Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Критерии выбора системы для обмена электронными документами

  3 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: Хотим внедрить систему, чтобы в рамках нее было удобно отправлять, получать и обрабатывать юридически значимые электронные документы. Все ли системы могут обеспечить юридическую значимость обмена документами и их безопасность? И какими должны быть основные критерии нашего выбора при выборе такой системы, на что обращать внимание в первую очередь?

Ответ:

Можно выделить следующие основные задачи по организации межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД):

1.   Подписание и отправка ЮЗЭД контрагентам.

2.   Приём и проверка подписи ЮЗЭД от контрагентов.

3.   Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка ЮЗЭД.

4.   Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи решают Сервисы обмена ЮЗЭД под управлением операторов электронного документооборота. Сейчас есть несколько различных Сервисов, которые предлагают решение указанных задач. Как правило, все Сервисы обмена обеспечивают юридическую значимость обмена и безопасность. При выборе Сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

●    наличие необходимых лицензий у оператора Сервиса обмена;

●    дата-центр размещения Сервиса обмена;

●    возможности интеграции Сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;

●    и конечно предлагаемые варианты тарификации передачи ЮЗЭД.

Другие две задачи могут быть отчасти решены специализированными решениями от оператора Сервиса обмена, но как правило, решаются на стороне корпоративной информационной системы компании. Для этого в корпоративной информационной системе необходим функционал подписания и проверки подписи, хранения и поиска документов, обеспечения архивного хранения с поддержанием юридической значимости электронных документов и т.п. Для решения указанных задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учётной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приёма-передачи необходимых данных. При выборе решения на стороне корпоративной информационной системы следует обратить внимание на следующие факторы:

●    используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;

●    возможности интеграции КИС и Сервиса обмена;

●    стоимость проекта подключения ваших КИС к Сервису обмена;

●    и комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

 

 

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Вадим Майшев 31 января 2013 г. 15:43  

Для начала надо определиться с документами, которыми планируется обмениваться. Для одних может быть установлен явный запрет на электронную форму, для других может быть установлен особый порядок (например, через сертифицированные системы лицензированных и аккредитованных операторов).

С безопасностью сложнее: защита от каких угроз, на каком уровне, в соответствии с какими требованиями. Например, нужна ли двусторонняя криптографическая аутентификация или хватит пароля, достаточно ли шифровать канал связи или необходимо шифрование документов, строго сертифицированными средствами или несертифицированными.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев