Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

Организация групповой работы

  5 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем?

Для начала отвечу на вопрос: «Что это за компоненты, которые обеспечивают групповую работу»?

Предположим, что Ваша организация морально подготовилась к полному или частичному переходу на безбумажный документооборот. Документы начинают создаваться, храниться и подписываться в электронном виде. Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное мнение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но начинаются сложности, такие как:

●   вложение может быть изменено, а в случае большого документа поиск изменений в нем может затянуться. Хорошо, если в организации введена культура создания примечаний или выделение цветом, а если нет?

●   параллельных согласующих может быть много и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа. Далее инициатору или ответственному приходится сводить все примечаний и исправления, что, конечно же, влияет на его время и нервы, ведь примечания бывают противоположными;

●   в процессе согласования может быть довольно сложная логика и чем крупнее организация, тем сложнее процесс (регламент);

●   у каждого вида документа свой процесс согласования (регламент), а видов документов в организациях бывает свыше 30. А если приходит новый специалист в организацию, то знание тонкостей процесса согласования приходит не сразу

Это лишь некоторые, наиболее яркие моменты, с которыми сталкиваются организации, выбравшие для процесса согласования электронную почту. Что же делать? Очень важным критерием при выборе электронного документооборота должен стать вопрос по качественному и проработанному инструменту согласования электронных документов (Workflow). Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу. Функционал хорошего инструмента должен быть тщательно проработан. Я считаю, что основными важными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента:

●   простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному окну электронной почты;

●   простой, удобный и гибкий инструмент для автоматизации процессов согласования (регламентов).

Теперь вторая часть вопроса: «Какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем»?

Все зависит от вашего выбора системы электронного документооборота. Есть системы, в которых без привлечения вендора изменить автоматизированный ранее регламент невозможно. И, конечно же, есть системы, в которых инструмент настолько прост и удобен в использовании, что бизнес-аналитик, изучивший справку F1, может разобраться и легко изменить созданные ранее автоматизированные бизнес-процессы, а также автоматизировать самостоятельно новые бизнес-процессы в организации.

При выборе системы электронного документооборота анализируйте инструменты для групповой работы внимательно, ведь выбрав систему единожды, очень сложно будет ее потом заменить. Успехов.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Михаил Романов 19 ноября 2013 г. 18:05  

Автор, видимо, начал священную войну по повсеместному искоренению электронной почты и замены её на иные инструменты управления процессами, но как и в прошлый раз, исходил в своих выводах из некоторых предпосылок, в общем случае неверных:

Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное мнение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа

Вообще-то, никто не мешает отправить ссылку на документ в хранилище, а не пересылать его копию. Это разом решит 2 из перечисленных проблем - опасность несанкционированной правки и необходимость сведения документа после исправления несколькими согласующими.

По поводу сложных процессов и регламентов - спору нет, Workflow-движок здесь предпочтителен... Вот только:

  • почему противопоставляются почта и Workflow? Я, например, видел несколько систем, где процесс управлялся посредствам некоего Workflow-механизма, а почта использовалась как основное средства коммуникации между системой и пользователями (т.е. при смене состояния высылались письма пользователям со ссылками на нужные объекты системы).
  • если компания небольшая и процессы в ней упрощены (что, имхо, зачастую ценнее простой "автоматизации" сложного и запутанного процесса 1-в-1), то нужен ли ей какой-то дополнительный инструмент для управления процессами который нужно покупать, настраивать, поддерживать, ...?
Михаил Романов 19 ноября 2013 г. 19:49  

Ну и откровенно говоря, отвечая на вопрос

Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем?

по меньшей мере странно ограничиваться рассмотрением только механизма Workflow, который, к тому же относиться к нему как как к

инструменту согласования электронных документов ...

Совместная работа, в моем понимании это просто огромный перечень всяких разных активностей. Например, небольшой проект (порядка 10-15 человек), в котором я сейчас работаю, используется следующие:

 

  • работа над документами. Мы делаем следующее:
    • доступ на чтение всей команде
    • правка несколькими людьми (происходит редко, обычно автор документа 1, но все равно нужен механизм избегания одновременных несогласованных правок)
    • согласование с заказчиком (процесс очень простой - согласующих не более 2-3-х человек).
  • календарное планирование (планирование дат итерации, совещания, иные события) - здесь используются общие и личные (но доступные на чтение, для согласования времени) календари.
  • ведение внутрипроектной Knowledge Base - читается и наполняется всеми участниками команды
  • переписка с заказчиком и внутри проекта

Никакой системы Workflow мы не используем, хотя реально контента довольно много.

Могу сказать, что мы используем много других инструментов удаленной работы (для телеконференций, удаленных демонстраций, ...), которые я не упомянул только потому, что не уверен, в том, что они как-то относятся к понятию ECM, хотя это не окончательное мнение.

Почему же автор ничего из этого не упомянул, а всё свел к (в нашем случае) не слишком-то востребованному Workflow-механизму? Чем был продиктован такой выбор?

Андрей Подкин 20 ноября 2013 г. 10:04  
вложение может быть изменено, а в случае большого документа поиск изменений в нем может затянуться. Хорошо, если в организации введена культура создания примечаний или выделение цветом, а если нет?

И?..

Если это документ Word, то можно использовать встроенные средства сравнения документов. Если это документ в Google Docs, то есть полноценная история. В случае других редакторов - да, все печально. Но чем здесь могут помочь средства ECM - я решительно не понимаю.

 

параллельных согласующих может быть много и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа.

Это специально была придумана самая плохая схема? Google Docs или Office 365 никто не отменял же.

 

Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу.

Как?! О_о

Workflow - это маленькая часть групповой работы. Например, там нет совместного редактирования документов. Или чатов/конференций (как текстовых, так и голосовых и видео).

 

простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному окну электронной почты;

Открою большой секрет: нет привычного окна электронной почты. Outlook и GMail выглядят по разному. Я уж не говорю о том, что на десктопе и в мобильных устройствах "окна" электронной почты разительно отличаются.

 

основными важными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента

Так и не прозвучало ответа на самый главный вопрос: как Workflow решает задачу одновременного согласования документа множеством согласующих? Не так, чтобы каждый ждал своей очереди написать примечания, а писал их когда ему удобно.

 

Сергей Бушмелев 20 ноября 2013 г. 10:26  
Наиболее распространенное мнение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но начинаются сложности
интерфейс, максимально приближенный к привычному окну электронной почты

То есть, нужно что-то похожее на электронную почту, но не электронная почта :)

 

Согласен с Михаилом, что групповая работа - это часто гораздо больше, чем Workflow. Который, если честно, только обеспечивает очередность и контроль выполнения заданий, но не комментирование и защиту документа от правок. Последнее реализуется в приложении-редакторе.

 

На мой взгляд, групповая работа с документами, кроме workflow, включает также:

 

  • Создание контента. Тут все зависит от вида контента. Для корпоративной базы знаний ИМХО лучше подойдет wiki, тот же Confluence. Для каких-то документов достаточно будет Google Docs. В нем, кстати, можно дать права только на комментирование. И работать можно с любого устройства. Если не ошибаюсь, Alfresco тоже может как-то интегрироваться с Google Docs.
  • Коммуникации участников. Сюда я бы включил IM, комментарии, голосовые звонки, почту.
  • Планирование. Для визуализации некоторых задач более интересным решением выглядят Agile Boards и календари, нежели список входящих заданий.

Ну и, все таки, решение о внедрении ECM-системы принимается не тогда, когда у кого-то лопнули нервы, сломались ногти и выпали зубы, а когда рост эффективности труда вследствие более жесткой его организации превысит затраты на внедрение и сопровождение. Это в идеале, конечно :)

 

 

Сергей Бушмелев 20 ноября 2013 г. 10:28  

Да, ставлю "лайки" двум предыдущим комментаторам :)

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев