Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Правила пользования

  16 комментариев Добавить в закладки

В деловом общении за много лет еще в докомпьютерную эру выработалось много правил для более удобного взаимодействия и работы с документами. Пример: в конце служебного письма для удобства ставится реальный исполнитель и его телефон — ведь всем понятно, что подпись генерального директора на большинстве подобных писем лишь формальность, и связываться по вопросам письма надо с конечным исполнителем.

В компьютерную и электронно-почтовую эпоху правила эти естественным образом пересмотрелись и переосмыслились. Что-то добавилось, что-то исчезло. Пример подобного правила: если я отправил кому-то внутри компании проект договора по электронной почте, то я не буду вносить правки в локальный файл с текстом договора, пока не получу обновленную версию, т.к. потом мне будет неудобно сливать изменения, сделанные одним или более сотрудниками.

Следуешь правилам — получаешь удобную работу, не следуешь — имеешь проблемы.

Современные средства управления документами и взаимодействием разными способами позволяют облегчить соблюдение таких нехитрых правил — или вовсе отменяют их. Именно в этом ценность ECM-средств, понятная конечным пользователям. Почему популярен Google Docs? Не надо мучиться с отправкой, ожиданием и последующим слиянием документов, экономится время. Правило отменено.

Я предлагаю вспомнить подобные правила из своей практики и вписать в комментарии ниже. Я начну первый.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (16)
Максим Галимов 26 октября 2011 г. 15:11  

В один момент времени документ правится только одним человеком -- иначе потом сложно сливать версии.

 

Если я кому-то что-то поручаю, то я назначаю срок -- иначе вряд ли добьешься от исполнителя какого-то результата.

Если я хочу, чтобы документ (файл, страницу в интернете) прочитали, я сам высылаю ее -- иначе люди эту информацию никак не получат.

Михаил Романов 26 октября 2011 г. 15:35  
Я предлагаю вспомнить подобные правила из своей практики и вписать в комментарии ниже. Я начну первый
Правила, которые были отменены вследствие внедрения неких технических средств или просто правила работы? 
Елена Питомцева 26 октября 2011 г. 15:50  
Если я кому-то что-то поручаю, то я назначаю срок -- иначе вряд ли добьешься от исполнителя какого-то результата.
 
Еще правила: несрочное неважное поручение - почтой, важное с результатом - в СЭД, очень важное - в СЭД и + личное общение.
Максим Галимов 26 октября 2011 г. 18:00  

2Миша: просто правила работы с документами и правила взаимодействия. Полезные практики -- из электронного они века, или раньше возникли.

2Елена: я бы переписал это так: уведомление -- почтой, а если хочу контролировать исполнение -- использую "контрольный звонок", личное общение. Плюс технические средства контроля (неважно, СЭД, поля в письмах Outlook'а, возможность Яндекс.Почты уведомить о неполучении ответа в течение пяти дней или просто поставить себе "напоминалку" в календаре).

Михаил Романов 27 октября 2011 г. 10:07  

Понял. Хорошо, попробую.

  1. Продумать структуру папок для входящей кореспонденции и сортировать по ним. Если можно - автоматически (если можно вывести четкое правило), если нет - руками, сразу после прочтения.
  2. У документа должен быть один автор - остальные или ревьюеры или корректоры, но в минимальном виде (т.е. орфография/пунктуация). Исключения возможны, но тогда процедура работы обсуждается заранее.
  3. Если редактор имеет средства отслеживания изменений (Track Changes ) обязательно их использовать
  4. Иметь в документе краткий список изменений по версиям. Обычно это табличка сразу за титульным листом с колонками "версия", "автор изменения", "дата", "краткое описание". В описании очень полезно давать ссылки на изменененные разделы (но иногда это слишком трудоемко)
  5. Использовать версии документа (если система поддерживает версионность), только как историю работы. Т.е. ни в коем случае не изменять ранее созданные версии.

Пока так. Попозже попробую еще дополнить.

Сергей Барыкин 27 октября 2011 г. 14:11  

1. Отдельные интерфейсы рабочих столов для Топ-менеджмента, миддл-менеджмента и специалисты. У Топ-менеджмента д.б. только 3 кнопки "да", "нет"  и "потом".

2.Дать пользователю возможность самому настраивать структуру папок в зависимости от вида документов/их атрибутов.

3. Пересчитывать временные параметры исполнителей по задачам в соответствии с  часовыми поясами непосредственных исполнителей и х графиком. Отображать это для всех участников.

4. Отображать планируемого исполнителя и реального (в случае делегирования функц. обязанностей)

5. Ввести функцию drug&drop для прикрепления файлов, где это возможно

6. Сделать область быстрой парковки объектов: карточек документов, файлов, веб-ссылок, принтскринов с последующим "привязыванием" их к объектам СЭД

7. Иерархическая настройка делегирования функциональных обязанностей вплоть до конструктра выражений и атрибутов документов.

и т.п.

Максим Галимов 27 октября 2011 г. 15:06  

Сергей, это вы список пожеланий опубликовали. А какие правила-тонкости-хитрости применяете, чтобы не потеряться  в вале документов?

Миша, ты привел действительно классные и предельно практичные правила, обеспечивающие удобство и экономию времени в работе с документами при их последовательном применении (правда, 5 -- это, скорее, решение п. 4).

Вот еще правило-хитрость: если я пишу длинное важное электронное письмо и планирую его переделывать, то никогда не ставлю получателя в поле "Кому" сразу -- чтобы случайно не отправить.

Вот еще правило. Комментируя документ в Word'e, не удаляй чужие комментарии -- пиши к ним свои. Автор комментария сам решит, что с ним делать. (Кстати, комментирование Adobe Reader'а поддерживает жизненный цикл комментария, в Word'е же приходится следовать правилам).

Михаил Романов 27 октября 2011 г. 19:00  

Продолжу. Немного почто-ориетрированных правил.

  1. Тема письма должна в 2-5 словах отражать содержание письма. По возможности не использовать темы типа "Обратите внимание!" или "По поводу вчерашнего обсуждения ... " или оставлять ее пустой. Основная идея - письма (ну кроме, быть может сообщения "Сегодня буду после 12") могут храниться и использоваться очень долго (гораздо дольше, чем представлялось первоначально). По этой причине тема должна быть краткой и емкой - чтобы проще вычленять глазами при поиске.
  2. Если используемая система поддерживает, то рассылая приглашение на событие (совещание, празднование, ...), высылать элемент календря для быстрого занесения в личный календарь. Ни в коем случае не рассчитывать, что люди сделают напоминание сами.
  3. Никогда не удалять внешнюю периписку. А внутреннюю только по большой необходимости: ограничения на размер хранения или затруднения при поиска (слишком много однотипных результатов находится). Правило не касается спам-сообщений, дублей, ...
  4. Решение по тому что сделать с документом: куда переложить, ответить сразу или отложить, просто удалить, ... - принимать сразу по прочтении. Повторный пересмотр слишком дорог.
Михаил Романов 27 октября 2011 г. 19:29  

Максим

 правда, 5 -- это, скорее, решение п. 4

Не совсем (но тут может быть я не совсем четко выразился). В двух словах:

  • п. 4, полезен при повторном знакомстве с документом. Т.е. я смотрел версию 3.1, затем мне прислали версию 5.2. Как быстро понять, а что поменялось и касаются ли меня эти изменения? Вот тогда краткое резюме по изменениям в каждой версии получаются очень кстати. Ну и где как не в самом документе их хранить...
  • а п.5, о том, что этапы работы над документами удобно фиксировать как гарантированно неизменяемые (случайно или намеренно - не важно) объекты. Т.е. менять можно только последний вариант, все остальные - только смотреть. Это как позволить изменять резервную копию - после этого копия перестает быть копией (или резервной :) ). Увы, если система версирования не поддерживает именно такой сценарий (или максимально к нему подталкивает), очень велика вероятность ошибиться и поменять "не то или не там".
Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 09:32  

При работе руководителей с большими документами - маркирование (выделение) разделов/абзацев / страниц, на которые руководителю стоит обратить особое внимание. Операция проводиться либо помощником либо тем, кто отправляет документ для согласования / подписи / исполнения руководителю.

Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 09:39  

При отправке на согласование - подпись документов:

1. В бумажном виде: закладки/стикеры на листах, где требуется подпись руководителя (особо актуально когда подписываются несколько экземпляров многостраничного документа или подпись должна быть поставлена на различных страницах одного документа)

2. В электронном: выделение различными способами (шрифтом, цветом) тех документов из пакета, поступивших на согласование-подпись, который должны быть согласованы-подписаны.

Актуально, т.к. при согласовании документа часто (и это правильно) дополнительно прикладываются "документы-обоснования" - в связи с чем данный документ на согласование отправлен и почему там именно та или иная информация содержится. Механизм "связанных документов" не всегда удобен.

Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 09:44  

Актуально что для бумажного, что для электронного документооборота.

Иметь возможность отсортировать поступившие документы-поручения по такому "субъективному" параметру как "Важность" или "Срочность".

Т.е. при большом обьеме поступивших документов сначала отработать, например, "Важные и срочные", затем "Срочные, но не важные", затем "Важные, но не срочные", затем все остальное.

Кто и на каком основании сортирует - тема отдельной дискуссии.

Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 10:00  

В условиях электронного документооборота: при необходимости утвердить изменения в существующий документ (например приказ или договор) проще подготовить его новую редакцию приложить пояснительную записку о составе изменений (или использовать сравнение документов), чем утверждать документ с содержанием: «В таком то приказе/договоре букву А заменить на букву Б» (механизм версий в таком случае редко подходит, т.к. новый документ снова подлежит регистрации).

Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 10:13  

Банально, но очень актуально.

Информация в тексте документа и в его карточке (реквизиты) ДОЛЖНА СОВПАДАТЬ.

Дмитрий Старков 28 октября 2011 г. 10:17  

Актуально по крайней мере для DIRECTUM: если ты работаешь с папкой "Входящие" другого сотрудника (замещая его) и какие-то документы хочешь оставить до его возвращения, после просмотра верни статус "непрочтено" для задания.

Максим Галимов 28 октября 2011 г. 17:11  

Ух ты как много правил! Дмитрий, спасибо!

Сейчас обсуждают
Больше комментариев