Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Надо ли внедрять СЭД для начала обмена с контрагентами? 

Максим Соловьев10 июля 2015 г. 11:56

Вопрос читателя: У нас небольшая компания, но мы сотрудничаем с крупными заказчиками. Иногда эти заказчики в других городах. Чтобы подписать договор или счет, нужно ехать в командировку, или отправлять документы почтой. А это дорого. Как правило, у наших заказчиков есть возможность подписывать документ ЭП. А у нас нет. Можно ли не внедряя электронный документооборот, получить возможность подписывать документы ЭП? И как потом эти документы хранить, ведь получится, что часть архива у нас будет бумажная, а часть в электронном виде?

 

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот небольшим компаниям, как правило, нет жесткой необходимости внедрять ECM-решения (внутренний документооборот) или учетные системы. В крупных компаниях наличие таких ИТ-решений продиктовано сложностью внутренних процессов, множеством документов и большим числом сотрудников, что совершенно не характерно для малого бизнеса. Поэтому, если вы хотите просто обмениваться электронными документами с контрагентами, то вам достаточно будет только приобрести сертификат ЭП, программу для формирования и проверки электронной подписи (например, КриптоПро CSP) и подключиться к сервису обмена. Никакие дополнительные решения, если у вас нет в них объективной потребности, внедрять не надо.

Сервисы обмена, например, Synerdocs, сами по себе обладают всей необходимой функциональностью для работы с электронными документами. Вы можете работать в простом веб-клиенте, где будете принимать и отправлять документы, просматривать или корректировать их содержание, подписывать с помощью ЭП.

По поводу хранения документов. В принципе, мы часто встречаемся с практикой, когда у компаний параллельно существуют два архива – бумажный и электронный. Оба архива друг другу не противоречат, просто в журналах учета делается отметка, что документ хранится в электронном виде в сервисе обмена. Также на рынке существуют решения, которые помогают легко управлять таким «гибридным» хранением. С их помощью можно не только хранить документы на разных носителях, но быстро искать их, готовить к проверкам и выемкам, анализировать их данные.

Если же вы принципиально храните документы только в бумажном виде, то вы можете печатать документы, полученные через сервис, и визировать их печатью организации и собственноручной подписью. В этом случае это будет легитимная бумажная копия электронного документа, на ней будет стоять пометка, что оригинал хранится в электронном виде в сервисе обмена. Эту копию можно хранить в привычном бумажном архиве и без проблем предоставлять в контролирующие органы.

Читайте также:

●   Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде. Все по полочкам.

●   Как убедить руководство в том, что обмен электронными документами необходим для компании?

●   «Узкие места» при обработке счетов: как избежать аврала

Рекомендуем


Тип: Записи блогов

 (5,00 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр