Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Организация групповой работы 

Дамир Мухутдинов19 ноября 2013 г. 12:48

Вопрос читателя: Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем?

Для начала отвечу на вопрос: «Что это за компоненты, которые обеспечивают групповую работу»?

Предположим, что Ваша организация морально подготовилась к полному или частичному переходу на безбумажный документооборот. Документы начинают создаваться, храниться и подписываться в электронном виде. Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное мнение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но начинаются сложности, такие как:

●   вложение может быть изменено, а в случае большого документа поиск изменений в нем может затянуться. Хорошо, если в организации введена культура создания примечаний или выделение цветом, а если нет?

●   параллельных согласующих может быть много и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа. Далее инициатору или ответственному приходится сводить все примечаний и исправления, что, конечно же, влияет на его время и нервы, ведь примечания бывают противоположными;

●   в процессе согласования может быть довольно сложная логика и чем крупнее организация, тем сложнее процесс (регламент);

●   у каждого вида документа свой процесс согласования (регламент), а видов документов в организациях бывает свыше 30. А если приходит новый специалист в организацию, то знание тонкостей процесса согласования приходит не сразу

Это лишь некоторые, наиболее яркие моменты, с которыми сталкиваются организации, выбравшие для процесса согласования электронную почту. Что же делать? Очень важным критерием при выборе электронного документооборота должен стать вопрос по качественному и проработанному инструменту согласования электронных документов (Workflow). Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу. Функционал хорошего инструмента должен быть тщательно проработан. Я считаю, что основными важными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента:

●   простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному окну электронной почты;

●   простой, удобный и гибкий инструмент для автоматизации процессов согласования (регламентов).

Теперь вторая часть вопроса: «Какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем»?

Все зависит от вашего выбора системы электронного документооборота. Есть системы, в которых без привлечения вендора изменить автоматизированный ранее регламент невозможно. И, конечно же, есть системы, в которых инструмент настолько прост и удобен в использовании, что бизнес-аналитик, изучивший справку F1, может разобраться и легко изменить созданные ранее автоматизированные бизнес-процессы, а также автоматизировать самостоятельно новые бизнес-процессы в организации.

При выборе системы электронного документооборота анализируйте инструменты для групповой работы внимательно, ведь выбрав систему единожды, очень сложно будет ее потом заменить. Успехов.


Тип: Записи блогов

 (3,16 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр