Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Продумка 1. Не следует ограничивать выбор исполнителя в поручении

  1 комментариев Добавить в закладки

Подчеркну, что я имею в виду введение ограничений на уровне автоматизированной системы, которая используется для автоматизации процесса работы с поручениями. Эта тема обычно вызывает много споров с заказчиком. Любой начинающий в деле автоматизации документооборота и контроля исполнения сталкивается с этим вопросом, да и опытные часто совершают эту ошибку.

При поверхностном взгляде на ум приходит вроде бы очевидная мысль – конечно, нужно ограничивать так, чтобы поручения можно было выдавать только своим подчиненным по иерархии вниз. Особенно паниковать начинают представители заказчика, если понимают, что в отсутствие данного ограничения рядовой сотрудник может выдать поручение даже высшему руководству.

Заявляю ответственно - не нужно никогда в системе вводить подобные ограничения! Никогда!

Эти ограничения должны быть в регламентах и в первую очередь в голове сотрудников. Сотрудники намного умнее, чем обычно видится автоматизаторам, особенно если это касается их безопасности – практически любой сотрудник понимает, что поручение, написанное Генеральному директору с большой вероятностью окажется его последним поручением в этой компании.

Хорошей аналогией здесь может быть электронная почта – мало кому в голову не приходит делать ограничения списка получателей писем. Любой сотрудник может написать любому сотруднику, не обращая внимания на иерархию.

Так же нужно учитывать, что многие компании достаточно быстро растут, часто меняют организационную структуру, в компаниях создаются рабочие и проектные группы с подчинением не по иерархии, начальники переходят на новые позиции, и т.п. Все это приводит к появлению огромных накладных расходов на поддержание матрицы ограничений полномочий по выдаче поручений. Актуализация этой матрицы всегда будет отставать от жизни и по-настоящему мешать реальной работе.

 

Рисунок 1. Мое последнее поручение в ЗАО «Прометей» :)

 

Оригинал статьи расположен по адресу: http://www.idoc.ru/index.php/produmki

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Елена Дмитриева 12 апреля 2013 г. 16:32  

Александр, тут я полностью согласна с Вами. Действительно, не стоит вводить ограничение на выбор исполнителей. К тому же часто бывают и такие случаи, когда среди исполнителей есть равноправные по положению сотрудники, не подчиняющиеся автору резолюции. Кроме того, в случае ограничений, необходимо выделать группы пользователей (например секретариат, или отдел контроля и т.д), которые смогут создавать поручения за руководителя без ограничения по подчиненности. Действительно, правила необхододимо закреплять в регламентирующих документах предприятия.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев