Все пишут о том, что внедрение СЭД приводит к упрощению процессов общения, уменьшению бюрократии, ускорению движения документов и пр. Но палка, как известно, о двух концах. И иногда возникают ситуации, когда понимаешь, что проблема без СЭД решилась бы гораздо быстрее.

Вот допустим есть некоторое замечание к работе соседнего отдела, очень небольшое и простое в исполнении. При бумажном документообороте официально требовалось бы оформить служебную записку, заверить ее у руководителя своего отдела, затем отнести руководителю соседнего отдела, который передаст ее исполнителю. Поэтому сотрудник сто раз подумает, прежде чем «запустит» такой тяжелый механизм и при большинстве мелких проблем просто позвонит сотруднику соседнего отдела. В СЭД же задачу оформить гораздо быстрее, поэтому сотрудники начинают по всем поводам создавать друг другу задачи и вести переписку, в то время как вопрос можно было бы решить посредством 5-ти минутного разговора.

Поэтому, внедряя СЭД, все-таки стоит хотя бы рекомендательно ограничить использование задач для переписки сотрудников. Например, не оформлять задачами простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.) и т.п. Однако, всю внутреннюю переписку, особенно такую, которая может вступить в обсуждение или должна закончиться результатом лучше вести в задачах.

В общем грань весьма тонкая и правила выбора «послать или нет задачу» должны формироваться по сути вместе с корпоративной культурой общения в СЭД.