Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Надо ли внедрять СЭД для начала обмена с контрагентами?

  14 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: У нас небольшая компания, но мы сотрудничаем с крупными заказчиками. Иногда эти заказчики в других городах. Чтобы подписать договор или счет, нужно ехать в командировку, или отправлять документы почтой. А это дорого. Как правило, у наших заказчиков есть возможность подписывать документ ЭП. А у нас нет. Можно ли не внедряя электронный документооборот, получить возможность подписывать документы ЭП? И как потом эти документы хранить, ведь получится, что часть архива у нас будет бумажная, а часть в электронном виде?

 

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот небольшим компаниям, как правило, нет жесткой необходимости внедрять ECM-решения (внутренний документооборот) или учетные системы. В крупных компаниях наличие таких ИТ-решений продиктовано сложностью внутренних процессов, множеством документов и большим числом сотрудников, что совершенно не характерно для малого бизнеса. Поэтому, если вы хотите просто обмениваться электронными документами с контрагентами, то вам достаточно будет только приобрести сертификат ЭП, программу для формирования и проверки электронной подписи (например, КриптоПро CSP) и подключиться к сервису обмена. Никакие дополнительные решения, если у вас нет в них объективной потребности, внедрять не надо.

Сервисы обмена, например, Synerdocs, сами по себе обладают всей необходимой функциональностью для работы с электронными документами. Вы можете работать в простом веб-клиенте, где будете принимать и отправлять документы, просматривать или корректировать их содержание, подписывать с помощью ЭП.

По поводу хранения документов. В принципе, мы часто встречаемся с практикой, когда у компаний параллельно существуют два архива – бумажный и электронный. Оба архива друг другу не противоречат, просто в журналах учета делается отметка, что документ хранится в электронном виде в сервисе обмена. Также на рынке существуют решения, которые помогают легко управлять таким «гибридным» хранением. С их помощью можно не только хранить документы на разных носителях, но быстро искать их, готовить к проверкам и выемкам, анализировать их данные.

Если же вы принципиально храните документы только в бумажном виде, то вы можете печатать документы, полученные через сервис, и визировать их печатью организации и собственноручной подписью. В этом случае это будет легитимная бумажная копия электронного документа, на ней будет стоять пометка, что оригинал хранится в электронном виде в сервисе обмена. Эту копию можно хранить в привычном бумажном архиве и без проблем предоставлять в контролирующие органы.

Читайте также:

●   Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде. Все по полочкам.

●   Как убедить руководство в том, что обмен электронными документами необходим для компании?

●   «Узкие места» при обработке счетов: как избежать аврала

Рекомендуем

Источник: Журнал "Современые технологии делопроизводства и документооборта".

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (14)
Вадим Майшев 10 июля 2015 г. 18:23  
Поэтому, если вы хотите просто обмениваться электронными документами с контрагентами, то вам достаточно будет только приобрести сертификат ЭП, программу для формирования и проверки электронной подписи (например, КриптоПро CSP) и подключиться к сервису обмена. Никакие дополнительные решения, если у вас нет в них объективной потребности, внедрять не надо.

Сервис обмена (хотя с ним, разумеется, на порядок удобнее) в этом контексте можно считать дополнительным решением.

Максим Соловьев 13 июля 2015 г. 07:39  

Дополнительным решением к чему? Несколько не понятно о чем идет речь.

Вадим Майшев 13 июля 2015 г. 11:09  

Речь о том, что достаточно сертификата и программ для работы с ЭП, а сервис обмена является дополнительным решением, про которые Вы справедливо сказали:

Никакие дополнительные решения, если у вас нет в них объективной потребности, внедрять не надо.

 

Сергей Рудин 14 июля 2015 г. 09:44  
Речь о том, что достаточно сертификата и программ для работы с ЭП, а сервис обмена является дополнительным решением, про которые Вы справедливо сказали: Никакие дополнительные решения, если у вас нет в них объективной потребности, внедрять не надо.

Ну не так, чтобы уж совсем ничего не надо. А как же хранение, систематизация, гарантированная доставка? Согласен, что без объективной потребности сервис обмена можно и не внедрять, только вот кажется мне, что чаще всего эта потребность будет. Особенно если говорим об организациях с не очень развитой ИТ инфраструктурой.

 

 

Михаил Романов 15 июля 2015 г. 10:48  
хранение, систематизация

Это все равно нужно делать вне сервиса доставки.

гарантированная доставка

Чем оно гарантируется? Сервисы проходят аудит кода?

Максим Соловьев 15 июля 2015 г. 11:59  

Михаил, ни что не мешает мелким и средним компаниям, да в прочем и крупным, не имеющим возможность развернуть у себя электронный архив, воспользоваться услугами сервиса обмена, в том числе и по долговременному хранению документов. К тому же большинство операторов, например Synerdocs, предоставляет такие услуги.

По поводу гарантированной доставки - здесь не идет речь о каких-то процедурах проверки ПО на соответствие чему-нибудь. Речь идет о том, что сервис гарантирует, что отправленное сообщение (документ) дойдет получателя, и на данный факт в сервисе будет сформирован специальный служебный документ, который в свою очередь также доступен для ознакомления/скачивания пользователем.

Михаил Романов 15 июля 2015 г. 14:35  
Михаил, ни что не мешает мелким и средним компаниям, да в прочем и крупным, не имеющим возможность развернуть у себя электронный архив, воспользоваться услугами сервиса обмена, в том числе и по долговременному хранению документов

Вы предлагаете ВСЕ документы переводить на хранение в Synerdocs?

что сервис гарантирует, что отправленное сообщение (документ) дойдет получателя

Он не может это гарантировать, не вводите людей в заблуждение.

Он может гарантировать фиксацию факта доставки и только, если это подтверждает получатель. Для этого можно использовать и обычную электронную почту.

Да, текущее законодательство требует, чтобы факт обмена счетами фактурами и некоторыми другими документами регистрировался третьей стороной. Зачем использовать этот принцип для всех документов я не понимаю.

Сергей Бушмелев 17 июля 2015 г. 00:16  
Вы предлагаете ВСЕ документы переводить на хранение в Synerdocs?

Сейчас сервисы обмена, например Диадок, хранят переданные (отправленные и полученные) документы. Сроки хранения, стоимость могут быть разные. По слухам, один крупный сервис позволяет пользователям получать доступ к своим документам даже после того, как те прекратят подписку. Это будет длиться пока смерть не разлучит нас пользователь сам не удалит документы в сервисе. 

По поводу перевода остальных (не переданных через данный сервис) документов на хранение в сервис: сервисам надо как-то отстраиваться от конкурентов, может, кто-то и будет думать в сторону электронного архива :)

Он может гарантировать фиксацию факта доставки и только, если это подтверждает получатель. Для этого можно использовать и обычную электронную почту.

Если я правильно понял Максима, то он говорит, что сервис формирует при отправке служебные документы. Для ЭСФ порядок обмена (включая формирование служебных документов) утвержден законодательно.  Чтобы не читать весь текст, можно посмотреть схемку. Ссылки ведут на сайт одного оператора, но это справедливо для всех операторов, так как законодательная база одна.

Насчет подтверждения получателем: оператор может документально подтвердить, что отправитель исполнил свои обязанности по отправке документов. Для того же суда этого будет достаточно. В бумажной почте то же самое: если адресант отправил заказное письмо адресату, неважно, получил ли адресат на почте письмо или нет, обязанности по отправке письма адресантом подтверждены почтой.

Про обычную электронную почту: теоретически можно отправить по ней, скажем электронную накладную, если предварительно (на бумаге, или через оператора ЭДО) договориться об этом. ЭСФ не получится, ибо есть только один законный способ это сделать - через оператора. 

Зачем использовать этот принцип для всех документов я не понимаю.

Никто не мешает организациям самим устраивать обмен юридически значимыми ЭД (за исключением ЭСФ). Только будет ли это проще и дешевле - вопрос не праздный. Ценность оператора еще и в том, что он сам организует интеграцию и необходимые преобразования. Будешь смеяться, но многие российские дочки крупных транснациональных компаний не могут сами организовать выгрузку тех же накладных или ЭСФ в российских форматах (утвержденном для ЭСФ и рекомендованном для ТОРГ-12). Ну, не может их SAP этого. При обращении к ИТ-службам материнской компании они получают вот такой обнадеживающий ответ: "даже не в следующем году". Есть интересные исключения, но практика такова - организациям проще (и дешевле) подписать операторов, чтобы те преобразовывали форматы, чем делать это самим или нанимать специализированных интеграторов. Я уже не говорю про сложные схемы, когда интегрируются несколько клиентских ИС и несколько операторских сервисов (например ЭДО и EDI). Прибавь к этому, что решение нужно тиражировать для всех контрагентов, работающих по такой схеме. Тут электронной почтой не обойтись :)

Вот еще один приме, когда работать через оператора может быть оптимальнее: ЭСФ и ТОРГ-12 могут формироваться из одного выгруженного клиентом документа или из одного сообщения EDI (например, INVOIC). Обмениваться ими через разные контуры  (оператор ЭДО и что-то свое) может означать увеличение затрат, и иногда даже не в два раза, чем обмениваться только через оператора ЭДО.

Михаил Романов 17 июля 2015 г. 08:11  
Это будет длиться пока смерть не разлучит нас пользователь сам не удалит документы в сервисе.

Про смерть - абсолютно верное замечание!

Напомни, пожалуйста, какова процедура истребования документов (со всеми ключами, подписями и метаданным у безвременно почившего оператора? А за одно какова процедура смены оператора ЭДО (например, по причине, безмерной жадности высоких тарифов или недостаточного качества сервиса)? Во сколько это выльется, решившему сэкономить на локальной СЭД клиенту.

По слухам

По слухам, мобильная ОС одного крупного производителя ПО должна была завоевать не менее половины рынка мобильных, а вот поди ж ты, имеет менее 3%...

Если я правильно понял Максима, то он говорит, что сервис формирует при отправке служебные документы

Сереж, я знаю, что твой мелафон лучше моего и читает мысли Максима он на много круче. :)

Но я говорил именно о доставке, надежной, гарантированной доставке, а не фиксации факта получения или просто отправления. Да, для некоторых случаев (а для некоторых людей эти "некоторые" тождественно равны "абсолютно всем"...) факт получения сообщения принимающей стороной никого не волнует. Только вот это единичные случаи. А вот кому ты будешь предъявлять иски от потерь из-за, что по вине некоего посредника ты теперь не можешь получить вовремя документы...

Я вот, например, не нашел даже упоминаний об SLA для одного уже упомянутого здесь сервиса. Впрочем, я не устаю повторять - компенсации, которые гарантируют поставщики большинства сервисов просто смехотворны на фоне возможных потерь.

А кто будет выплачивать штраф, если я как доверчивый клиент, не смогу во время предоставить контролирующим органам нужные документы по причине недоступности или некорректной работы оператора ЭДО?

Ну и т.д. ... Все просто носятся с юридической значимостью и ЭЦП, как с писанными торбами, но как-то забывают поинтересоваться другими насущными проблемами дополнительного посредника между сторонами.

Будешь смеяться, но многие российские дочки крупных транснациональных компаний не могут сами организовать выгрузку тех же накладных или ЭСФ в российских форматах (утвержденном для ЭСФ и рекомендованном для ТОРГ-12)

Нет, не буду. Я работаю в аутсорсинге и к нам приходят ровно за тем, чтобы мы решали подобные задачи. Если бы наши клиенты могли всё это сами, нам бы стало нечего есть (впрочем, мы предпочитаем уверять себя, что если они всё же попытаются все это делать сами, то есть скоро нечего станет им :) ).

Тут электронной почтой не обойтись

Не обойтись. А может и обойтись... Не знаю, не делал.

Но значит ли это, что ты предлагаешь отказаться от использования электронной почты для пересылки документов вообще?

Максим Соловьев 17 июля 2015 г. 08:51  
компенсации, которые гарантируют поставщики большинства сервисов просто смехотворны на фоне возможных потерь

 

А кто будет выплачивать штраф, если я как доверчивый клиент, не смогу во время предоставить контролирующим органам нужные документы по причине недоступности или некорректной работы оператора ЭДО

Михаил, закину на поразмышлять - вот Вы говорите о гарантиях/компенсациях, а теперь посмотрите  на эту проблему с другой стороны. Я думаю, Вы согласитесь что все мы люди и имеем право на ошибку. А теперь о конкретной ошибке (произошедшей в компании, где когда-то я работал) - админ (сотрудник компании), решил обновить учетную систему компании, предварительно не подготовив резервную копию (последняя из которых была создана неделю назад, он еще и время выбрал, конец рабочего дня в пятницу - за день до срабатывания сценария по автоматическому созданию резервной копии). Вроде бы задача обыденная, которую он проделывал не раз и не два, но в этот раз что-то пошло не так, и события начали разворачиваться по наихудшему сценарию - грохается база. А теперь ответьте на вопрос - Какую компенсацию в этом случае получила/получит компания? 20-30% из зарплаты сотрудника, в виде удержания премии (оклад гарантирован трудовым договором)? И что в этом случае будет гарантией для компании от таких вот "ошибок" собственных сотрудников?

Да конечно, Вы в праве здесь указать на в принципе не правильную организацию "ведения дел" в ИТ отделе компании. Но мало ли таких вот компаний/отделов, с такими вот "админами".

ЗЫ. Базу мы конечно восстановили, но для бухов получился внеурочный выходной (т.к. понедельник был также занят восстановлением базы).

Максим Кайнер 17 июля 2015 г. 16:26  

Максим, по-моему, Миша как раз и пытается сказать, что еще одно звено в цепочке передачи юридически значимых документов гипотетически может порождать и еще одну группу рисков, отрицать которые не стоит...

Михаил Романов 17 июля 2015 г. 16:38  
Максим, по-моему, Миша как раз и пытается сказать, что еще одно звено в цепочке передачи юридически значимых документов гипотетически может порождать и еще одну группу рисков, отрицать которые не стоит...

Совершенно верно, Максим.

Тем более, что на текущий момент с точки зрения законодательства, как я понимаю, параметры деятельности операторов ЭДО никак не нормируется (хотя может я что-то упускаю).

Михаил Романов 17 июля 2015 г. 16:40  
Михаил, закину на поразмышлять

А будь это внешний сервис, вы не смогли бы сделать ровным счетом ничего. Только "ждать и надеяться".

Сергей Бушмелев 20 июля 2015 г. 23:56  
Напомни, пожалуйста, какова процедура истребования документов (со всеми ключами, подписями и метаданным у безвременно почившего оператора?

Никто не заставляет ждать смерти оператора. Кстати, про таковые пока не было слышно. Пользователь может сам скачать все документы из сервиса, включая подписи, протоколы и т.п. И спокойно предъявлять их хоть в налоговую, хоть в суд.

А за одно какова процедура смены оператора ЭДО

Просто подключаешься к другому оператору и все. Хочешь - оставляешь  отправленные и  полученные документы у "старого" оператора, хочешь - скачиваешь. Некоторые компании работают сразу с несколькими операторами, чтобы работать с бОльшим кругом контрагентов. 

По слухам

Это я так завуалированно рассказал про работу нашего оператора, чтобы не делать прямую рекламу :)

Но я говорил именно о доставке, надежной, гарантированной доставке, а не фиксации факта получения или просто отправления. Да, для некоторых случаев (а для некоторых людей эти "некоторые" тождественно равны "абсолютно всем"...) факт получения сообщения принимающей стороной никого не волнует. Только вот это единичные случаи.

Ну вообще то операторы задумывались, чтобы организации и ИП могли реализовать свое право использовать электронные счета-фактуры. ЭСФ - это налоговые правоотношения. А право - оно формально по определению. Так что я говорил не о единичных случаях, а о системе. Для продавца обязанность по уплате НДС возникает при выставлении СФ, вне зависимости, получил покупатель ее или нет. Для покупателя право на возмещение НДС возникает при получении СФ.

А вот кому ты будешь предъявлять иски от потерь из-за, что по вине некоего посредника ты теперь не можешь получить вовремя документы... Я вот, например, не нашел даже упоминаний об SLA для одного уже упомянутого здесь сервиса. Впрочем, я не устаю повторять - компенсации, которые гарантируют поставщики большинства сервисов просто смехотворны на фоне возможных потерь.

SLA заключаются, и количество ноликов в суммах штрафа вовсе не смешная цифра. Сам понимаешь, это глубоко конфиденциальная информация.

Но значит ли это, что ты предлагаешь отказаться от использования электронной почты для пересылки документов вообще?

Для каждой задачи - свой инструмент. У Натальи Храмцовской в блоге есть немало примеров судебных решений, когда суд принимал в качестве доказательств email сообщения. Но тут без самих правоотношений, в рамках которых осуществляется обмен email, невозможно говорить о значимости и способности email сообщений быть доказательствами в суде.  Ну и просто в плане удобства, технических возможностей сервисы ЭДО и  email в разных сценариях выглядят по-разному привлекательно и предпочтительно.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев