоматизированное решение. Другие думают, что ”ручной” подход будет мешать быстрому росту, и сразу делают ставку на автоматизацию.

Вопросы следующие:

1. Каково ваше отношение к автоматизации в бизнесе?

2. Как вы решали данный вопрос для своего бизнеса?

3. Какие функции автоматизировали и в какой момент?

4. Каковы для вас критерии, определяющие, что пора автоматизировать бизнес?»

Мой ответ с позиции эксперта ИТ-компании

Автоматизация необходима, и всякий бизнес в той или иной степени использует ИТ (все точно имеют программы для бухгалтерского или налогового учета, поэтому о них далее не говорим). Правильно применяемое ПО повышает эффективность деятельности отдельных сотрудников, команд, подразделений и всей компании.

Инициируют процесс автоматизации в разных компаниях разные люди и на разных уровнях.

Критерии, определяющие, что пора автоматизировать какие-то процессы, развивать или интегрировать имеющиеся ИТ-решения, для разных по масштабам компаний кардинально разные.

Малые фирмы еще не имеют стратегии в области ИТ, действует от потребностей и многое зависит от продвинутости руководителя. Передовые сотрудники автоматизируют, как правило, только свою деятельность за счет персональных программ и сервисов.

Проходил это, когда работал в региональной SEO-компании. С размера штата более 5 человек появилась необходимость в сервисе для выставления задач копирайтерам, контроля их выполнения и отметки времени. Использовали самописное решение. Его стало трудно поддерживать и оно исчерпало функциональность уже через полтора года, при штате в 15 человек: 3 продавца-аккаунта, 4 разработчика и отдел копирайтеров. Приобрели годовую подписку на облачное решение, сочетающее в себе CRM, простейший workflow и отметку времени. Решение компанией все еще используется — более 5 лет с момента приобретения.

Это типичный сценарий: сначала «мы все придумаем и сделаем сами», потом возникает понимание того, что на рынке есть готовые решения от вендоров, которые не зря разрабатывают и улучшают их годами. Простые SaaS-сервисы закрывают текущие потребности, после от них можно легко отказаться — просто и удобно. Системы выбираются быстро, поэтому поставщики их агрессивно рекламируют и навязывают, и это работает. 

Еще есть случаи, когда даже при штате более 20 человек фирмы удовлетворяют свои потребности open-source-решениями и самописными сервисами, но тут должен работать свой ИТ-специалист, который обходится недешево.

В средних компаниях (50–200 офисных работников) к выбору ПО подходят уже тщательно — идеи приходят чаще от мидл-менеджеров. Разные отделы имеют разную степень автоматизации. Единой информационной системы в большинстве случаев нет. Сигнал к тому, что пора автоматизировать, —проблемы организации процессов на уровне отдела и между отделами; процесс может не соблюдаться, тормозиться или быть непонятным исполнителям и руководству.

Так как при таких размерах уже возникают потребности в ECM-системе (enterprise content management, управление корпоративным контентом), положение вещей могу оценить уже с другой стороны — как представитель компании-разработчика систем данного класса.

Крупный и сверхкрупный бизнес выстраивает целую ИТ-инфраструктуру, имеющую единое ядро, что позволяет повышать прозрачность и управляемость деятельности даже в группах компаний. ИТ-решения используются и дорабатываются по десять и более лет, они требуют вычислительных мощностей, сложны в поддержке.

Потребности здесь уже осознаны, есть опыт внедрения систем разных классов, взаимодействия с консультантами, интеграторами, вендорами. Автоматизация является неотъемлемой частью повышения эффективности деятельности, процесс развития инфраструктуры непрерывен, и вопрос остается за бюджетами.

Взаимодействие заказчика с поставщиком ПО долгосрочное и взаимовыгодное, ведется на разных уровнях, к примеру, реализуются совместные маркетинговые проекты. Внедренцы помогают бизнесу найти оптимальное решение, закрывающее самые острые потребности, здесь нет агрессивной продажи, а в первую очередь — ИТ-консалтинг.