Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Перевод архива в электронный вид для небольшой организации

  0 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета.  Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Сразу скажу, сканер скорее всего придётся купить, естественно, если в будущем не планируется полный отказ от обмена в бумаге и перехода на электронный обмен с контрагентами. Для сканирование архива прошлых лет можно обратиться и к услугам внешней компании. Но перевод имеющихся документов в электронный вид – это лишь первоначальный этап создания электронного архива, и даже в случае привлечения сторонних специалистов постоянное наполнение и актуализация данных будет проводиться самостоятельно.

Полезно

Взгляд на требования к потоковому вводу финансовых документов

Почему вы все еще предлагаете сканирование?

Цели

Прежде всего необходимо определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то, конечно, достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать, но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а значит, нам нужны не просто документы в электронной форме, но и структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется уже гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций). Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, всё чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – уже редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Смотрим шире

Желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении может выразиться в задачу развертывания системы (ECM-системы), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, целесообразно будет получить и интеграцию с учетной системой. То есть, нам нужен, как минимум, один аналитик/внедренец и один администратор/разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей 2 года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то, конечно, работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки некоторого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на форсированное «выращивание» своих специализированных кадров.

В то же время, на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов – можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более, что появляется всё больше облачных решений, в том числе, с платой за фактическое использование сервисов).

В дальнейшем, с ростом организации могут охватываться всё новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев