Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Модернизация своих систем документооборота или замена: плюсы и минусы 

Александр Мишунин30 апреля 2013 г. 10:30

Практически все средние и крупные компании уже используют ПО для корпоративной работы с электронным контентом. Технологии меняются, меняются подходы к бизнесу, и вот уже встает вопрос о существенной модернизации информационной системы или ее замене на другую.

Рассмотрим реальный случай. Компания А (100 компьютеров) внедрила ЕСМ-систему еще 4 года назад. Бизнес развивается, открываются новые потребности, имеющаяся система уже не соответствует инфраструктуре компании. Это все сопровождается текучкой ИТ-кадров, слабым администрированием и развитием СЭД (как последствия не совсем грамотного проекта внедрения, сопровождения продукта и желания Заказчика максимально сэкономить на проекте). В итоге имеется «мертвый» продукт, который нужно либо менять, либо модернизировать. А ведь это затраты, которых можно было бы избежать…

Вариант 1. Модернизировать текущую систему

Руководством принимается решение модернизировать текущую систему, что дальше?

Чаще всего обращаются в «проверенную» Компанию Б, которая и выполняла данный проект 4 года назад. Заказчик (компания А) описывает текущую ситуацию и ждет предложений по оптимизации. Выясняется, что в Компании Б уже не работают специалисты по «устаревшей» версии продукта и для продолжения совместной работы нужно обновить его до новой версии. И непросто обновить, а провести конвертацию текущей базы данных, что, естественно, несет в себе дополнительные затраты. Во как! И это только начало.

Безусловно, обновление существующей системы хорошо тем, что много пользователей уже работают в ней и привыкли к логике работы системы. Конвертация (скорее всего) будет проще, чем миграция данных в новую ECM-систему. И не нужно много тратить инвестировать в покупку лицензий. На этом ключевые преимущества заканчиваются. Опуская подробности, идем дальше. Компания А заключила с Компанией Б контракт, подготовлено техническое задание на основании которого будут проводиться работы, определены ключевые задачи проекта, основные участники и сроки – УРА, можно начинать!

В данной ситуации есть нюанс, проект по модернизации будет обязан учитывать текущую систему документооборота и сложившиеся «на местах» правила, а не начинать «с чистого листа», что может негативно отразиться на результатах проекта. Подобную ситуацию можно сравнить с татуировкой, что даст лучший результат: подкорректировать старую татуировку или набить новую? Лично я выбрал бы второй вариант. :)

Вариант 2. Заменить текущую ECM систему на новый продукт

При замене продукта последовательность работ немного меняется.

Во-первых, нужно определиться с кругом ECM-систем. Это влечет за собой увеличение сроков замены, поскольку отбор программных продуктов и исполнителей занимает определенное количество времени.

Эти труды не проходят напрасно - по результатам тщательного отбора Компания А оставляет 2-3 ECM системы (у пользователей уже есть определенные требования к набору функций, эргономичности новой ECM-системы), которые удовлетворяют ее потребности, а потенциальные компании-исполнители имеют необходимые компетенции по реализации подобных проектов.

Во-вторых, необходимо подготовить техническое задание и запросить коммерческие предложения на автоматизацию. Затем провести веселые старты конкурс по выбору ECM-системы, определить 5-10 важных для Компании А критериев, по которым и будут оценивать не только предложения, но и имидж, опыт и отзывы о компании исполнителе, вендора. Это могут быть такие критерии как:

●   стоимость проекта;

●   количество Заказчиков;

●   различные варианты доступа в ЕСМ-систему;

●   возможности масштабирования;

●   готовые бизнес-решения и т.д.

По результатам конкурса и будет выбран компания-победитель, которая приступит к выполнению проекта.

Итак сравним

Аккумулирую общие плюсы и минусы (плюсы модернизации являются минусами замены и т.д.).

Плюсы модернизации (относительно замены):

●   привычный интерфейс;

●   снижение инвестиций в программное обеспечение;

●   снижение трудоемкости работ по сохранению накопленной информации;

●   работа с проверенным партнером.

Минусы модернизации:

●   Возможные проблемы с адаптацией под текущую ECM-систему;

●   Повышенные риски повторения ситуации с заменой/модернизацией;

●   Частичная автоматизация может не вписаться в общей ландшафт ECM-системы.

Плюсы замены (относительно модернизации):

●   Возможность выбора нового «свежего» продукта;

●   Увеличение спектра решаемых бизнес-задач;

●   Нивелирование возможного негативного отношения к прошлой системе;

●   Возможность привлечения более опытной команды исполнителя.

Минусы замены:

●   Увеличение сроков решения проблемы «неработоспособности» текущей ECM-системы;

●   Риск негативного восприятия нового интерфейса;

●   Повышенные инвестиций в проект.

Как мы видим, в любом варианте есть свои плюсы и минусы, универсального рецепта как поступить в той или иной ситуации – нет. Субъективное мнение – как правило, многое упирается в бюджет и важно решить, какой результат вы хотите получить. Возможно, модернизация потребует меньше ресурсов, но логично полагать, что замена даст больший эффект.

Важно заметить, что при обоих вариантах развития событий Компания А должна получить продукт, отвечающий современным требованиям бизнеса, должны быть автоматизированы ключевые бизнес-процессы (в идеале – все), в работу должно быть вовлечено максимальное количество пользователей, пользователи должны быть обучены работе в ECM-системе, а компания исполнитель обеспечить должный уровень сопровождения и развития ECM-системы.

Немного лирики. Поговорка «скупой платит дважды» актуальна и в наше время. Качественный проект всегда будет стоить дороже. С большей долей вероятности, в дальнейшем, компании, выбравшие более качественный продукт и квалифицированную команду исполнителей не столкнуться с вопросом по смене или модернизации своих ECM-систем.

Крик души. Сопровождайте свою ECM-систему, не забывайте про нее! :)


Тип: Записи блогов

 (4,87 - оценили 8 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр