Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
События и новости

Крупный бизнес перешел на ЭДО. Итоги конференции IC ENERGY 2015 "Электронный документооборот"

  0 комментариев Добавить в закладки

8-9 октября в Москве прошла 2-ая ежегодная конференция «Электронный документооборот» IC ENERGY. Среди докладчиков и посетителей были представители холдинга ЕВРАЗ, пивоваренной компании «БАЛТИКА», Газпромбанка, METRO Cash & Carry и других.

Особенностью конференции можно считать участие представителей крупного российского бизнеса, которые во время докладов, обсуждения в рамках конференции дали понять – крупные компании активно переходят на электронный документооборот (ЭДО). Полным ходом идет автоматизация как внутреннего документооборота в компании, так и внешнего: переход на электронные документы при работе с контрагентами.

Сейчас уже не стоит вопрос о необходимости автоматизации процессов в компаниях, но скорее констатация факта: внедрять ЭДО в компании и переходить на обмен электронными документами с контрагентами нужно как можно скорее. Тормозящими факторами перехода на ЭДО теперь являются не сомнительная устойчивость законодательной среды, не человеческий и экономический факторы, а организационные и технические вопросы.

На примерах реальных бизнес-кейсах было убедительно показано, что крупный бизнес или уже перешел на ЭДО или находится на стадии внедрения.

Тормозящими факторами перехода на ЭДО теперь являются не сомнительная устойчивость законодательной среды, не человеческий и экономический факторы, а организационные и технические вопросы.

Внутренний документооборот в крупных компаниях

Современная СЭД должна обеспечивать работу с двумя параллельными потоками документов – бумажных и электронных. С развитием интеграционных решений к сервисам Операторов ЭДО количество бумажных документов будет сокращаться.

Переход на ЭДО компании необязательно начинается с внутреннего ЭДО. Как показывает практика, некоторые компании начинают с обмена в электронном виде со своими контрагентами, и исходя из этого автоматизируют внутренний. Сейчас облачные сервисы предоставляют необходимые инструменты: согласование документов в облаке, архивное хранение и пр.

По какому пути идти – решение всегда за самой организацией.

Особый интерес вызвал вопрос долгосрочного архивного хранения электронных документов с поддержкой юридической значимости. Это хранение документа, полученного через Оператора ЭДО и подписанного ЭП, а также служебной информации, обеспечивающей юридическую значимость, который содержит сам документ, электронные подписи сторон, квитанции об отправке и получении с точным временем (штампы времени Оператора ЭДО). Отмеченная проблема – обеспечение юридической значимости электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная, особенно когда нужно хранить документы более пяти лет. К сожалению, ничего нового в этой теме сказано не было – как прежде, предлагалось «лечить» ее использованием усовершенствованной электронной подписи.

Интеграция внутренней СЭД и сервиса обмена электронными документами с контрагентами.

Позиция представителей бизнеса – внутренний документооборот может существовать без организации внешнего, но в случае их объединения эффективность перехода на ЭДО увеличивается в разы. Вопросы интеграции СЭД с сервисами Операторов ЭДО на конференции были очень актуальными.

До старта проекта по переходу на ЭДО всегда встает вопрос – с какими контрагентами уже можно начать обмен, а кого-то нужно подключать к Оператору ЭДО. Интеграция с СЭД позволяет не только объединить работу в единую инфраструктуру, но и решить некоторые организационные проблемы – например, отсутствие роуминга. Всегда есть два варианта начать обмен с контрагентами, которые уже работают с другими Операторами ЭДО:

1.     СЭД или учетная система интегрируется с сервисом одного Оператора ЭДО. Обмен с контрагентами – абонентами другого Оператора ЭДО происходит через технологию роуминга.

2.     «Мультиоператорность». Интеграция с СЭД предполагает наличие коннекторов сразу к нескольким сервисам Операторов ЭДО – получается своего рода «интеграционная шина».

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной ситуации и определяется индивидуально, исходя из круга контрагентов, возможностями СЭД и пр.

На рынке давно уже есть готовые интеграционные решения с распространенными СЭД или учетными системами. Однако, остаются интеграции, которые почти всегда нужно дорабатывать по систему заказчика, например, SAP ERP: имеется ввиду наличие базовой части интеграционного решения, которую придется подстраивать под конкретный проект.

Так же, остался открытым вопрос, касающихся холдинговых структур: как организовать интеграцию с целым «зоопарком» систем электронного документооборота, использующихся на разных предприятиях холдинга? Но, это скорее вопрос организационный.

Привлечение контрагентов к ЭДО

К вопросу по организации проекта перехода на ЭДО с контрагентами. Можно выделить два этапа:

●   подключение к Оператору ЭДО контрагентов, не работающих в сервисах обмена,

●   организация работы с контрагентами, которые уже работают в других системах электронного обмена.

В первом случае привлечение и подключение контрагентов к ЭДО – это задача Оператора ЭДО или компании-инициатора проекта? Опять же многое зависит от компании-инициатора перехода на ЭДО с контрагентами. Участники конференции отметили, что не все Операторы ЭДО проявляют активную позицию в подключении контрагентов, и в то же время не каждая компания-инициатор может напрямую повлиять на желание контрагента подключиться к сервису Оператора.

Во втором случае – это организация работы через роуминг Операторов ЭДО. На данный момент роуминг уже налажен между основными Операторами ЭДО и завершение работ по роумингу видится вопросом ближайшего времени.

Итоги

Программа 2-ой ежегодной конференции «Электронный документооборот» IC ENERGY оказалась насыщенной и интересной. Конференция позволила затронуть основные вопросы ЭДО, поделиться накопленным опытом внедрения ЭДО между участниками. Примеры успешных внедрений, продемонстрированные на докладах показали, что при умелом и грамотном подходе, переход на ЭДО становится не только безболезненным для компании, но и показывает реальный эффект.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев