Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Почему вы все еще предлагаете сканирование?

  1 комментариев Добавить в закладки

Статья Электронные документы в сфере бухгалтерского учета и аудита натолкнула меня на комментарий, который стал самостоятельным постом (не скрою, по просьбе редакции). Хочу задать читателям вопрос: а почему вот уже десятки лет при переходе на электронные документы (ЭД) все еще сильны позиции сканирования? Ведь сегодня уже во многих процессах можно обойтись без него.

Еще в эпоху созревания ECM среди наиболее нетривиальных задач эксперты выделяли работу с бумажными документами при наличии решения для электронного документооборота. Суть понятна всем: вот перешли мы на ЭД, а в архиве осталась куча бумаги, плюс контрагенты продолжают слать документы в прежнем виде. Отсюда множество решений, сочетающих в себе и потоковое сканирование, и распознавание, и наклейки штрих-кодов и других меток для идентификации и последующего поиска документов. При том суть оставалась прежней – работали все с той же бумагой, хранили ее, поскольку оригинальный документ оставался вещественным.

Сегодня уже нет вопросов в к юридической силе целого пласта финансовых и договорных документов в электронном. Если раньше мы по пальцам могли пересчитать документы, с оригиналами которых можно работать в электронном виде, то сейчас все поменялось с точностью до наоборот. Задача оцифровки уже существующих бумажных документов осталась. В случае с документами с ограниченным сроками хранения (бухгалтерская первичка) эта проблема решится сама собой с истечением срока хранения. Но для документов с длительным хранением задача кажется сложной: например, у компаний с крупной абонентской базой (операторы связи, сбытовые, провайдеры) накоплены сотни тысяч бумажных контрактов или договоров. Хранить эти бумаги приходится долго, а сканировать их нет особого смысла – все равно работа с абонентами, в том числе и по договорным отношениям, ведется в корпоративных системах (в тех же CRM-системах), но хранить необходимо, поскольку это оригинальный, подписанный всеми сторонами документ. Этот вопрос решать необходимо уже сегодня, и не всегда перезаключение договоров (с бумажного на электронный) будет правильным и наиболее эффективным решением. Поставщики ECM-решений могут помочь, но опять же, они должны понимать, что окончательное решение «бумажного вопроса» лежит за пределами сканирования.

Задача не просто оцифровать бумагу, а сделать так, чтобы ее количество органично сокращалось со временем. То есть, хватит создавать новые бумаги и их сканы, надо учить пользователей работать с электронными оригиналами. Это как раз позволит не только фактически сократить использование бумаги, но и решить суть вопроса.

Большую часть печатаемых документов – бухгалтерскую первичку – можно создавать и хранить в электронном виде, законодательство позволяет нам НЕ печатать их, хранить и передавать контрагентам или контролирующим органам в электронном виде. Это прекрасно ложится на существующие КИС: документ формируется на основе данных учетной системы, создается в нужном формате в ECM-системе, подписывается и отправляется контрагенту через оператора ЭДО. Таким же образом, только в обратном порядке, он поступает от внешних партнеров: через оператора в СЭД, где хранится и обрабатывается, а информация из документа – прямиком в учет.

Работа по такому сценарию возможна с огромным пластом бухгалтерских документов за редким исключением, в бумаге пока можно оставить документы, к которым законодательство предъявляет строжайшие требования (кадровый документооборот). Отказавшись от сканирования свежих бухгалтерских документов в пользу создания электронных оригиналов, мы уже спустя 5 лет можем полностью избавиться от бумажной первички в архиве. Главное, подчеркиваю, не плодить новую бумагу.

Ну и перед праздниками хочется показать вам старую смешную рекламу про бумагу, печать и сканирование. Вот, пожалуй, более прикольное применение технологий)

https://www.youtube.com/watch?v=Peu2q8gmfPU

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Михаил Романов 05 мая 2015 г. 18:40  
Почему вы все еще предлагаете сканирование?

Потому, что автор статьи, на которую ты отвечаешь - маркетолог в ведущей компании-производителе сканеров (как справедливо заметила Наталья в комментариях к еще одной статье госпожи Холочер). Будь она, скажем, маркетологом, сервиса обмена электронными документами, или каким-нибудь экспертом Агентства стратегических инициатив - непременно призывала бы все бросить и отказаться от использования бумажных документов.

Поставщики ECM-решений могут помочь, но опять же, они должны понимать, что окончательное решение «бумажного вопроса» лежит за пределами сканирования.

Ну т.е. по факту помочь они ничем не могут.

 

Задача хранения готового электронного документа, решается без привлечения каких-либо ECM-вендоров. А вот предложить взамен бумажным договорам, аналогичное по простоте электронное решение для работы с физлицами, ECM-вендоры что-то не спешат.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев