Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Многообразие вариантов доступа к ECM-системе

  16 комментариев Добавить в закладки

По мнению руководителей проектов внедрения, только 1-5% руководителей высшего звена работают в ECM-системе после ее внедрения, в силу разных причин, среди которых могут быть недоверие к электронным документам, привычка работать с бумагой, общая загруженность и т.д. Находясь вне офиса, руководители испытывают определенные трудности с доступом к требуемой информации. Таким руководителям могут помочь планшетные компьютеры и ноутбуки, которые предоставляют возможность обратиться к информации из ECM-системы через Интернет. Некоторые руководители часто бывают в командировках или вне офиса, часть из них уже используют планшеты iPad, Surface, как в личных, так и в рабочих целях.

Учитывая описанные выше особенности работы руководителей возникают вопросы: что должен уметь «рабочий планшет руководителя», и какие сейчас имеются варианты для удовлетворения потребностей этой аудитории?

На мой взгляд, решения для руководителей должны иметь свой уникальный интерфейс, являться упрощенными для получения и обработки ключевой информации, что будет способствовать повышению оперативности принятия управленческих решений. Это не означает, что руководителям не нужно «полновесное» клиентское приложение, но ТОП-менеджеры крупных компаний и руководители государственных структур заинтересованы в «заточенном» под них решении.

Мобильные решения должны соответствовать основным сценариям работы и потребностям руководителей высшего и среднего звена при удвленной работе: рассмотрение и согласование документов, контроль исполнения поручений, работа с входящими и исходящими сообщениями.

Веб-клиент

Самый популярный вариант удаленной работы – веб-клиент. По имеющейся у меня статистике, около 15-20% заказчиков выбирают работу через веб-браузеры. Основное преимущество веб-клиента в том, что при наличии Интернета сотрудник может зайти в ECM-систему со своего мобильного устройства из любой точки мира. Это и есть оперативность и удобство доступа к информации.

Веб-клиент могу порекомендовать всем без исключения, у кого есть потребность в удаленной работе. Сейчас практически везде есть Интернет - разного качества, но все же есть. Персональные компьютеры, ноутбуки также плотно вошли в наш обиход. Текущий функционал веб-клиента многих российских ECM-систем можно считать полнофункциональным (есть небольшие ограничения и «другой» интерфейс), но это лучшая возможность удаленно поработать с документами, справочниками и рабочими задачами.

Мобильный клиент

Так же на рынке присутствуют и мобильные клиенты для работы с помощью современных смартфонов. Ключевым преимуществом данного способа работы в ECM-системе является адаптация интерфейса под работу с небольшими экранами и возможность быстро обратиться к интересующей информации. Дополнительное преимущество этого варианта в том, что мобильный клиент не требует большого трафика и может использовать узкие каналы связи. Минус – ограниченность функционала; обычно это доступ для проверки, сверки информации, просмотра документа или, в редких случаях, отправки небольшого сообщения, резолюции.

Мобильный клиент сам часто использую, находясь в транспорте или для получения оперативной информации, сверки документа, когда под рукой нет ноутбука или банально, он долго загружается.

Off-line клиент

Отмечу, что в соответствии с пожеланиями к уменьшению зависимости от канала связи, появились и решения для руководителей, которые являются оффлайн-клиентами. Что это такое? Для работы с этими решениями не нужен постоянный доступ в Интернет. Интернет нужен только для транспортировки данных с сервера ECM-системы в клиентское приложение и обратно. Когда Интернет есть – мы получаем и отправляем информацию, если Интернета нет – мы работаем с полученной информацией. Решение позволяет минимизировать заботы о скорости, тарифах и работоспособности канала связи и сосредоточиться на выполнении своих задач.

Вместо вывода

Успешный бизнес растет, расширяется, становится более гибким, близким к рынку, открываются дополнительные отделения, офисы и производственные участки, неотъемлемым требованием к сотрудниками этого бизнеса является их мобильность – соответственно необходима удаленная работа с ECM-системой.

Для оперативной работы с информацией, для повышения прибыльности бизнеса необходимо создать единое информационное пространство, облегчить доступ к необходимым данным. И сейчас есть возможность выбора наиболее удобного по функционалу и применимости к мобильному устройству программное решения для удаленной работы в ECM-системе.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (16)
Михаил Романов 20 мая 2013 г. 17:38  

Александр, вы пишите странные вещи.

Во-первых, вы указываете, что

Это не означает, что руководителям не нужен «полновесный» удаленный клиент, но ТОП-менеджеры крупных компаний и руководители государственных структур заинтересованы в «заточенном» под них решении.

А потом приводите классификацию с точки зрения технической составляющей (web-клиент / мобильный клиент, ...).

Во-вторых, найти ECM-систему, основной клиент которой был бы не web, еще надо постараться. Конечно, если мы говорим исключительно о российском рынке, то тут такие системы встречаются чаще (например, Ефрат, Дело, Directum, ...), но если посмотреть на тех же лидеров ECM по версии Gartner, то все они базируются исключительно на web.

Поэтому, вот это заключение

Текущий функционал веб-клиента многих ECM-систем можно считать полнофункциональным (есть небольшие ограничения и «другой» интерфейс)

без оговорки "если рассматривать российские системы" смотрится по меньшей мере неожиданно.

Далее, почему

Мобильный клиент, я считаю частным случаем веб-клиента

Обычно, если не говорить о мобильных версиях сайтов, мобильный клиент отличается от web-практически всем: принципами работы, средой исполнения, технологиями разработки, распространением, ...

Именно поэтому, о мобильных клиентах заговаривают в последнюю очередь - если нет нужного backend, разработка клиента вылиывается в разработку нового продукта (при наличии backend'а - просто дорого).

Ну и наконец про off-line клиент:

  • Почему это отдельный тип в классификации? Разве не могут мобильные клиенты иметь функционал работы в "отключенном режиме"? Да что мобильные - уже многие web-решения это поддерживают.
  • И почему упоминая такие не очень актульные проблемы (за исключением наличие самого канала связи)
позволяет минимизировать заботы о скорости, тарифах и работоспособности канала связи

- вы забываете про такие потенциальные проблемы как: наличие канфликтов при синхронизации контента, неактуальность данных, наличие копии информации на устройстве, что становится серьезной проблемой при утере?

Михаил Романов 20 мая 2013 г. 18:04  

Ну и по сравнению с предыдущей версией - ничего принципиально не изменилось.

Я настоятельно рекомендую автору:

  • изучить другие (отличные от Directum) системы документооборота, а также ECM, представленные на рынке. Причем не просто изучить функционал, но и историю их развития. (Например, вы увидите, что некоторые системы имели off line клиентов, но от них отказались - возникает вопрос "почему"?).
  • стараться следить за цепочками выводов в статьях. Сначала написать про 1%-5% работающих в системе VIP, а затем на основе необходимости их работы вне офиса (какого типа работа - даже не обсуждается) построить всю остальную статью! Это странно.
  • стараться оперировать фактами, а не домыслами:
Находясь вне офиса, руководители испытывают определенные трудности с доступом к требуемой информации.

Да? Я вот наблюдал за работой нескольких руководителей. Когда им требовалась некая информация, они просто звонили в офис. Это получалось быстрее и проще, чем:

  • найти место, где можно поработать без посторонних глаз, удобно, с доступным Internet
  • войти в систему и мучительно искать там нужный документ (а если не только документ?)

Мало того, если потребность в информации возникла у вас на переговорах, это явно не лучшее решение - заставить собеседника ждать пока вы роетесь в своем ноутбуке.

Ну и наконец, работа через секретаря - это не только поиск информации, это решение многих рабочих вопросов, начиная от выдачи распоряжений и заканчивая бронированием отелей и транспорта (мы ведь все еще про работу вне офиса?). Зачем иметь 2 канала, если можно обойтись одним?

Alvina  Martynova 22 мая 2013 г. 14:04  

За развитием именно веб-клиента будущее, руководители начинают работать полноценно и проявляют интерес к системе, как к инструменту, только при наличии такого клиента. Руководители высшего звена ценят своё время и постоянно находятся в движении, и для них удаленный доступ и off-line доступ просто необходим. Так же такой клиент нужен для автоматизации предприятий с территориальнораспределенной структурой, при этом веб-клиент нужен не только руководителям, но и сотрудникам канцелярии и рядовым сотрудникам. Хотелось бы также иметь возможность администрировать систему с помощью веб-доступа, очень не многие системы дают такую возможность, но достаточно часто появляется необходимость удаленного администрирования. С точки зрения разнообразия видов клиентов мне симпатична система Directum (http://www.directum.ru/1696763.aspx) из отечественных, так как дает широкий выбор разнообразных клиентов. И вообще наши отечественные разработчики создают продукты адаптированные к современным реалиям Российского делопроизводства, которое разительно отличается от западного.

Альвина Мартынова 22 мая 2013 г. 14:47  
про off-line клиент

Интересно что именно имел ввиду под этим клиентом автор?

Я знаю, что  существуют интеграции с outlook, которые некоторые рассматривают как офлайновые или здесь говорится о клиенте который загружает пакет данных и после обработки в нем, при наличии соединения выгружает в базу?

 

 

 

Андрей Подкин 22 мая 2013 г. 15:34  
Находясь вне офиса, руководители испытывают определенные трудности с доступом к требуемой информации.

+1 к Михаилу. Какие именно трудности? Что мешает руководителю сделать звонок и попросить секретаря или зама предоставить информацию. Причем уже в виде красивого готового отчета, а не в сыром виде?

 

Таким руководителям могут помочь планшетные компьютеры и ноутбуки

Обоснуйте. Пока это всего лишь голословное утверждение.

 

Surface

Да ладно?! Когда вы последний раз видели руководителя, использующего Surface в рабочих целях?

Даже iPad используют исключительно потому что "модно", а не потому, что реально удобно.

 

что должен уметь «рабочий планшет руководителя»,

Ну очевидно же: почтовый клиент, чтобы запросить отчет/сводку у секретаря или зама.

 

Мобильные решения должны соответствовать основным сценариям работы и потребностям руководителей высшего и среднего звена при удвленной работе: рассмотрение и согласование документов, контроль исполнения поручений, работа с входящими и исходящими сообщениями.

А почему именно эти сценарии и потребности являются основными при удаленной работе?

 

Самый популярный вариант удаленной работы – веб-клиент. По имеющейся у меня статистике, около 15-20% заказчиков выбирают работу через веб-браузеры.

Т.е. 80-85 процентов выбирает другой способ работы. Даже если всего половина из других выберут десктоп-клиента, то ваши цифры насчет "15-20% = самый популярный" уже становятся неверными.

 

Основное преимущество веб-клиента в том, что при наличии Интернета сотрудник может зайти в ECM-систему со своего мобильного устройства из любой точки мира.

Ну это же просто дезинформация. Есть веб-клиенты, которые требуют ActiveX или Java. Попробуйте зайти в них со своего iPad из любой точки мира.

Некоторые клиенты поддерживают такие способы аутентификации, что не все мобильные браузеры это воспринимают. Попробуйте зайти хотя бы в DIRECTUM из стокового браузера Android 2.x.

 

Веб-клиент могу порекомендовать всем без исключения, у кого есть потребность в удаленной работе.

Так удаленной или мобильной? Если удаленной, то есть еще такая штука, как терминальный доступ к десктоп-клиенту. Рекомендую попробовать.

 

Так же на рынке присутствуют и мобильные клиенты для работы с помощью современных смартфонов.

Перечислите, пожалуйста, системы, которые имеют клиента под iPhone или Android-смартфон. Я в Google Play только NauDoc видел. В AppStore не искал (у меня нет iPhone).

 
Мобильный клиент сам часто использую, находясь в транспорте или для получения оперативной информации, сверки документа, когда под рукой нет ноутбука или банально, он долго загружается.

O_o

У DIRECTUM появился клиент под Android?

 

Off-line клиент

Это как? Понятия "мобильный" и "off-line" совершенно ортогональны друг другу. Как "мягкий" и "теплый".

 

неотъемлемым требованием к сотрудниками этого бизнеса является их мобильность – соответственно необходима удаленная работа с ECM-системой.

Мобильность и удаленность - это не синонимы. Я могу сидеть за декстопом в офисе за десять тысяч километров, а могу находиться на территории предприятия на складе с iPad в руках.

 

Александр, скажите честно, какая цель была у написания этого материала?

 

Александр Мишунин 14 июня 2013 г. 08:36  

Коллеги, спасибо за комментарии. Интересно увидеть иную точку зрения. Отвечая на вопрос Андрея по поводу цели написания - она достаточна проста. На текущий момент, мобильность, удаленная работа - это тренд, так почему не написать статью по "трендовому" направлению?

Отвечу на вопрос Альвины.

про off-line клиент Интересно что именно имел ввиду под этим клиентом автор? Я знаю, что  существуют интеграции с outlook, которые некоторые рассматривают как офлайновые или здесь говорится о клиенте который загружает пакет данных и после обработки в нем, при наличии соединения выгружает в базу?

DIRECTUM Solo - http://www.directum.ru/4557207.aspx. Наличие сети Интернет необходимо только для обмена данными с сервером. Соответственно, когда есть сеть то можно получить задания и документы, отключиться от Интернет и работать с этим контентом. Когда сеть Интернет появится - Ваши задачи и документы уйдут на сервер, Вам придут новые и тд.

Отвечу на вопрос Михаила.
- вы забываете про такие потенциальные проблемы как: наличие канфликтов при синхронизации контента, неактуальность данных, наличие копии информации на устройстве, что становится серьезной проблемой при утере?

Действительно, риски есть всегда, чудес не бывает. Что касается off-line клиента, то при синхронизации, например, документа создается вторая (или 3,4,5...) версия документа - явного конфликта нет. Копия информации на устройстве хранится в зашифрованном виде, получить доступ к ней, лично у меня, не получилось.

 

 

Михаил Романов 16 июня 2013 г. 21:59  
На текущий момент, мобильность, удаленная работа - это тренд, так почему не написать статью по "трендовому" направлению?

Может потому, что даже для статьи для "трендового" направления нужно быть немного "в теме" вопроса?

Что касается off-line клиента, то при синхронизации, например, документа создается вторая (или 3,4,5...) версия документа - явного конфликта нет.

Оооо! "Великолепная" схема. Вы, видимо никогда не сливали код веток, разошедшихся с месяц назад при интенсивной разработке, иначе такой "способ" не предлагали бы.

Копия информации на устройстве хранится в зашифрованном виде, получить доступ к ней, лично у меня, не получилось.

Это характеризует только ваши способности, но не надежность способа.

Андрей Подкин 16 июня 2013 г. 23:46  
Может потому, что даже для статьи для "трендового" направления нужно быть немного "в теме" вопроса?

Ну... Жанр "записки дилетанта" тоже имеет право на существовавание. Но там обычно с первых строк говорится: "Я тут просто погулять вышел". Здесь же такого нет. Что вкупе с отсутствием даже попытки ответа на мой комменатарий говорит о многом.

Оооо! "Великолепная" схема. Вы, видимо никогда не сливали код веток, разошедшихся с месяц назад при интенсивной разработке, иначе такой "способ" не предлагали бы.

А вот здесь, Миша, я не согласен. Это все-таки не VCS, а система подобная dropbox'у и способы решения конфликтов лучше взять оттуда. Другое дело, кого и как потом предупреждают о наличии конфликтов. Тут уже можно поступить как умно, так и глупо.

 

 

Михаил Романов 17 июня 2013 г. 08:06  
Это все-таки не VCS, а система подобная dropbox'у и способы решения конфликтов лучше взять оттуда. Другое дело, кого и как потом предупреждают о наличии конфликтов. Тут уже можно поступить как умно, так и глупо.

Да с этим-то я согласен. Но как раз идея создания версии для измененного документа в системе, которая рассматривает весь контент как черный ящик - занятие обреченное на потерю этого самого контента.

Увы, я имею печальный опыт (пусть и не большой - быстро научился) работы с таким механизмом. Сливать два параллельно изменненных документа я больше не хочу. :(

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев