Наталия Гуренкова
эксперт «УНП»
В деловом обороте распространена такая практика. Если
документ подписывает не тот человек, данные которого указаны
в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы
означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли
этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как
правильно оформить документы, если их подписывает
заместитель?
Договор подписал заместитель
Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует
уже давно. И так же давно она находится за рамками правового
регулирования.
Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если
отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на
проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство
установило, что в подобной ситуации в документе необходимо
указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и
его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным
способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать
документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед
наименованием должности.
Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов:
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о
том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что
косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не
отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.
Поэтому в соответствии с действующими правилами
делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и
сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо
генерального директора.
Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со
стороны контрагента подписан с косой чертой?
Работа над ошибками
Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не
будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал,
суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление
Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 №
КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять
обязательства по такой сделке, ее могут не признать и
налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по
которому компания собирается учесть расходы для целей
налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.
Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то
необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица,
поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет
доверенность или, например, распорядительный документ о
назначении лица исполняющим обязанности руководителя.
Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по
действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и
должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты
документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше
всего, если к договору будет приложена копия такого документа.
Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит
сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие
именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано
в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от
23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если
он полностью или частично оплатил товары, принял их для
использования, полностью или частично уплатил санкции или другие
суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права
и обязанности по сделке и т. д.
Особо о счетах-фактурах
Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись
руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой
перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов
департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина
России считают, что сама по себе косая черта перед должностью
руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.
Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли
требованиям налогового законодательства остальные условия,
относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ
сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное
лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или
доверенностью от имени организации.
Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают,
что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если
документ подписывает другое лицо, его должность можно не
указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо
Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет
ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени
поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05
№ 03-1-03/838/8).
* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата
России от 03.03.03 № 65-ст.
