Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Привет из города Moscow, штат Idaho

  5 комментариев Добавить в закладки

University of Idaho, MoscowВ моей первой после долгого перерыва записи я хочу описать то, как в США практически пользуются электронным документооборотом в сфере образования.

Предыстория: моя младшая сестра задалась целью учиться в США через программу привлечения спортивных кадров. Суть программы проста - университеты предлагают бесплатное обучение и стипендию талантливым спортсменам молодежного спорта из других стран, чем мы и воспользовались. Как вы понимаете, в таком сложном деле, как обучение в другой стране, без бюрократии и документов просто не обойтись. Однако меня поразило то, что подавляющее большинство документов мы оформили online или через электронную почту. Но об этом ниже.

Итак, самое первое - виза. Само заявление на получение визы оформляется на специальном сайте, где размешена форма. В итоге получается pdf-документ, который нужно просто распечатать. Что для меня явилось сюрпризом, в США активно пользуются двумерными штрих-кодами (по крайней мере на документах они печатаются Подмигнуть), и заявление на получение визы не было исключением.

Второй этап - нужно было сдать экзамены SAT (единый экзамен для всех абитуриентов США, на основе которого появился наш ЕГЭ) и TOEFL (экзамен на владение английским языком). Вся регистрация на эти экзамены была online, но что интересно - результаты экзаменов можно было послать в различные учебные заведения США. Тут хочу немного рассказать об образовательной системе США (по крайней мере то, что понял сам). Существуют несколько баз абитуриентов (общие название подобных баз - Clearinghouse). Например, база NCAA, в которой обязаны регистрироваться все абитуриенты, которые планируют в университете заниматься спортом и участвовать в молодежных соревнованиях. Именно в эти базы и нужно отправлять результаты SAT и других экзаменов. Отправка идет в электронном виде (при регистрации 10 адресатов бесплатно, остальные - за доп. плату). Университетами рассматриваются результаты, полученные ТОЛЬКО таким способом! Кроме результатов тестов, в NCAA нужно отправить справку из учебного заведения (практически единственный документ, который мы отправляли DHL Express).

Этап номер три - это оформление собственно в сам университет. Вся регистрация сводится только к оформлению очередных online-анкет (все официальные документы уже были получены университетом от NCAA) - и вуаля - ты официальный студент. 

После прохождения всех этих процедур я для себя отметил следующие особенности:

  • На каждую форму, заявление или анкету (а их было порядка 20-30, включая формы оплаты налогов и документы для службы безопасности) существует отдельный сайт. На этом сайте кроме самой формы описывается подробная информация, как правильно заполнять ее.
  • Для всех форм существует единая база организаций (пятизначный код). Однако эта база используется как-то выборочно. Приведу пример - при оформлении документов в службу безопасности университета в форме указывается как код университета (с автоматической подстановкой названия), так и его адрес. Парадоксально, но при ошибке в адресе (написали Moskow вместо Moscow) у получателей возникли серьезные проблемы - документ оформлен неправильно, нужно оформлять снова! И это при том, что код учебного заведения однозначно идентифицирует и его адрес! Самое обидное еще в том, что конечным результатом заполнения этой формы была оплата взноса (примерно $150), которые не возвращались, если в анкете была ошибка.
  • Дополнение предыдущего пункта - оплаченные заполненные анкеты НЕЛЬЗЯ исправить. Если в заполненной оплаченной форме есть ошибки, то оплата не возвращается - нужно заполнять новую. При все этом довольно странно, что во всех этих формах очень слабые проверки на валидность введенной информации. Кроме того, в разных связанных анкетах нужно вводить очень много дублирующей информации.
  • Но при всех особенностях, перечисленных выше, мне понравилось, что практически все документы и заявления, необходимые для обучения, мы оформили не выходя из дома и без накладных расходов на почту. Есть чему поучиться и что перенять нам.

    Ещё материалы автора
    Похожие записи
    Комментарии (5)
    Михаил Романов 26 января 2009 г. 10:39  

    Очень интересно, Дим, спасибо!

    Возникло несколько вопросов, ответь, если сможешь:

    На каждую форму, заявление или анкету (а их было порядка 20-30, включая формы оплаты налогов и документы для службы безопасности) существует отдельный сайт. На этом сайте кроме самой формы описывается подробная информация, как правильно заполнять ее

    Тут я просто опираюсь на свой не всегда удачный опыт общения с нашими бюрократическими институтами. Так вот, то с чем приходилось сталкиваться:
  • в случае когда нужно собирать большое количество справок/анкет очень сложно быват (не всегда, конечно!) получать полный перечень того, что же именно нужно и где это получить. А как было здесь? (это я про 20-30 анкет - было ли какое-то общее руководство к действию).
  • даже если все анкеты подаются в одно учреждение, то информация которую нужно указывать, дублируется в 3-4 документах. Т.е. эти анкеты используются как самодостаточные документы, которые будут и храниться и использоваться раздельно, а потому их заполняют целиком. А как было тут? (кстати, отсутсвие общих справочников - Moskow/Moscow - уже наталкивает на мысль, что и здесь информация дублировалась)
  • Дмитрий Коротаев 26 января 2009 г. 11:13  

    По поводу первого вопроса. Тут все зависит от того, какую форму заполняешь. Например, вся работа с SAT, TOEFL и NCAA была организована через Google. По большому счету, в описаниях были написаны только коды форм. Т.е. единого реестра не было. Показателен факт - самое первое, что сделал университет, когда мы изъявили желание учится в нем - это выслал 50-страничный Guide, где были описаны, где какие анкеты и на каких сайтах нужно заполнять.

    По поводу второго вопроса - по моим ощущениям ты абсолютно прав. Заполняли анкеты в два подразделения Университета (служба безопасности и служба по работе со студентами). Хотя и там и там прописывали идентификационный номер студента, все равно в этих двух анкетах дублировали всю личную информацию (дата рождения, ФИО, адрес и т.п.).

    Валерий Сентябов 26 января 2009 г. 11:27  

    То, что информация при вводе дублируется, причем именно при ручном заполнении, вызывает сразу несколько ощущений:

  • ощущение перекрестной проверки достоверности сведений, предоставляемых соискателем - упоминание службы безопасности сразу наводит на ассоциации с полицейской проверкой соответствия информации, предоставляемой допрашиваемым при повторении ответов (использование справочника с автоподстановкой всех данных в этом случае - как предложение сразу дать готовый ответ не задумываясь :-));
  • возможное наличие все-таки внутренних проверок данных, внесенных соискателем, на соответствие справочным данным, имеющимся в учетных системах - с трудом верится что "при ошибке в адресе (написали Moskow вместо Moscow) у получателей возникли серьезные проблемы", более вероятным представляется отклонение анкеты вследствие использования учетной системой проверок данных, связанных с используемыми справочниками;
  • приятный вид бизнеса, позволяющий ненавязчиво неоднократно взимать оплату с соискателей за элементарные и, возможно, естественные ошибки, допускаемые при подготовке данных в электронном виде.
  • В итоге имеем - тест на ложь, тест на внимательность и аккуратность при общей платности всего процесса :-)

    Сергей Бушмелев 26 января 2009 г. 14:33  


    Да, напрягает вызывает наибольшее недовольство как раз необходимость заполнения однотипных документов, причем в нескольких экземплярах. Как-то при регистрации по месту жительства (в просторечье "прописка") мне пришлось заполнить 9 (!!!) почти одинаковых бумажек с одним и тем же набором данных (паспортные данные, место работы, старый адрес, новый адрес). В двух я сделал ошибку и их пришлось заполнять заново, стоя перед стендом с образцами заполнения. Забавно, но практически во всех образцах документа во всех городах и весях присутствуют два брата-близнеца: Иванов Иван Иванович и Петров Петр Петрович. Интересно, в Америке есть такие "образцовые" герои? Я про бумажных, а не политических вроде Joe the Plumber...


    Наталья Храмцовская 26 января 2009 г. 19:24  
    Сергей Бушмелев писал: Интересно, в Америке есть такие "образцовые" герои?
    Есть - например: John Doe (мужчина) и Jane Doe (женщина)
    Сейчас обсуждают
    Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
    Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
    Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
    Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
    Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
    Больше комментариев