Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД

  20 комментариев Добавить в закладки

Периодически, наша команда по внедрению, сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы "как есть" и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

  1. Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
  2. Перечень сотрудников, визирующих документ "плавает" в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
  3. Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
  4. Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
  5. Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
  6. Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;

Проблема переноса бумажного документа "как есть" в ЭДО:

  1. Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
  2. С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
  3. Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
  4. Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.

Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции (рис.1).

 

 

 

 

Рис.1 Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Как видно из рис. 1, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (20)
Ришат Мухаметшин 31 декабря 2014 г. 13:45  

Интересно совмещены процесс и блоки документа. Наглядно. 

Сергей Бушмелев 13 января 2015 г. 14:00  

Один из немногих "профильных" и злободневных материалов. Евгений, спасибо за интересный рассказ!

Сложные схемы согласования даже не самых важных документов - "особенность" российских организаций. В недалеком прошлом и, может, даже и сейчас, организации могли себе позволить такие дорогие бизнес-процессы. Кризис - не кризис, но современные бизнес однзначно условия становятся сложнее. Не думаете ли Вы, что когда организации будут все сильнее стараться экономить, бизнес-процессы будут упрощаться? Приходилось ли Вам в недавней практике значимо оптимизировать и упрощать бизнес-процессы? Или пока все "по-старому"?

Виктор Золотов 13 января 2015 г. 18:32  
бизнес-процессы будут упрощаться
Однозначно будут. Или страны не будет ). Вот масштабный пример - http://lenta.ru/news/2015/01/13/document/ (командировочные отменили), я каждый раз заполняя чувствовал себя крепостным...

 

Евгений Синельщиков 13 января 2015 г. 22:26  

Сергей, для экономии необходима мотивация, которой у большинства компаний (средний и малый бизнес, крупный не рассматривался) либо нет, либо имеет сугубо материальный аспект. С точки зрения компании, упрощать процесс - это минимизировать расходы, а не оптимизировать их или рационально использовать ресурсы. В нашей практики, выдвигаемые нами предложения по экономии ресурсов, встречали сильное сопротивление, т.к. сам бизнес организован с позиции "ручного" управления и идея упрощать БП вызывает страх потери управляемости процессами. Как не печально, но не многие готовы переделывать "работающие" процессы в их эффективные и более простые аналоги.

Опыт оптимизации и упрощения был, но эффективность такой работы с позиции всей организации очень спорный вопрос. Например, оптимизация движения ДО между сотрудниками и руководством одного подразделения внутри холдинга привело к существенному увеличению их эффективность как структурной единицы, но т.к. выходы и входы остались прежними, все осталось "по старому". Стоит еще отметить, что многие проблемы оптимизации сидят в головах тех, кто является непосредственными участниками БП, а это уже другая история.

Евгений Синельщиков 13 января 2015 г. 22:36  

Виктор, полностью с вами согласен насчет ваших ощущений, но мы живем в России. С точки зрения ДО - это фиктивное упрощение, т.к. выбивает из структуры документооборота связующий документ. Т.е. на выходе мы получаем фрагментацию БП (хотя в статье есть заявление об упрощение ДО с бухгалтерией) без адекватной программы по упрощению всей процедуры. Я думаю, что структура командировочных будет просто перенесена в служебную записку по принципу "Зачем отменять старое, если оно работало". У нас почему-то любя отменять, но не системно созидать.

Виктор Золотов 14 января 2015 г. 01:08  
С точки зрения ДО - это фиктивное упрощение

Не вполне так. Офтоп, но расскажу ).

Командировочное удостоверение (как и многое из делопроизводства, кстати) нам принесла Золтая Орда. Тогда эта бумажка называлась "ярлык", вот ее первый текст - "Сию грамоту видящи и слышащи от попов и черньцов ни дани, ни иного чего не хотят ни возмут баскацы, княжи писцы, поплужники, таможници, а возмут ине по велицеи язе извиняться и умруть". В общем она давала право на проезд через земли Орды. Разумеется, эта бумажка (с незначительными вариациями и подвидами) успешно работала и в царское, и имперское и советское время. Всегда были крепостные, военные, институт прописки и т.д.

Перешла она и в современную Россию. У нас много такого странного, типа Ленина в мавзолее ). Но как и много другое приняла исключительно финансовый смысл - это документ бухгалтерской отчетности. Так подтверждались расходы на командировку. 

А в организациях помимо КУ никто не отменял служебное задание на командировку и приказ командировочный, так что заменять КУ чем то другим причин вроде нет.
 
Ну вот, не прошло и 700 лет как ярлыки монголо-татаров отменили ).

 

Іван Іванців 14 января 2015 г. 19:28  
Как по мне проблема изначально в “разных языках” специалистов-технологов и “внедренцев”. Та же проблема и при оценке эффективности СЭД/ЕСМ. Проблему надо решать еще на этапе проектирования, ТЭО, построения описания системы “AS-IS”. В попытке объяснить “на пальцах” студентам и заинтересованным слушателям, что же дает СЭД, родилась методика, в основном описанная тут: https://drive.google.com/file/d/0B2-ZDb3SBGAPeExTTktQX19mdm8/view?usp=sharing. Топик-постером предложено отличное наглядное решение, возьму на заметку. Вообще процесс аргументации при взаимодействии с заказчиком лучше всего вести с аргументами в виде $прибыли или экономии от конкретной системы. “Внедренцы” ж не аудиторы, чтоб считать нематериальные активы, нет? На здешнем форуме пассивно давно присутствую, прочитал про определение эффективности много. Есть проблема: авторы, на мой взгляд, не принимают во внимание, что “программеры” работают с документами (программа – документ немедленного исполнения  и т.п.), поэтому лучшие практики управления документооборотом следует искать как раз у них, как и оценку этих практик. Примеры тут: http://www.finecosoft.ru/ibm_rational_roi , http://ba.it-strana.by/vychislenie-roi-investicij-v-instrument-upravleniya-trebovaniyami-chast-1-raschet-izderzhek/. Возможно, я просто не обратил внимания на упоминание о них где-то тут, в журнале. Обратите внимание: все считают до $0.01. Никаких неопределенностей. Как по мне – Best Practices аргументации. У нас (Украина) обязательность КУ отменили некоторое время назад, хотя некоторые организации себе оставили. БП с отменой КУ практически не изменился, все равно отчет по служебному заданию и финансовый идут отдельными документами. КУ (в ранее существовавшей в/на Украине форме) только официально время подтверждал. Не знаю, как у Вас. Офтоп-шутка. Привет агрессоры. Похвально, что Орда из Вас таки уходит. Ждем прекращения агрессии. P.S.: не обижайтесь, это только шутка. Всех с Новым годом. P.P.S.: Материал методики – в процессе публикации в одном из off-line журналов, это препринт (я – за свободную науку. Тем не менее:), просьба где-то два месяца (до апреля 2015) ее не распространять.
Іван Іванців 14 января 2015 г. 20:06  

Ещё пример, к вопросу понимания “внедренцев” и “технологов” смотрите тут . Мысли про оптимизацию бизнес-процессов очень интересные :)

Кстати, интересно, почему в обзоре нет <<Директум и других систем, представленных на ecm-journal.

Офтоп: В первом посте я не усек, что в коментах надо использовать HTML разметку. У меня над формой такого сообщения нет (Opera 12.17). И отредактировать тоже не могу :(
Виктор Золотов 14 января 2015 г. 22:07  
Іван Іванців 

И вам привет ). Вы сделали большое дело - убрали последний интернет ресурс, которыми я пользуюсь, где не поднималась тема Украины. Теперь мы достигли дзена ).

 

Михаил Романов 15 января 2015 г. 11:53  
Директум и других систем, представленных на ecm-journal

Потому что это нарушение правил ресурса - упоминание какой-либо конкретной системы. На самом деле правило не совсем верное. Ресурс пытались сделать максимально не ангажированным владельцу (Directum) и максимально свободным от рекламы. В результате несколько перестарались, имхо, и сейчас все авторы всячески стараются избегать любых упоминаний конкретных систем.

 

Ну и, откровенно говоря, кроме Directum, на EJ практически никто и не представлен. Редкие комментарии (а уж тем более статьи) от независимых специалистов или представителей других поставщиков - это скорее исключение :(

Валентина Писанова 15 января 2015 г. 13:55  
Редкие комментарии (а уж тем более статьи) от независимых специалистов или представителей других поставщиков - это скорее исключение :( 

И те, в большинстве своём, оказываются бывшими сотрудниками DIRECTUM.

 

 

Сергей Бушмелев 16 января 2015 г. 17:45  

Почему я спросил про оптимизацию бизнес-процессов? Просто увидел несколько схем БП согласования документов в "не совсем российских" организациях. Они достаточно просты. Тогда как в  вертикальных российских холдингах они могут быть чудовищно сложными и многоэтапными. Причины, на мой взгляд, часто политические, как, например:

  • руководство и специалисты УК (или материнских компаний) до паранойи не доверяют коллегам из глубинки, между собой все населенные пункты за МКАДом величая одним словом "Мух...нск". И протаскивают все БП "через верх".
  • руководство и специалисты УК (или материнских компаний) влезают в БП, чтобы оправдать свое существование.

ИМХО, для того, чтобы БП можно было бы упростить, нужны какие-то драйверы, не всегда позитивные для компании:

  • снижение административного давления со стороны государства, либерализация условий ведения бизнеса
  • изменение бизнес культуру от излишней централизации в сторону создания множества центров ответственности, обладающих своими бюджетами и ресурсами (не нужны БП по запросу ресурсов)
  • поглощение организации западной (транснациональной) корпорацией, привнесение "западной" культуры
  • сокращение административного персонала
  • сложная демографическая ситуация (поколение 90-х ощутимо малочисленнее предыдущих работающих поколений).
Сергей Бушмелев 16 января 2015 г. 17:52  
Іван Іванців

Понравилась Ваша мысль о привнесении "программерского" подхода к работе с документами. Вопрос, на мой взгляд, в том, хватит ли сил внедряющей СЭД (ECM) компании продать и "программерскую" бизнес-культуру? Сможет ли она "огичить" (от слова гик) компании, привыкшие к другой культуре?

 

 

 

Дмитрий Старков 21 января 2015 г. 13:20  

 

Проводить аналогии между КУ и ярлыком не корректно. Ярлык – суть повеление великого хана. Т.е. фактически нормативно-правовой акт высшей инстанции (в отличие от указов и грамот). Таким образом,  если проводить аналогии с современными российскими понятиями – то уровень федерального закона или Указа президента. Продолжая юридические сопоставления источников права: аналогом конституции можно, наверное, считать Коран, а федеральные конституционные законы и решения конституционного суда – фетва.

 

Ну а нормативные акты на Руси существовали и до монголо-татарского ига. Тут наши князья старались унаследовать элементы византийской традиции. Так что искать в этой части «наследство» Золотой орды в традиции российского делопроизводства – излишне.

 

КУ это скорее развитие «подорожной грамоты» (исходно давала право пользоваться услугами почтовых станций для смены лошадей), тем более что еще в недалекие времена СССР фактически только командировочные имели шанс купить в день вылета авиабилеты или без месячной брони поселиться в гостинице – по специальной брони для командированных сотрудников.

 

А по сути отмены КУ – как всегда наше государство «облегчая» документооборот создает кучу проблем. Одна из главных – КУ с отметками «принимающей» стороны служили ясным подтверждением, что поездка осуществлялась работником «в рабочих» целях и расходы на нее могут быть отнесены на себестоимость продукции (услуг) и снижали налогооблагаемую базу. Сейчас же формируется лазейка для того, чтобы часть «личных» затрат сотрудников (отпуск, например) «оформить» как рабочую поездку и эти деньги отнести на себестоимость, вместо того, чтобы платить с них НДФЛ и социальные отчисления. Как будет себя вести себя при проверках налоговая – пока даже предсказать не берусь.

 

Кроме того, институт «регистрации» никто не отменял. И если ранее – выезжая в другой город на неделю-две где в рамках длительного проекта (или работающего филиала) снимается квартира мне не было необходимости оформлять «временную регистрацию» - при любой проверке достаточно было предъявить КУ, то сейчас – по закону – если командировка более 3-х дней и живу не в гостинице – это требование придется соблюдать. И если по всей России проблем с этим не было, то в Москве без московской прописки находится в командировке становиться небезопасно. Возможно, преувеличиваю, но как то так …

 

Виктор Золотов 21 января 2015 г. 15:34  
Проводить аналогии между КУ и ярлыком не корректно.

За что купил, зато продал. Я не историк, но вот такие обороты постоянно встречаю: "...Первую поездку он совершил в 1354 году, еще не будучи официально поставленным на митрополию Константинопольским Патриархом. Он получил на свое имя ярлык – подорожную грамоту на проезд через Золотую Орду в Константинополь.". Передачка на Эхе была, найти теперь не могу, там мудрая женщина обстоятельно поясняла данный вопрос...

Ясно, что ярлык как термин имеет более широкое трактование. Многие языки не стремятся к однозначным терминам (как русский) и смысл зависит от контекста или даже коннотации. 

Ну да бог с ним, кто там, Орда или Византия принесла эту хреновину. Главное что ее отменили. Для меня это реально радость и оправдание всего кризиса. Каждое утро я встречаю с надеждой, что жесткие внешние условия сметут всю эту бессмысленность и зарегулированность. Мечтать то невредно ).

 

 

Виктор Золотов 21 января 2015 г. 15:50  
создает кучу проблем

Нет никаких проблем, Дмитрий. Вот тебе комментарий аж Российской газеты:

Сегодня командировочные удостоверения по форме N Т-10 используются при служебных поездках по России. Это исключительно российское изобретение - аналог командировочного удостоверения в международной практике отсутствует, пояснила эксперт.

Итого вывод - в развитых странах нет этой хрени, и как то живут. Мучаются, наверное...

Это я к чему. Мы (что вендоры, что интеграторы, что многие заказчики по части СЭД) упираемся и навязываем друг-другу канцелярию, навороченные процессы, нелепые регламенты, дорогие и нелепые проекты без экономического смысла. Почему так вышло - уже и не важно. Важно, что кризис ударит по заказчикам (а госов так лучше и убил бы), и все станут задаваться только одним вопросом - "а сколько денег мне это принесет"? И вот если не перестроиться, и, например, искать что-то хорошее в КУ, то ничего хорошего не выйдет. 

Хотя это Россия, тут всякое бывает.

 

 

Дмитрий Старков 21 января 2015 г. 19:51  

Виктор, я полностью поддерживаю отмену КУ (да и институт регистрации, если на то пошло). Свобода передвижения, свобода бизнеса тратить деньги как он считает эффективно, а не так как ему разрешает тратить налоговая ... Другой вопрос, что это опять точечное решение, которое произведено без учета контекста того, что эти КУ окружает. У меня предчувствие, что в результате отмены КУ появится куча разъяснительных писем ФНС, судебной практики, рекомендаций и в результате для подтверждения факта и обоснованности ком.расходов придется формировать гораздо большую стопку бумажек, чем КУ (кстати, с загран.команидровками именно так и происходит). "Им бы понедельники взять и отменить, вроде не бездельники и могли бы жить" - вместо последовательного и комплексного снижения регламентирования бизнеса и упрощения в т.ч. налогового администрирования решили "запретить" одну бумажку. И теперь все радостно ожидают экономического эффекта.  "Хотя, это - Россия, тут всякое бывает".

Дмитрий Старков 21 января 2015 г. 20:06  

По поводу истории - я ведь тоже не историк. Математик (точнее - механик) по диплому. Просто изучение различных трактовок тех или иных исторических событий в угоду политической конъюнктуре очень интересное занятие. А одна из таких тем - историографические оценки взаимоотношений Орды и русских княжеств. Со времен прочтения "От Руси до России" Гумилева эта тема интересна. Да и ярлык, как "элемент системы ДОУ" - можно сказать к сфере уже профессиональных интересов уже относится. Если интересно - есть неплохая аналитическая статься "Ярлыки ханов Золотой Орды как источник права и как источник по истории права" - автор Почекаев Р.Ю. - довольно неплохо структурировано. Посмотреть можно тут

Виктор Золотов 21 января 2015 г. 21:40  
есть неплохая аналитическая статься

Действительно неплохая, спс.

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев