Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Архив ECM-Journal

Прийти к пониманию потребности

  13 комментариев Добавить в закладки

Я твердо верю в одну простую вещь: самый надежный
способ выделить свою компанию среди конкурентов,
оторваться от толпы преследователей –
это хорошо организовать работу с информацией.

Билл Гейтс

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение СЭД – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов о проблемах в работе с бумажными документами, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется ECM-система. То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает, и уже в электронном виде.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

Далеко не все материалы посвященные теме Enterprise Content Management, которые есть на просторах Интернета, написаны понятным языком, легки в освоении и принятии. Мы обновили раздел «Просто о СЭД», который собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом. И даже этот сравнительно небольшой выбранный объем дает большую пищу для ума, поэтому рекомендуем «новичкам» осваивать его постепенно, как в рамках специального курса «Просто о СЭД».

Присоединяйтесь к сообществу ECM-Journal, чтобы задавать свои вопросы экспертам и не только смотреть со стороны, а быть вовлеченным в процесс и управлять информацией.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (13)
Андрей Подкин 04 октября 2013 г. 13:38  
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение СЭД – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Мне кажется, здесь есть доля лукавства. Если взять документы, которые сейчас распечатываются вокруг меня, то я вижу две группы:

  1. Заявления на отпуск, отгул, командировочные и т.д. Отчасти это требование законодательства. Но даже, если и можно где-то уменьшить этот поток, то это не очень критично. Таких документов не то, чтобы очень много.
  2. Документы с материалами для совещаний. Вот здесь согласен, очень хотелось бы какой-то автоматизации. Например, вместо распечатки раздать всем участникам планшеты с удобной системой переключения по документам из корпоративного хранилища (например, сейчас у нас это Google Docs/Drive). Но какие СЭД могут предложить хорошее решение для такой задачи "из коробки", не подскажете?

 

Ришат Мухаметшин 04 октября 2013 г. 17:55  

О заявлениях разговор отдельный — всё-таки, эти документы должны быть распечатаны, их нужно хранить 75 лет. Кроме заявлений есть масса документов, которые также должны быть распечатаны; многие из них, особенно те, которыми контрагенты обмениваются друг с другом, по старой традиции и для надёжности также печатаются. В то, что сдвинулась с мёртвой точки тема об электронных счетах-фактурах, до сих пор не верится, и хотя многое уже сделано в пользу ЭСФ, ещё больше предстоит сделать, чтобы этим реально начали пользоваться. Когда-то, например, тяжело было представить, что банально фотографии будут сами загружаться в облако, и хранение их в таком виде будет надёжнее, чем дома на диске в надёжном месте.

А что касается документов к совещаниям: существуют готовые нишевые мобильные решения для совещаний (например, Meetings for iPad), но возможность связывания их с архивом электронных документов — абсолютно нулевая. Существуют интеграционные решения для популярных ECM-систем. У нас работает подобное решение (см. описание тут). Суть — на время встречи разместить документ там, где есть инструменты совместного редактирования, что важно, к которым многие привыкли; а по результатам вернуть его обратно, уже размеченным комментариями, частично отредактированным. Удобно в случаях, когда совещание проходит за одним большим экраном, кто-то может на мобильном устройстве открыть этот же документ. Работает и тогда, когда участники совещания распределены, а сама встреча происходит виртуально, например, в Skype. Да, определённый дискомфорт вызывает задержка в синхронизации изменений, но она нивелируется огромной экономией времени, которое, как правило, тратится на суммирование результатов по итогам встречи.

Максим Кайнер 04 октября 2013 г. 18:00  

Андрей, по поводу "доли лукавства". Повезло тем, кто работает в компаниях, где автоматизация процессов - норма. В ИТ-компании, действительно, печатается не 80% документов, а меньше.
Но для среднестатистического российского предприятия цифра выглядит вполне реально.
Попытался поискать статистику на этот счет - нашел в американской статье от 17.05.13, что "от 6% до 10% ИТ-бюджета компании тратится на печать".

 

Андрей Подкин 07 октября 2013 г. 22:12  

Ришат, я в курсе насчет интеграции со SkyDrive, но не понимаю, как она может помочь на совещаниях.

Максим, % печати документов - это тоже лукавство. Вот например, есть одна небольшая производственная компания, которую я консультирую. Что они печатают:

  • опять же заявления, приказы руководства, должностные инструкции и прочее, что отдается на подпись и (иногда) демонстрируется сотрудникам для ознакомления;
  • учетные (бухгалтерские) документы, которые по каким-то причинам не могут быть оформлены в электронном виде (в Клиент-Банке или 1С).

Составляют ли эти документы 80% от всех документов компании? Наверное, да. Но как избавиться от их печати? Раздать каждому рабочему планшет, на котором он будет знакомиться со своей должностной инструкцией и подписывать ее ЭЦП? Это просто несерьезно.

Наталья Глазырина 10 октября 2013 г. 17:04  
Вот например, есть одна небольшая производственная компания, которую я консультирую. Что они печатают:

А еще они печатают свои и чужие прайсы, спецификации, сметы на производство, небольшие чертежики, комерческие предложения от себя и входящие и прочее. На крупном производственном предприятии, сюда добавляются входящие/исходящие, служебки, приказы/распоряжения, техпроцессы, результаты аудитов, карты качества и т.д. и т.п. Как ни крути, много еще уходит бумаги, и наверно судить об объемах нужно по такой статье расходов как "офисная бумага"...
Андрей Подкин 10 октября 2013 г. 17:42  
А еще они печатают свои и чужие прайсы, спецификации, сметы на производство, небольшие чертежики, комерческие предложения от себя и входящие и прочее.

Наталья, зачем придумывать за других? Они не печатают все эти документы (таковые используются только в электронном виде).

 

На крупном производственном предприятии, сюда добавляются входящие/исходящие, служебки, приказы/распоряжения, техпроцессы, результаты аудитов, карты качества и т.д. и т.п.

Открою большой секрет: не все "заводы" живут по технологиям Советского Союза.

 

Михаил Романов 12 октября 2013 г. 17:27  

А можно как-то раскрыть, почему в описанном сценарии

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным?

вариант с печатью априори считается не эффективным? В чем именно выражается эта неэффективность? Только в стоимости печати? Или неизвестный автор имел  в виду что-то иное?

Наталья Глазырина 14 октября 2013 г. 15:46  
Наталья, зачем придумывать за других? Они не печатают все эти документы (таковые используются только в электронном виде).

 Я не придумываю, все это на бумаге я видела на рабочем столе своего мужа, который как раз и трудится в небольшой производственной компании. И видела я все это ровно неделю назад.

Открою большой секрет: не все "заводы" живут по технологиям Советского Союза.

 Не все, кто бы спорил, но большинство - это уж точно. В существовании техпроцесса в электронном виде у рабочего, рабочее место которого не оснащено средством просмотра эд. документов, нет никакого смысла, для него все равно будут создавать бумажную копию.

 

 

Андрей Подкин 14 октября 2013 г. 16:28  
Я не придумываю, все это на бумаге я видела на рабочем столе своего мужа, который как раз и трудится в небольшой производственной компании. И видела я все это ровно неделю назад.

Наталья, я очень рад за твоего мужа, но он не работает в компании, про которую я завел речь. Поэтому ты именно придумываешь, выдавая желаемое за действительное. 

 

 

Наталья Глазырина 16 октября 2013 г. 10:04  
про которую я завел речь.

Я вела речь в принципе о небольших производственных компаниях.... если в той, которую вы консультируете не так, то я за них очень рада, но если смотреть в массы, то увы, печатается слишком много нужных и ненужных бумаг.

 

 

Андрей Подкин 16 октября 2013 г. 13:51  
если смотреть в массы, то увы, печатается слишком много нужных и ненужных бумаг.

Ну так это разруха в головах, а не клозетах. Если таким компаниям просто внедрить СЭД, они и дальше печатать будут. Надо пересматривать процессы работы самой компании.

 

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев