Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Не внедрять - убьет?!

  0 комментариев Добавить в закладки

Вопрос: наличие каких особенностей в области документооборота компании могут служить причиной для возникновения рисков при внедрении ECM, т.е. в каких случаях внедрять систему настоятельно не рекомендуется?

ECM-систему не рекомендуется внедрять, если она не сможет обеспечить какие-то требования предприятия: к примеру, безопасности информации, оперативности взаимодействия, соблюдения исполнения регламентов внутренних процессов (когда сотрудники не могут подстроиться под четкие регламенты), также внедрение не рекомендовано, если оно просто экономически не выгодно компании.

Немного конкретики: может рекомендоваться не внедрять систему, когда, документы, проходящие согласование, требуют живых подписей со всеми согласующими. Это, однако, не говорит о том, что систему однозначно не стоит внедрять. Но очевидно понижение эффективности использования системы.

Например, раньше многие компании избегали автоматизации кадровых процессов, поскольку кадровые документы всегда требуют живых подписей. Таким образом, в результате автоматизации мы получаем два круга согласования вместо одного: сперва согласуем документ в электронном виде, а потом требуется собрать еще и живые подписи на бумажный аналог. Однако и в этой ситуации все еще актуально хранение всех документов в электронном виде в архиве системы. Поэтому эффективность, безусловно, остается, просто она ниже, чем могла быть.

Также вряд ли имеет смысл внедрение системы в организацию с небольшим количеством сотрудников. Разве что если нагрузка у каждого очень высока и объем документооборота внушительный. Однако при наличии конфиденциальной информации механизм разграничения прав доступа будет оправдывать внедрение системы даже в небольшой организации. Но степень конфиденциальности бывает разная: есть компании, в которых сотрудник знакомится с документом ограниченное время, по предварительному уведомлению, под расписку и в закрытой комнате. Такого уровня конфиденциальности система, конечно, обеспечить не сможет.

Вряд ли стоит внедрять ECM-систему, если компания не понимает, зачем она ей нужна. В этом случае как раз полезно общение с консультантами по внедрению, которые смогут проанализировать актуальность системы для конкретной компании.

Опубликовано: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", 4/2012

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев