Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Подсказки в workflow

  7 комментариев Добавить в закладки

Привнесение интеллектуальности в программное обеспечение является ключевым направлением в IT-индустрии, и ECM не исключение. Но нужна ли эта интеллектуальность в мире формальностей и предопределенных бизнес-процессов?

Какого рода интеллект необходим ECM-системе, и какие полезные «фишки» можно применить при работе с workflow?

От приложений, с которыми мы работает, мы ждем помощи, подсказок, которые бы облегчили рутинные действия или помогли бы принять решения. Яркий пример такого помощника - это планировщик в Microsoft Outlook. На основе занятости других сотрудников он формирует линейчатую диаграмму и помогает пользователю выбрать самое удобное время для собрания.

Ещё одним примером применения подсказок является функция Quick Steps всё в том же Outlook. Quick Steps позволяет одним кликом применить несколько действий к вашим почтовым сообщениям. Например, переложить их в определенную папку или перенаправить вашему менеджеру.

Попробуем сформировать схожие механизмы применимые к workflow в ECM-системах.

Примеры возможных подсказок:

1.На основе информации о высокой текущей загрузке сотрудника, посоветовать пользователю - выбрать другого исполнителя для своего поручения (назначения, задания –  workitem).

2.Напомнить пользователю о том, что рабочий день подходит к концу и нецелесообразно выставлять конечный срок для поручения текущим днем.

3.Выдавать пользователю напоминание о том, что он остался последним, кто не выполнил поручение.

4.Если инициатором поручения выставлен длительный срок, то предложить пользователю создать напоминание, чтобы не забыть о его наличии.

5.Во время ввода темы поручения предложить пользователю выбрать из ранее созданных, с автоматическим заполнением некоторых параметров, например, маршрута или срока.

6.Если пользователь работает удаленно, а для выполнения поручения требуется личное присутствие, то сообщить об этом.

7.На основе состояния жизненного цикла и типа электронного документа связанного с поручением, автоматически заполнить маршрут и выдать права на документ заинтересованным людям.

Но не стоит забывать и о трудностях, с которыми можно столкнуться на пути реализации подсказок в ECM:

1.Трудность реализации из-за объемности вычислений, отсутствия необходимых технологий или сведений. Например, нет инструментов объективной оценки загрузки сотрудника.

2.Некоторые, на первый взгляд, удачные пути применения подсказок могут оказаться не эффективными из-за отсутствия реального упрощения работы. Они будут лишь отвлекать, раздражать пользователя.

Если у вас есть примеры подсказок, которые были бы полезны в общем случае в workflow ECM-систем, предлагаю писать в комментариях. Нужны ли они? Достаточно ли у нас средств для их реализации? Предлагаю обсудить это в одном из следующих постов.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Ришат Мухаметшин 24 марта 2014 г. 15:00  

«Если пользователь работает удаленно, а для выполнения поручения требуется личное присутствие, то сообщить об этом» — это весьма интересный кейс. Удалённые сотрудники сейчас — норма для ИТ-предприятий, особенно много таковых среди субъектов малого бизнеса, которые вынуждены сокращать непроизводственные расходы, чтобы конкурировать на рынке. А что норма для ИТ сегодня, то запросто может стать нормой для более классических предприятий энергетического, транспортного, телекоммуникационного секторов.

Но чем старше область, тем консервативнее подход. А ведь технические средства позволяют с человеком вести общение в прямом эфире на любых расстояниях. Было бы неэффективно «держать взаперти» сотрудника компании только потому что, например, сегодня в три часа он должен быть на часовом совещании.

И всё-таки, совершенно верно, иногда личное присутствие человека нужно. Ну, или, скажем так, крайне желательно. В таких случаях было бы уместно как-то эффективно доносить это до него. А самому сотруднику было бы полезно видеть на карте свои встречи: для каких из них локация фиксирована, а какие позволяют находиться в любой точке — а значит сокращать, например, популярный в англоязычной блогосфере комьют (англ. commute, время, затраченное на перемещение или ожидание, в течение которого человек имеет максимально низкий КПД).

Михаил Романов 24 марта 2014 г. 16:35  

Идея не нова. Идея хорошая, но обычно все упирается в конкретную реализацию

Например, почти по каждому из предложенных вариантов подсказок у меня возник вопрос/замечание.

На основе информации о высокой текущей загрузке сотрудника, посоветовать пользователю - выбрать другого исполнителя для своего поручения (назначения, задания – workitem).

А где ECM возьмет информацию о загрузке? Число поставленных заданий не показатель, а снабжать поручения оценками сложности никто, я уверен, не будет - это слишком переусложнит систему.

Напомнить пользователю о том, что рабочий день подходит к концу и нецелесообразно выставлять конечный срок для поручения текущим днем

Добавлю - рабочий день исполнителя (т.к. его рабочий день может только начинаться).

Но вообще практика указания конечного срока для работы (без учета её сложности/ресурсоемкости, а также занятоти ресурсов) - порочна по своей природе. Конечно, если мы не говорим о простейших поручениях на 10-15 минут (типа, "проставь до завершения рабочего дня отметки рабочего времени" или "зайди сегодня подписать документ").

К сожалению она очень нравится некоторым руководителям ("я сказал, сделать до завтра - этого уже достаточно, сколько работа занимает, меня не касается"), и, видимо потому, встречается в некоторых системах workflow

Выдавать пользователю напоминание о том, что он остался последним, кто не выполнил поручение

Зачем? Чтобы человек почуствовал себя неуютно ("все уже сделали и только ты один остался")? Я понимаю напоминать о скором истечении сроки, но о том, что он остался один...

Если инициатором поручения выставлен длительный срок, то предложить пользователю создать напоминание, чтобы не забыть о его наличии

А почему только для длительных? И на сколько длительных. При большом числе задач можно забыть даже о задачах на завтра.

Если пользователь работает удаленно, а для выполнения поручения требуется личное присутствие, то сообщить об этом

Как это определять?

На основе состояния жизненного цикла и типа электронного документа связанного с поручением, автоматически заполнить маршрут и выдать права на документ заинтересованным людям

Имхо, максимум предлагать один из подходящих в данным случае, но оставлять возможность выбрать произвольный другой.

 

 

Артём Обухов 24 марта 2014 г. 16:59  
А где ECM возьмет информацию о загрузке? Число поставленных заданий не показатель, а снабжать поручения оценками сложности никто, я уверен, не будет - это слишком переусложнит систему.

Да, как раз объективная оценка загрузки сотрудника - это то над чем нужно подумать. Об этой проблеме говорится в посте чуть ниже "Например, нет инструментов объективной оценки загрузки сотрудника.".

Возможные варианты: 1. Как-то комбинировать данные из календаря сотрудника, учитывать его участие в каких-то плановых работах (если таковые планы ведутся). 2. Как вариант добавить новый параметр к workitem (поручению) планируемая трудоёмкость, т.е. перед тем как выдать поручение инициатор оценивает трудоёмкость, или же эту оценку выставит сам исполнитель при получении.

Зачем? Чтобы человек почуствовал себя неуютно ("все уже сделали и только ты один остался")? Я понимаю напоминать о скором истечении сроки, но о том, что он остался один...

Информация может быть донесена до сотрудника  и в форме напоминания. Важным в этом кейсе является то, что речь идёт о каком-то сложном бизнес-процессе с множеством участников и возможен вариант при котором 9/10 участников выполнили свою работу, а последнему необходимо всё это дело принять при этом срок имеет значение.

А почему только для длительных? И на сколько длительных. При большом числе задач можно забыть даже о задачах на завтра.

Тут уже возможны варианты какой-то пользовательской настройки, исходя из-того что для пользователя означает "длительно". К слову сказать, у нас проводилось небольшое исследование на предмет уточнение подобных терминов "длительно", "часто" и т.п. при работе с workflow, для большинства участников фокусной группы, "длительно" означало 2 недели и более.

Как это определять?

Тут две задачи, определить работает ли пользователь удаленно и определить необходимость личного присутствия.

С первой задачей всё более менее понятно, можем отталкиваться от типа клиентского приложения (десктоп, мобильный клиент, веб-доступ) и геолокации пользователя. Хотя и тут не все так гладко. 

Для второй задачи, первое что приходит в голову, это дополнительный параметр. Обычный чекс-бокс - необходимо личное присутствие. Более интересный вариант - анализ текста задачи на ключевые фразы, но тут все гораздо сложнее.

Имхо, максимум предлагать один из подходящих в данным случае, но оставлять возможность выбрать произвольный другой.

Верно, пользователю всегда нужно оставлять пространство для маневра. Иначе из полезной фичи подобные подсказки могут превратиться в источник раздражения.

 

 

Андрей Подкин 24 марта 2014 г. 18:11  
Возможные варианты: 1. Как-то комбинировать данные из календаря сотрудника, учитывать его участие в каких-то плановых работах (если таковые планы ведутся). 2. Как вариант добавить новый параметр к workitem (поручению) планируемая трудоёмкость, т.е. перед тем как выдать поручение инициатор оценивает трудоёмкость, или же эту оценку выставит сам исполнитель при получении.

В реальном мире это все не работает. Проходили уже. Планы срываются, перекраиваются и меняются постоянно. Есть некоторый процент сотрудников (как правило, руководителей среднего звена), которые ведут свой календарь в Outlook. Для них это будет хорошо работать. Но проблема в том, что как раз они больше всего хотят знать эту информацию о своих подчиненных. А ее (полноценной и достоверной) нет.

 

 

Сергей Бушмелев 26 марта 2014 г. 12:25  

На мой взгляд, главной "бедой" всех таких изысканий является незыблемость методов управления "задача-задание" в головах СЭД-разработчиков. Формализация бизнес-процессов может быть эффективной, но до известных пределов. На "микро" уровне, о котором идет речь, попытки спрятаться за формальные "задачи-задания" в СЭД может привести к достаточно негативным процессам в организации: потеря управляемости, "очковтирательство" подчиненных, оторванность руководителей от действительности, холодок в отношениях, потеря действенности мотивации. Какими бы дружелюбными не делай наручники (а формализация бизнес-процессов при помощи СЭД - все же средство принуждения и контроля, а не engagement), они ими останутся. И уж точно не заменят "живого руководства" со стороны адекватного менеджера.

ИМХО, прорывом будет изучение,популяризация и автоматизация более интересных методик управления, нежеди формальный подход.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев