Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Нужна ли информация в ECM пользователю?

  0 комментариев Добавить в закладки

А если да, то доступна ли?

Обратимся к достаточно известному исследованию IDC по рынку северной Америки:
IDC
Предмет исследования – деятельность информационного работника. Именно ему нужна информация во всем ее многообразии. Другим категориям работников информация нужна в крайне ограниченном виде.

Рассуждая на уровне теории, мы приходим к выводу – в России довольно много людей можно отнести к «информационным работникам». При этом эмпирические наблюдения не подтверждают теоретический вывод. Создается ощущение, что у нас значительное число людей не выполняют строго определенные функции скорее не потому, что они заняты творческим и интеллектуальным трудом, а в силу низкого уровня организации труда.

Но даже если отечественные производительные силы не относятся к информационным работникам в каноническом понимании этого термина, то, теоретически, им все равно нужна информация, чтобы преодолевать хаос и дезорганизацию бизнеса.

Рассмотрим пример для внесения практического смысла. Типичный руководитель 2-3 уровня крупной компании получает на согласование важный договор. Что ему доступно в СЭД в типовом случае? Тело документа, минимальные метаданные, замечания предыдущих согласующих.

Чтобы ему хотелось получить? Сведения об инициаторе (позиция в компании, аналогичные его действия, уровень квалификации и т.д.), сведения о контрагенте (состояние взаиморасчетов и их история, уровень доверия, история хозяйственных отношений и т.д.), расширенные существенные сведения по контракту (бюджетное окружение, назначение хозяйственной операции и т.д.) и еще много всего. При этом в крупной компании даже СЭД, зачастую, не одна, не говоря уже о прочих системах – есть и CRM, и учетная система, и другие.

Это яркий пример, когда информационный работник, в условиях слабой организации бизнеса, с одной стороны тонет в поступающей информации (почта, СЭД, мгновенные сообщения, звонки и т.д.), а с другой стороны, когда это требуется, – должен потратить огромные усилия на получение нужной информации.

Еще наблюдение в контексте доступа к информации. Почему люди слабо пользуются СЭД?

  • Они не знают, что там есть. Причины разные, но результат один – не пользуются тем, что есть, в итоге и занесению информации перестают уделять внимание.
  • Знают, что есть, но сложно/неудобно искать. В итоге не ищут вовсе, что повышает риски. Например, в карточке «Контрагента» есть сведения об уровне доверия, но при согласовании договора до этих сведений несколько нелогичных кликов, в итоге эта информация игнорируется.
  • Знают/догадываются что есть, но все в разных системах. И не везде есть доступ.

В итоге подобные системы «гаснут», как минимум не развиваются. Поскольку поддержки снизу нет – это не удобно, а сверху нет поскольку не ясны задачи.

Вывод. Информация нужна, но не доступна. Теоретически.

Если опираться на исследование IDC и затраты на поиск (разных видов) информации в объеме 9,5 часов в неделю, то можно сделать интересные экономические выводы: при увеличении эффективности механизмов/способов поиска на 10%, мы даем прирост к производительности труда информационного работника на 2,4%. А этот тип работников, не будем забывать, самый высокооплачиваемый.

Хороший повод задуматься… Но задумывается ли бизнес?

[Репост]

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев