Возможности СЭД и специальных решений на их
основе дают возможность управлять документацией СМК на всех этапах работы. Руководство
организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы
менеджмента качества и реализации функций управления предприятием. Такие
решения помогают специалистам по качеству планировать и проводить внутренние
аудиты, фиксировать несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и
предупреждающие действия.
В статье я хочу затронуть вопрос о
том, что при этом не автоматизирован сам процесс проведения внутренних аудитов
СМК (наверно, так как в стандарте серии ISO 9000:2008 нет
требований к самому процессу проведения аудита), рассмотреть причины
недостаточной автоматизации и предложить возможный вариант решения.
Недостаточному внедрению информационных технологий в аудиторскую
деятельность препятствует несколько причин:
Общеотраслевые
причины:
● низкий уровень
развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;
● специфика
аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации
процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения, т.е.
заключение сформированное программой должны быть проанализированы человеком;
● низкий уровень
компьютерной грамотности пользователей.
Технологические
причины:
● применение
аудируемым предприятием различного программного обеспечения;
● выездной
характер работы аудиторов;
● различная отраслевая
специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся
законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку
специализированных систем на «все случаи жизни».
Конечно, многие аудиторы слабо представляют
организацию своей работы с применением автоматизированных технологий. Хотя,
именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем
информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.
Что
же можно автоматизировать в работе аудитора?
Автоматизация процессов проведения аудита —
новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем.
Эта необходимость появилась из практики работы специалистов-аудиторов по
системам менеджмента качества.
Для
более глубокого анализа возникшего вопроса обратимся к ГОСТ Р ИСО 19011:2003
"Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем
экологического менеджмента".
В ГОСТ Р ИСО 19011:2003 существуют
следующие методы сбора аудиторами информации:
● опросы;
● наблюдения
за деятельностью;
● анализ
документов.
Хочу
представить возможный вариант автоматизации одного из методов сбора аутиторами информации, а
именно автоматизация процесса проведения опросов. Давайте представим,
как в этом случае будет ораганизован процесс в системе.
Пример
автоматизации метода сбора информации аудитором в виде тест-опросов
Для каждой категории пользователя
(представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации,
ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник)
создается свой перечень вопросов и для каждого из них определяются свой вес
(критерий важности). При прохождении теста система определяет категорию
пользователя (респондента) и в зависимости от этого предлагает определенный
перечень вопросов.
В результате всех ответов респондента,
система даст свое заключение и рекомендации по развитию работника.
Одновременно, результаты будут сохранены в системе, и их можно использовать для
построения отчетов и дальнейшего анализа.
Подобный
функционал позволит решить следующие задачи:
● подготовиться к
сертификации СМК организации;
● распознать
«слабые места», на которые необходимо сконцентрировать внимание в дальнейшем;
● разработать
мероприятия по оптимизации ресурсов (человеческих и материальных), связанных с проведением
внутреннего аудита;
● возможность
оперативной и объективной оценки СМК в организации.
Конечно, никакое программное обеспечение
полностью не заменит самого аудитора, но, однако, предлагаемое решение в
перспективе позволит облегчить «рутинный» труд аудитора, а организации –
провести предварительную оценку соответствия своих процессов требованиям
внутренних нормативных документов предприятия и международных стандартов.
Хотелось бы услышать Ваше мнение о
возможности в перспективе автоматизировать деятельность аудиторов СМК.
Оригинал записи опубликован на DIRECTUM
Club