В деловом общении за много лет еще в докомпьютерную эру выработалось много правил для более удобного взаимодействия и работы с документами. Пример: в конце служебного письма для удобства ставится реальный исполнитель и его телефон — ведь всем понятно, что подпись генерального директора на большинстве подобных писем лишь формальность, и связываться по вопросам письма надо с конечным исполнителем.
В компьютерную и электронно-почтовую эпоху правила эти естественным образом пересмотрелись и переосмыслились. Что-то добавилось, что-то исчезло. Пример подобного правила: если я отправил кому-то внутри компании проект договора по электронной почте, то я не буду вносить правки в локальный файл с текстом договора, пока не получу обновленную версию, т.к. потом мне будет неудобно сливать изменения, сделанные одним или более сотрудниками.
Следуешь правилам — получаешь удобную работу, не следуешь — имеешь проблемы.
Современные средства управления документами и взаимодействием разными способами позволяют облегчить соблюдение таких нехитрых правил — или вовсе отменяют их. Именно в этом ценность ECM-средств, понятная конечным пользователям. Почему популярен Google Docs? Не надо мучиться с отправкой, ожиданием и последующим слиянием документов, экономится время. Правило отменено.
Я предлагаю вспомнить подобные правила из своей практики и вписать в комментарии ниже. Я начну первый.