Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД 

Евгений Синельщиков12 января 2015 г. 09:08

Периодически, наша команда по внедрению, сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы "как есть" и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

  1. Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
  2. Перечень сотрудников, визирующих документ "плавает" в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
  3. Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
  4. Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
  5. Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
  6. Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;

Проблема переноса бумажного документа "как есть" в ЭДО:

  1. Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
  2. С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
  3. Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
  4. Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.

Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции (рис.1).

 

 

 

 

Рис.1 Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Как видно из рис. 1, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД.


Тип: Записи блогов

 (4,57 - оценили 3 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр