Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Один день без электронного документооборота

  4 комментариев Добавить в закладки

Недавно из-за аппаратных проблем на несколько часов наш офис оказался без, пожалуй, самого главного сервера компании, обеспечивающего работу корпоративной системы электронного документооборота.

Работать с СЭД мы все очень привыкли. Например, что мой опыт – это более семи лет работы с документами только через систему электронного документооборота. Конечно, у кого-то, больше, у кого-то меньше, но все сразу почувствовали последствия отсутствия СЭД.

Вот пример. Надо было подготовить документ с описанием проекта. Отдельные главы документа должны были готовиться отдельными людьми. Каждый свою главу размещал у себя локально на диске, а также пересылал ее по почте на доработку и согласование двум коллегам. Затем ответственный за выпуск документа должен был подготовить сводный документ.

Основная проблема, которая съела минимум полчаса времени у каждого – разобраться в том, какая из копий является последней и правильной. Дважды приходилось просто сверять копии отдельной главы и сливать их в один документ, т.к. рецензенты делали правки одновременно в разных копиях. Вот вам и отсутствие возможности последовательной передачи документа и блокировки доступа к нему.

Итоговый документ выложили на общедоступный диск, где он несколько часов рисковал быть удаленным. Вздохнули с облегчением, когда под вечер документ наконец-то оказался в корпоративном архиве.

Ощущение незащищенности документа и большой вероятности потерять труд нескольких человек – вот, пожалуй, основное чувство, которое мы испытали в этот день. Думаю, у всех найдется немало примеров чувства «отлучения от СЭД». Может быть, поделитесь?

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Илья Киров 27 января 2007 г. 20:59  
Конечно, таких "тяжелых" примеров я привести не могу, но подобные случаи были и в нашей практике.
Сильнейший удар по работе офиса наносят переходы на новую версию СЭД! В случаях работа не только головной организации, но и филиалов. Передача файлов между филиалами переходит на email (ибо так прописано в регламете по ЭД). Но самое тяжелое - это отсутствие текущих задач, которые необходимо сделать и документов, которые к ним прилагаются. Приходится занимать другими делами, которые помнишь, или которые принесли толькочто, или сообщили по телефону. Те филиалы, которые не так сильно "подсели" на СЭД, достаточно легко продолжают работать. Но вот наше Управление "сидит" на нем крепко - ему труднее всего.
Был один "забавный" случай при переходе на новую версию СЭД, когда мы "случайно" поставили базу СЭД на сервер с MSSQL 2005. Но этот сервер не потянул рабочей нагрузки и пару дней пользователи страдали от тормознутости системы (даже такие проблемы со скоростью способны испортить работу всему офису и отношение к программистам). Были предприняты несколько попыток вернуть базу обратно в MSSQL 2000 (это стоило нам 2 дня и две ночи). Днем все работали в медленной системе и ругали программистов, а ночью мы пытались перенести базу: детач-аттач - не прошел, бэкап-рестор - не прошел, установка SP4 на MSSQL2000 и снова рестор - не прошел, трансфер - зависал на передаче таблицы с текстами документов - не прошел... В итоге, в конце второй ночи мы научились пользоваться bcp и попробовали перенести несколько записей таблицы текстов этой утилитой - удачно. Запустили создание файла таблицы в 4 часа утра. К 5:30 файл создался - запустили его копирование по сети. Во время этих операций мы сделали базу на рабочем сервере и передали остальные таблицы трансфером. К 7:00 файл с текстами скопировался на рабочий сервер - запустили запись файла в таблицу. По нашим расчетам запись в таблицу должна была пройти за 1,5-2 часа. А в 8:00 народ приходит на работу. Оказалось, что в такой "недоделанной" базе можно нормально работать с задачами, отсутствовали лишь тексты документов (за последний год). Об этом мы и доложили начальнику... Конечно нас не похвалили... Не знаю что бы с нами было потом, но к нашей радости через 40 минут после начала рабочего дня тексты документов успешно оказались в базе. Фактически, почти никто не заметил этого отсутсвия документов и переездом на нормальный сервер (за некоторым исключением), но многие тогда почувствовали, что программисты сделали ЧУДО и всё стало работать хорошо!
Так вот, что касается меня, то я не сильно страдаю от отсутствия СЭД, я страдаю от отсутствия СЭД у моего начальника и у его начальства :)
Дамир Галимов 29 января 2007 г. 07:42  

Еще один пример из того дня. Когда предупредили, что скоро сервер отключат я стал судорожно вспоминать, какие документы мне могут понадобиться в течении дня. Экспортировал около десятка документов и шаблон для создания нового документа. Однако во время работы мне все равно не хватало информации. Я точно знал, что она есть в архиве и как ее найти, но он был недоступен. И это при том, что моя работа не требует постоянной работы с СЭД. Какого же было людям, для которых работа с документами и справочными данными является основной деятельностью!

Конечно, обобщать подобные выводы некорректно. Мы все оказались как без рук не столько потому, что стала недоступна именно СЭД, а потому что стали недоступны данные, которые мы используем в работе и потому что стал недоступен привычный нам стиль работы. Если бы документы всегда располагались в папке на сетевом диске и никто бы не привык к удобствам СЭД, то при поломке этого диска эффект был бы не менее трагичным.

Елена Истомина 29 января 2007 г. 08:07  
Да, как человек, для которого "работа с документами является основной деятельностью", скажу, что в тото день эффективность работы была крайне низкой. Но сравнивая с ситуацией описанной в статье "Полный крах сети" в журнале ДИС http://www.osp.ru/cio/2003/05/172682/ можно сказать, что мы "легко отделались".
Артем Старыгин 29 января 2007 г. 09:02  

Не буду ничего говорить про тот черный день, когда упала СЭД, все было печально :(, но там хотябы все понятно, умерла так умерла, однако умирала она не сразу, перед этим тяжело болела :), как же было в то время? Приведу пример работы без СЭД в распределенной среде. Надо было срочно отрецензировать документ, создали его в головном офисе, рецензировать надо в филиале, надо с казать что в филиале проблем не наблюдалось, кроме отсутствия репликации :). Ладно прошу выписать документ и отправить мен почтой, в терминал лезти и ждать пока там все откроется, желания нет, напоминаю в главном офисе тормоза. Рецензирую документ, отправляю обратно, довольный жизнью. Через некоторое время документ приходит на повторное согласование, но я вижу что примечания не все исправлены, самих примечаний нет, пришлось читать все по новой. Обидно хоть и не смертельно.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев