Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Обманутые ожидания

  1 комментариев Добавить в закладки

Как правило, заключение договоров с клиентами представляет собой недолгую и приятную процедуру, в результате которой все тяжелые стадии пресейла остаются позади, и можно переходить непосредственно к реализации проекта. Вот тут то и наступает момент, когда понимание одних и тех же строк в ТЗ к договору заказчиком и исполнителем трактуется по-своему. Привести все это может к неудовлетворенности обеих сторон вплоть до разрыва договорных отношений и потере денег, времени и нервов обеими сторонами.

Как же избежать этого? Есть несколько рекомендаций, на мой взгляд, позволяющие максимально наладить понимание между исполнителем и заказчиком. Все они актуальны при одном условии – договор еще не подписан, но клиент уже определился с выбором продукта и готов заключить его.

Во-первых, необходимо перед подписанием договора организовывать совместную встречу предполагаемых руководителей проекта с обеих сторон, и обсудить ожидания и опасения заказчика. Бывает так, что клиенту вовсе не требуется СЭД, а нужно всего лишь нанять дополнительного сотрудника для выполнения определенных действий, либо определить зоны ответственности сотрудников, либо прописать регламенты и оптимизировать бизнес-процессы.

Во-вторых, необходимо обсудить с заказчиком конкретные результаты проекта, обязательно прописать их в документации. Также необходимо донести предполагаемые результаты проекта до высшего руководства заказчика, так как именно оно выделяет бюджеты, и у него могут быть свои ожидания. Иначе не видать исполнителю дальнейшего развития проекта, а представитель заказчика, ответственный за проект может поплатиться рабочим местом.

В-третьих, необходимо проговорить организационные моменты, технологию внедрения, этапы, механизмы приемки-передачи работ. Некоторые клиенты считают, что автоматизировать нужно постепенно задачу за задачей, и принимать готовый функционал хотят также. Некоторые хотят, чтобы им весь функционал сначала запроектировали, а уж потом реализовали. Есть и те заказчики, которые хотят, чтобы исполнитель сидел в их офисе, клиент сходу делал бы постановку задачи, а исполнитель сходу бы реализовывал проект.

В-четвертых, необходимо сразу проговорить с заказчиком условия ограничений проекта и доработок. Например, если вскроются дополнительные требования в процессе проектирования, то они могут быть учтены, если их суммарная стоимость не будет превышать 10% от стоимости работ по проекту (тем самым, фактически, предоставляется скидка на работы). Иначе – дополнительное соглашение или новый договор.

В-пятых, необходимо максимально продумать, проговорить и прописать в документах техническую реализацию, особенно нетиповых вещей (интеграция, миграция данных). Часто при миграции данных могут всплыть разногласия в понимании типов реквизитов (клиент хочет выгрузить данные в справочник, а исполнитель рассчитывал в текстовое поле) и других вещей, влияющих на увеличение трудоемкости проекта. Заказчик может предполагать интеграцию систем через веб-сервисы, а исполнитель рассчитывал реализацию через .com-объекты, и т.п.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: необходимо больше общаться перед подписанием договора и приходить к единому мнению «на берегу», пока еще есть возможность отразить все договоренности в документации, внести уточнения и ограничения в ТЗ, а также скорректировать стоимость проекта.

Взаимопонимания Вам!

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Елена Истомина 21 марта 2012 г. 12:55  
Как правило, заключение договоров с клиентами представляет собой недолгую и приятную процедуру,
Далеко не всегда. Были в моей практике клиенты, с которыми формулировки договора согласовывались почти год. Это уже после того, как принципиальное решение о покупке системы и примерном функционале было принято.
 
Что касается основной темы поста. Тут очень сложно бывает определить грань между заключением договора и проектированием системы. Некоторые детали можно выяснить только при детальном исследовании и разработке проекта. В любом случае общаться должен уже не продавец, а консультант, в идеале - будущий РП.
В типовое ТЗ лучше явно прописывать критичные ограничения (типа "не более 3х видов служебных записок" или "односторонняя интеграция 3-5 справочников" и т.п.), а потом пополнять ТЗ при возникновении новых недопониманий на проектах.
Ну ведь не сразу в американской инструкции к микроволновке появилась фраза "не сушите в СВЧ кошку" :)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев