Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов. Вопрос читателя

  14 комментариев Добавить в закладки

Вопрос: Что может облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов? Для этого необходимо изначально выбрать систему с данной функцией или ее можно установить дополнительно к уже внедренной СЭД?

Ответ: В связи со значительно увеличившимся за последние годы объемом документов, пересылаемых в электронном виде, вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще.

На данный момент существуют инструменты, которые позволяют значительно облегчить преобразование и ввод документов в систему электронного документооборота независимо от источника их появления.

Конечно, наличие или отсутствие специальных средств для массового ввода документов – это характеристика конкретной СЭД. Как правило, данный функционал является дополнением к основному функционалу СЭД, и его можно приобрести и установить после внедрения. Но, если он совсем отсутствует в системе, то будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.

Кроме того, нужно учитывать, что ввод документов с внешних источников очень часто является лишь одной из задач в рамках какого-либо процесса, а, следовательно, его внедрение может потребовать внесения значительных изменений в уже адаптированную и настроенную под ваши нужды систему. Поэтому рекомендуется продумывать необходимость массового ввода на этапе постановки задачи.

Подробнее о том, как может облегчить потоковый ввод документов рутинную работу рассказано в материале Процессы ввода документов в СЭД. Ситуации из жизни.

Вопрос: Каким образом осуществляется поиск документов, если текстовый документ отсканирован и находится в системе электронного документооборота в нераспознанном виде?

Ответ: Любой документ, хранящийся в системе электронного документооборота, состоит из двух частей: тела документа (его содержимого) и набора реквизитов, так называемой карточки электронного документа. Если документ подлежит регистрации, то на него заводится еще и регистрационная карточка.

Исходя из этого, обычные пользователи системы электронного документооборота могут осуществлять поиск отсканированных документов, хранящихся в нераспознанном виде, по его реквизитам, таким как: наименование, автор, дата создания и т.д. Также возможен поиск по определенным действиям, производимым с документами. Например, можно найти все документы, которые я создал/просматривал/изменял сегодня/вчера/на прошлой неделе/в прошлом месяце и т.д.

Делопроизводители и другие пользователи, имеющие доступ к журналам регистрации и регистрационным карточкам документов, могут также искать документы по их регистрационным данным: регистрационный номер, дата регистрации, корреспондент, журнал регистрации, дело и т.д. Этот вариант поиска позволяет найти не только электронный образ документа, но и определить местоположение бумажного оригинала.

Таким образом, СЭД позволяют работать не только с текстовыми файлами, но и любым другим видом контента (аудио, видео, графическая информация), предоставляя удобные инструменты его идентификации и поиска.

 

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (14)
Андрей Подкин 28 ноября 2012 г. 23:21  
Но, если он совсем отсутствует в системе, то будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.
А можно с этого места поподробнее? Я знаю о решениях для потокового ввода от Abbyy, но эта компания не является производителем оборудования.
 
 
Исходя из этого, обычные пользователи системы электронного документооборота могут осуществлять поиск отсканированных документов, хранящихся в нераспознанном виде, по его реквизитам, таким как: наименование, автор, дата создания и т.д.
А также по тексту документа. Если пользователь считает документ нераспознанным, то это не значит, что таковым его считает система. Даже банальный TIFF iFilter умеет очень многое.
Михаил Романов 29 ноября 2012 г. 11:47  
вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще
Очень странная картина вырисовывается - очень много неочевидных вопросов.
 
Факсы.
Факсы уходят в прошлое. Их вытесняет обычная электронная почта. На организацию достаточно бывает 1-2 аппаратов, чтобы пару раз в месяц принять факс от какой-нибудь организации, оставшейся в прошлом веке
 
Можете привести пример, где используется именно потоковый автоматический ввод с факсов?
 
Файловые хранилища.
Здесь тоже все странно. Какую цель мы преследуем, организуя массовый ввод из файловой системы?
 
Я могу с ходу придумать следующие варианты:
 
Перевод существующего файлового хранилища в СЭД.
Во-первых, это делается 1 раз.
Во-вторых, бездумный перенос в стиле "Давайте, всю ту свалку, что лежала у нас на сервере XXX свалим в новую СЭД" - занятие не только бессмысленное, но и вредное: вы засоряете систему всяким хламом.
Вполне нормальный вариант - перенос только части, действительно необходимых документов (тех, которые в работе), с заполнением вручную всех необходимых реквизитов и замораживание оставшегося файлового хранилища в режиме "read only". Искать по такому хранилищу все равно можно только по тексту, а с этим прекрасно справляются системы корпоративного поиска, которые есть практически у любого ECM поставщика.
 
Интеграция с прочими системами (у которых отсутсвует другие механизмы интеграции).
Здесь мы опять упираемся в необходимость передавать не только документ, но и метаданные. А значит каким-то общим сценарием не обойтись.
Документы без метаданных в папках, это разве что интеграция с потоковыми сканерами.
 
Собственно - какую задачу мы решаем?
 
Почтовые сервера.
Опять вопрос - а что за сценарий, когда требуется потоком вводить письма в систему? Все равно, потребуется их разбор оператором. Так не лучше ли это сделать в почтовом клиенте?
 
Можно привести конкретный сценарий?
Михаил Романов 29 ноября 2012 г. 11:49  
Если документ подлежит регистрации, то на него заводится еще и регистрационная карточка.

Скажите, а зачем этот пережиток бумажного документооборота тянуть в СЭД?!

Зачем на 1 объект системы иметь 2 набора метаданных?
 

 
Андрей Подкин 29 ноября 2012 г. 13:17  
Опять вопрос - а что за сценарий, когда требуется потоком вводить письма в систему?
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД, сканируют документы и отправляют в головной офис специально сформированные письма со сканами. В головном офисе сканы автоматически заносятся в СЭД.
Не знаю, насколько это распространенный сценарий, но принципиально он существует.
Михаил Романов 29 ноября 2012 г. 14:38  
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД, сканируют документы и отправляют в головной офис специально сформированные письма со сканами.
Хороший вариант.
 
Кстати, а в письмах были только сами сканы или и некие метаданные?
Я подозреваю, что второй вариант, иначе на разгребание потока сканов все равно придется сажать человека (а значит можно это делать и без занесения в систему заранее.
 
 
Михаил Романов 29 ноября 2012 г. 14:39  
Я видел живую систему, когда филиалы, где нет СЭД

Кстати, а почему в филиалах не было СЭД?

Ведь так филиалы могли бы заносить все уже на местах.
 

 
Андрей Подкин 29 ноября 2012 г. 16:22  
Кстати, а в письмах были только сами сканы или и некие метаданные? Я подозреваю, что второй вариант, иначе на разгребание потока сканов все равно придется сажать человека (а значит можно это делать и без занесения в систему заранее.
Я не помню точно, какая информация там была, но она была достаточная, чтобы документ в головном офисе автоматически приходил сотруднику, который должен с ним работать в рамках определенного бизнес-процесса предприятия.
 
 
Кстати, а почему в филиалах не было СЭД?
Оценив свои потребности, стоимость системы и сложность построения комфортной работы с системой в филиалах, заказчик пришел к выводу, что достаточно будет развернуть СЭД только в головном офисе.
Антон Суханов 29 ноября 2012 г. 16:50  
А можно с этого места поподробнее? Я знаю о решениях для потокового ввода от Abbyy, но эта компания не является производителем оборудования.

Производители оборудования тоже предлагают :) Вот например представитель Futjitsu говорит об этом в предпоследнем ответе интервью (http://ecm-journal.ru/docs/Klaus-Shulc-To-chto-my-nabljudaem--ehto-rastushhaja-potrebnost-v-umnojj-IT-infrastrukture.aspx). Можно исправить, чтобы не было недопонимания
 "разработчики специального ПО и производители оборудования".
 
 
Факсы уходят в прошлое. Их вытесняет обычная электронная почта.
 
Я бы не был столь категоричным, до сих пор есть много предприятий, где факсы используются и будут использоваться еще долгое время.
 
 
Михаил Романов 30 ноября 2012 г. 09:05  
Я бы не был столь категоричным, до сих пор есть много предприятий, где факсы используются и будут использоваться еще долгое время.
Для чего, например?
Андрей Подкин 30 ноября 2012 г. 10:29  
(http://ecm-journal.ru/docs/Klaus-Shulc-To-chto-my-nabljudaem--ehto-rastushhaja-potrebnost-v-umnojj-IT-infrastrukture.aspx
Такой документ на сайте не найден.

Просто, когда мне говорят о потоковом вводе документов с решением не от вендоров СЭД, то первое о ком я вспоминаю, это Abbyy. А вот производители железок - уже идут как-то потом и акцент на них выглядит довольно странно.
Андрей Подкин 30 ноября 2012 г. 10:33  
Для чего, например?
Для получения документов от внешних контрагентов ;-)
 
Миша, я думаю тут проблема недопонимания сценариев работы. Очевидно, что ввод с факса (или сканирование) документов и их предварительную обработку можно организовать и вне СЭД. Но это не всем удобно. Кому-то проще всегда работать в одном интерфейсе, когда сканы приходят в СЭД по workflow.
Руководителю, опять же, проще контролировать, что все входящие обработаны, а не потерялись случайно на "ручном" этапе обработки.
Михаил Романов 01 декабря 2012 г. 09:42  
Для получения документов от внешних контрагентов
Я понимаю.
Я не понимаю откуда там потребность в потоковом вводе.
 
Стандартный сценарий при передаче факса - позвонить, представиться, сказать что за компания и по какому вопросу, попросить принять факс. Это явно сценарий не для потокового ввода.
Елена Питомцева 03 декабря 2012 г. 14:15  

Ссылка восстановлена.

А сценарий с факсами может быть другой - есть настроенный факс с отдельным номером, работающий в автоматическом режиме, куда подряд "падают" факсы. И задача для потокового ввода вполне  подходящая, даже есть некоторые доп. сведения - номер телефона с которого пришел факс и код города.

Андрей Подкин 03 декабря 2012 г. 15:55  
Я не понимаю откуда там потребность в потоковом вводе.
Я сам не видел рабочих систем, где это было бы, но люди, работающие с заказчиками, говорили мне, что это есть и даже консультировались по настройке.
Сейчас обсуждают
Больше комментариев