Геннадий Крюков
Сегодня, когда скорость выполнения многих бизнес процессов
имеет решающее значение в конкурентной борьбе на банковском рынке,
документооборот становится головной болью для многих банков. В каких-то случаях
проблема решается встроенными в банковскую систему средствами автоматизации
документооборота, однако далеко не каждый банк обладает соответствующей
системой.
Большинство российских коммерческих банков традиционно
работает с учетными системами автоматизации, обеспечивающими ввод финансовых
проводок и выдающими различные формы учетных документов. Управленческая часть
документооборота остается за кадром и до сих пор часто существует лишь в
бумажной форме. Замедляется процесс согласования решений, замедляется бизнес,
растут операционные издержки. При этом с ростом бизнеса банка проблема
приобретает катастрофический характер.
Как правило, под системой автоматизированного
документооборота понимают программный комплекс, поддерживающий многостадийную
обработку документов по
схеме ввод – проверка – исполнение – генерация (и,
возможно, печать) отчета. Во многих организациях, в частности, в любом банке
такая «линейная» схема может работать лишь на отдельных участках, так как
появление новых документов часто порождает изменения в уже существующих и, более
того, может вызывать автоматическое появление третьих документов. Таким образом,
важнейшим требованием к банковским системам документооборота является
возможность гибкой настройки маршрутизации документов.
Вторым важным требованием, накладываемым на систему
документооборота особенностями банковского бизнеса является доступность
документов и задач в режиме everytime &
everywhere. При этом руководители и ответственные
сотрудники должны иметь возможность не только удаленно контролировать процессы,
но и принимать немедленные управленческие решения, уведомляя о них через систему
электронного документооборота. Отсюда возникает еще одно требование к таким
системам – поддержка механизма электронной подписи.
Важнейшим для банка качеством системы электронного
документооборота является ее защищенность, как с точки зрения
несанкционированного доступа к информации, так и с точки зрения отказов по
каким-либо техническим причинам. Иными словами система должна иметь надежные
механизмы разграничения прав доступа к информации и сохранения целостности базы
документов.
Последнее, что необходимо упомянуть, говоря о требованиях к
банковским решениям электронного документооборота – возможность построения
распределенных систем, поскольку практически любое финансовое учреждение
имеет более или менее развитую сеть офисов, филиалов и отделений.
Решений автоматизации документооборота, специально
спроектированных для нужд банков на российском рынке нет, именно поэтому банки
вынуждены обращаться к поставщикам «общекорпоративных» систем управления
документооборотом и адаптировать их для нужд своего бизнеса. Очевидно, что для
того, чтобы сделать такую адаптацию возможной, система должна не только отвечать
всем перечисленным выше требованиям, но и быть очень гибкой с точки зрения как
функциональности, так и настроек: банковский документооборот существенно
отличается от корпоративного и напрямую связан с финансовой отчетностью. Ниже
приведен пример удачного решения, получающего все большее распространение в
банковской сфере.
Решение компании DIRECTUM
Ижевская компания DIRECTUM,
созданная на базе ряда подразделений НПО «Компьютер» в 2003 г., быстро стала
заметным игроком на рынке промышленных систем управления документооборотом.
Залогом успеха стали исключительная гибкость и многосторонность ее решения –
DIRECTUM. В последней, четвертой версии
DIRECTUM, были значительно усовершенствованы модули
управления деловыми процессами и управления электронными документами, а также
появились новые модули – автоматизации взаимодействия с клиентами и управления
совещаниями.
Итак, корпоративная система электронного документооборота
DIRECTUM представляет собой компонентное решение, в
состав которого входят следующие основные модули:
- Управление электронными документами;
- Управление деловыми процессами;
- Управление совещаниями;
- Канцелярия;
- Управление взаимодействием с клиентами.
Как следует из названий модулей системы, она закрывает все
ключевые участки корпоративного документооборота и может рассматриваться как
комплексное решение. Схемы взаимодействия модулей для контроля движения и
исполнения документов могут быть различными, в зависимости от характера бизнес
процессов предприятия, сценариев перемещения документов и уровня информатизации
участников документооборота. При этом каждый из модулей поддерживает различные
комбинации бумажных и электронных этапов прохождения документов.
DIRECTUM позволяет гибко
настраивать маршрутизацию документов и в полной мере поддерживает технологию
workflow. В системе выделено два вида типовых
маршрутов – свободные и жесткие.
Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать
задачи по определенному шаблону, и могут использоваться, например, для часто
повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка
служебной записки и т. д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного
типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки,
тему задачи и т.д.
Жесткие типовые маршруты используются для строго
регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права.
Основой жестких типовых маршрутов является описание логики деловых процессов,
схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов
выполнения предыдущих этапов маршрута.
Хранение всех документов в системе
DIRECTUM организовано в едином информационном пространстве СУБД
Microsoft SQL Server, что обеспечивает возможность
доступа пользователей ко всем документам, вне зависимости от того на каком
компьютере они были созданы. При этом механизм доступа к документам организован
таким образом, что каждый из пользователей может организовать собственную
иерархию документов, с которыми он работает. Это достигается благодаря тому, что
в папках хранятся не сами документы, а ссылки на них, т. е. один и тот же
документ может «размещаться» в нескольких пользовательских папках.
Одним из важнейших механизмов системы электронного
документооборота DIRECTUM является защита информации от несанкционированного
доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM,
обеспечивается следующими возможностями:
- контроль и настройка прав доступа на каждый
документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие
доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
- протоколирование всех действий пользователей
(позволяет быстро восстановить историю работы с документом и
проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение,
экспорт копии документа и т. д.);
- встроенные функции шифрования и возможность хранения
документов в зашифрованном виде.
Система DIRECTUM позволяет в
полной мере использовать электронную подпись для гарантии авторства документов и
их неизменности после подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию
электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда
поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать тот или
иной документ, задается отдельно для каждого вида электронных документов. ЭЦП,
реализованная с использованием Microsoft CryptoAPI,
позволяет интегрировать систему DIRECTUM с различными системами криптозащиты, в
том числе имеющими государственные сертификаты. Система
DIRECTUM работает с сервером репликации, что позволяет создавать
территориально распределенные системы с обменом данными в пакетном режиме, при
этом конкретное содержание реплицируемой части настраивается администратором.
Благодаря поддержке web-доступа, авторизованные
пользователи получают возможность обращаться к документам через Интернет из
любой точки мира.
Наконец, система имеет предметно-ориентированный
инструментарий разработки – IS-Builder,
благодаря которому она может быть настроена для оптимального выполнения
конкретных задач в условиях конкретной организации бизнес процессов.
IS-Builder позволяет
модифицировать карточки электронных документов и создавать новые, работать со
справочниками отчетов, настраивать формы карточек и событий, создавать
интерфейсы DIRECTUM с другими информационными
системами.
DIRECTUM – одно из немногих
комплексных решений в области автоматизации документооборота, в полной мере
отвечающее особенностям банковского бизнеса. Целый ряд банков уже оценил его по
достоинству, не случайно, по данным компании DSS Consulting,
именно оно стало лидером продаж среди специализированных решений в российском
финансовом секторе в 2005 г. Возможно, DIRECTUM
поможет решить и проблемы вашего банка.