Сейчас довольно активно в России (и не только) для работы с
электронными документами используются системы двух классов: системы электронных
архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). В чем, собственно,
заключаются различия и такие ли уж они существенные?
Думаю, основная идея классификации состоит в происхождении
систем, которые изначально ориентировались на разные задачи и сценарии
использования.
СЭА создавались, чтобы хранить документы. Документ должен
быть надежно сохранен надолго, его всегда потом можно найти и просмотреть. Отсюда
появляются аппаратные системы хранения и универсальные форматы документов.
Однако системе нет никакого дела до документа, пока он не попал в архив.
Если СЭА изначально создавались для учета документов, то СЭД предназначались для управления документами. Документ можно создать, сделать доступным
многим сотрудникам еще в процессе его подготовки. Отсюда появляется
версионность документов, стадии жизненного цикла, docflow и workflow.
Впрочем, и СЭА не стояли на месте. Появляются политики
хранения и миграции документов. Появляются простейшие docflow, стадии
жизненного цикла документа. Docflow отрывается от документа и развивается в workflow.
СЭД в свою очередь развиваются по пути усиления функций
архива: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа
в разных форматах.
Оба типа систем сливаются в новом классе систем – Enterprise
Content Management (ECM). И только по некоторым
нюансам и акцентам можно понять их происхождение.