Для подобного события могут быть вполне уважительные
причины – наводнение, землетрясение, цунами или пожар в офисе, но чаще
документы пропадают из-за безалаберного к ним отношения. Однако, какова бы ни
была причина, но восстанавливать бумаги придется. Постараемся разобраться,
каким образом можно вернуть канувшую в небытие документацию, и при этом
желательно сохранив свою репутацию и деньги.
Договор – это деньги компании, документ, устанавливающий
права и обязанности сторон, его заключивших. В нем также содержится ряд
соглашений, которые стороны обязаны выполнить. Когда подобный документ
теряется, огромной трагедии в данном событии может и не быть, но репутация
компании подвергается серьезному испытанию. Первое, что можно сделать в такой
ситуации, обратиться ко второй стороне и оформить дубликат. Чаще всего копия
текста договора вновь подписывается сторонами и можно считать, что инцидент
исчерпан. Ан, нет! Инцидент исчерпан лишь до тех пор, пока стороны, его
заключившие, довольны его положениями и тем, как он выполняется. В случае если
возникшие разногласия перерастут в судебное разбирательство, дубликат,
оформленный таким образом, может быть признан недействительным, так как
экспертиза покажет, что подписи и печати на договоре проставлены значительно
позже той даты, что на нем значится. А это значит, что документ составлен
задним числом и юридической силы не имеет, контрагент же может в суде не
предъявить свой экземпляр договора и все…
Юридически верным и более обоснованным подходом к делу в
данном случае будет распечатка текста договора с указанием на его лицевой
стороне (титульной странице) в любом верхнем углу отметки «Дубликат», а на
обратной стороне последней страницы излагаются основания и причины составления
дубликата договора. После этого договор подписывается обеими сторонами, подписи
необходимы и на последней странице, где указаны причины составления дубликата.
Нелишним будет приложить к дубликату копию оригинального документа.
Не менее надежен вариант заверки имеющейся копии договора
в присутствии заинтересованных лиц у нотариуса. В данном случае нотариально
заверенная копия приобретает статус оригинальной.
Данный вариант развития событий возможен лишь в случае,
если контрагент в равной мере заинтересован в исполнении обязательств с вашей
стороны. Если же контрагент не в восторге от некоторых пунктов договора или
между договорившимися сторонами имеются разногласия или спорные вопросы по
исполнению обязательств, то вполне вероятно, что второй стороне будет выгодно
заявить, что никакого договора с вашей компанией не было. В таком случае можно
попытаться получить копию или оригинал договора из других источников. Если это
был договор купли-продажи или долгосрочной аренды недвижимости, то оригинал
документа в обязательном порядке должен был зарегистрирован у государственного
регистратора и в регистрационной палате хранится третий экземпляр договора.
Кроме того, закон от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ в целях противодействия
отмыванию незаконно полученных доходов требует предоставления копий договоров в
банк – это еще одна возможность получения копии, заверенной у нотариуса. И
таких вариантов защитить свои интересы и не потерять лицо в глазах партнеров
вполне достаточно.
В случае же если единственный оставшийся экземпляр
договора имеется только у второй стороны, а обращение к ней или невозможно, или
не желательно, то восстановлением документа придется заниматься самостоятельно.
Сначала идем путем, описанным выше: распечатываем текст договора с пометкой на
первой странице «Дубликат», излагаем причины и основания для его составления на
последней странице, проставляем дату и ставим подписи. В данном случае можно
обойтись без подписей других сторон-участников договора. На последней странице
указываются другие документы, которые бы прямо или косвенно свидетельствовали о
действительном существовании договора: счета-фактуры, накладные, платежные
поручения и многое другое. В некоторых из перечисленных и других документах,
подписанных другой стороной, может содержаться указание на договор, по которому
выполнялись работы, оказывались услуги или переводились деньги, и указан номер
и дата его составления. В случае возникновения разногласий между сторонами дело
будет разбираться в суде. Договор, который имеет подписи только одной стороны,
а его подлинность подтверждают лишь «вторичные» документы, может лечь в основу
как положительного, так и отрицательного решения суда.
«Нет, ты не кассу потерял! Ты совесть потерял!» Это самое мягкое,
что может услышать кассир от босса, если канула в небытие вся груда кассовых
бумаг. Слово «совесть» можно заменить на «премию», «работу», «свободу» -
варианты возможны, но, что делать, если такое произошло? Проблема – не
проблема, если использовался электронный метод ведения документации, а если
ручной – времени на восстановление уйдет уйма. Кассовую книгу, приходные и
расходные ордера, отчеты, журнал учета можно восстановить на основании бумаг,
предоставленных банком, на основании заключенных договоров и кассовых
документов контрагентов, актов сверки платежей и других документов.
Особенное внимание следует обратить на документы,
подтверждающие получение денег сторонними лицами или фирмами и содержащие их
подписи. В случае если данные физические и юридические лица не претендуют на
повторные выплаты, можно составить дубликаты документов с отметкой о статусе
документа. Дубликаты подписываются лицом, получившим деньги, руководителем,
главным бухгалтером и кассиром. Если человек, получавший деньги, не хочет или
не может проставить второй раз подпись под документом, то бумага подписывается
только сотрудниками предприятия, а сам факт получения денег подтверждается
сторонними документами: счетом-фактурой, накладной и др.